Funciones agencias de viajes

Contenido

Funciones de las AAVV        

Función Asesora        

Función Gestora        

Función Mediadora        

Función Productora        

Función organizacional        

Función Técnica        

Función Financiera        

Función Contable        

Función Social        

Función Comercial        

Función Administrativa        

Funciones y descripción  de puestos de las AAVV.        

Detalle de la descripción de Puestos y Funciones        

Departamentalización        

ORGANIGRAMAS        

Por su contenido        

Funcional.        

De puestos, plazas y unidades.        

Por su presentación o disposición gráfica        

Verticales        

Horizontales        

Mixtos        

De Bloque        

Circulares        

Ejemplos de organigramas de AAVV        

Agencia de viajes Minorista Receptiva        

Agencia de viajes Minorista Emisiva        

Agencia de viajes        

Agencia de viajes  Mayorista        

Agencia de viajes  Mayorista        

Agencia de viajes  Mayorista        

Agencia de viajes        

Fuentes de Información        

Funciones de las AAVV

Las agencias de viajes abarcan actividades como la planificación, organización, mando y control de todas las actividades que se realizan

En las Mayoristas y Operadoras existen departamentos que llevan a cabo estas funciones. Las minoristas las funciones administrativas las ejecuta el director.

Es importante el personal que está en contacto directo con los clientes y la calidad de su servicio,  ya que los viajes a realizarse son muy similares y con precios muy parecidos, además de que la competencia ha provocado una guerra de precios no necesariamente a la alza y los clientes se convierten en “Consumidores Mercenarios”, ya que actualmente tienen mayor información sobre los prestadores de servicios.  

La misión social de las AV: consiste en satisfacer las necesidades relacionadas con los viajes del mercado turístico (demanda y la oferta), la posición intermediadora de las AV entre consumidores y proveedores permite ofrecer interesantes servicios a ambos. Para cumplir adecuadamente las AV tienen que contar con una adecuada estructura: administrativa, técnica, comercial, financiera, etc.

Función Asesora

Consiste en informar y aconsejar al viajero sobre las características de los destinos, servicios, proveedores y viajes existentes, ayudarle en la mejor selección para él. El adecuado desarrollo de esta función impone a las AV:

1. Ampliar las fuentes de información sobre destinos, servicios y viajes a través de:

• Sistemas globalizados de reservaciones (GDS), como Amadeus, Sabre, Galileo, etc.
• Conexión de Internet, con proveedores y consumidores.
• Mapas, manuales técnicos, guías, bibliografía y folletos especializados.
• Creación de sus propios bancos de datos para facilitar la información personalizada o exclusiva de su cliente.

1. Desarrollar una adecuada y profesional comunicación con el viajero tratando de captar sus necesidades y expectativas de viaje, lo que implica contar con:

• Profesionales en destinos y viajes con una gran preparación cultural y técnica, expertos en prácticas de atención y venta al público, capaces de sugerir amplias alternativas en sus consejos al cliente

1. Ubicación y equipamiento que favorezca el contacto personalizado con el mercado:

• Localización cercana al mercado objetivo
• Incorporación de los medios tecnológicos modernos que incrementan la relación con el mercado
• Materializar la información y asesoría en forma documental y grafica que trasmita seguridad y confianza en el mercado

Función Gestora

Deriva de la función asesora y basada en la confianza entre los agentes de viajes y el cliente.

• Consiste en tramitar las cuentas de viajes habituales, tanto individuales como de empresas.
• Los viajes constituyen hoy en día una actividad periódica para familias y las empresas.
• Los viajes y el gasto de este es considerado una inversión de calidad de vida o un instrumento de gestión de las empresas.

Función Mediadora

(Representante o corresponsal) Consiste en gestionar e intermediar la reserva, distribución y venta de productos turísticos. Aunque no sea imprescindible es importante, ya que permite acercar el producto al cliente y multiplica los puntos de venta. Normalmente esta función mediadora es ejercida por las agencias minoristas, que materializan la reserva, el alquiler o venta de los siguientes grupos de servicios:

Esta función está gestionada por las Minoristas para ofrecer: Servicios sueltos, viajes combinados por agencias de viajes Mayoristas y Operadoras, (paquetes turísticos).

• Pueden ofrecer al cliente servicios sueltos ofertados de forma aislada como puedan ser billetes de un determinado medio de transporte, alojamientos en establecimientos hoteleros, alojamientos en establecimientos extra hoteleros, entradas para espectáculos culturales o deportivos, alquiler de vehículos, alquiler de salones para banquetes o congresos, pólizas de seguro de viajes, venta de guías turísticas, etc.
• Función vulnerable por la difusión de nuevas tecnologías y los propios proveedores en la venta directa al público.
• El cliente adquiere un servicio estandarizado.
• Los principios generales mercantiles:

• El proveedor se obliga con la AV a suministrar información sobre sus servicios, así como los documentos o boletos necesarios para formalizar la venta.
• Las AV se obligan a conocer y promover los servicios del proveedor vendiéndoles como servicios sueltos al precio marcado por éste.
• El proveedor se obliga a pagar una comisión a la AV por la venta realizada a su nombre.

Esta función está gestionada por las Mayoristas y Operadoras para ofrecer: Viajes combinados (paquetes turísticos).

• Pueden ofrecer viajes combinados, ofertados generalmente por mayoristas o turoperadores; en este caso la función mediadora se puede resumir en una mera función distribuidora.
• Intermediar en la reserva, distribución y venta de servicios y productos turísticos.
• Multiplicación de los puntos de venta del proveedor.

Con la introducción de la nuevas tecnologías de información, la función mediadora de la agencias de viajes es más susceptible, debido a que muchas veces ya no se necesita de su participación para hacer el trato directo entre el proveedor del servicio turístico y el cliente. Aun así el hacer la operación a través de la empresa, tiene la ventaja de que la agencia tiene un poder de compra a mayor escala, esto le da la posibilidad de negociar y abaratar los productos, con lo que en definitiva el cliente sale beneficiado.

En relación a este punto, es muy importante entonces que la agencia elija bien a los proveedores, que concedan licencias y le exigían fianzas para que actúe en su nombre.

Servicios de representación de proveedores, destinos u otras agencias de viajes: en tal caso la agencia de viajes adquiere el producto y luego lo vende, por lo tanto está asumiendo el riesgo de la operación.

En conclusión, la función mediadora en una agencia de viajes se desarrolla de la siguiente manera:

1. El proveedor del producto turístico le da a la agencia la información necesaria sobre sus servicios y los documentos o billetes que formalizan la venta.
2. La agencia conoce y promueve los servicios de sus proveedores vendiéndolos a sus clientes al precio que estos han fijado.
3. La agencia una vez que ha recibido el dinero por parte del cliente sobre el producto, lo guarda o deposita y liquida con el proveedor.
4. El proveedor se compromete a abonar la comisión acordada con la agencia por tal venta. Es imprescindible que en esta función, exista entre la agencia y el proveedor la formalización de un contrato.

Función Productora

(Comercializadora, diseño del producto turístico) Consiste en diseñar, organizar, comercializar y operar viajes y productos turísticos originados por la combinación de diferentes servicios ofertados por un precio global establecido (viajes combinados: los denominan paquetes cuando son programados a la oferta y los Forfait o viajes a la demanda cuando son organizados a la medida del cliente.

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