GUIA PARA ELABORAR UN PLAN DE ARCHIVO
Enviado por brauliooctavo56 • 19 de Noviembre de 2022 • Documentos de Investigación • 452 Palabras (2 Páginas) • 36 Visitas
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GUIA PARA ELABORAR UN PLAN DE ARCHIVO
Presentamos a continuación una guía de trabajo:
- Disposiciones Generales.
El manual o plan de archivo planteas todos los propósitos que persigue, el método empleado, los criterios que se están aplicando, las indicaciones complementarias para aclarar los contenidos, los servicios que van a prestar y las instrucciones para su uso. Incluye, además esquemas, diagramas, etc., que ayuden a clarificar su utilización.
- Organización
Organizar es establecer relaciones efectivas y eficientes de comportamientos, de manera que todas las personas puedan trabajar juntas, realicen las tareas asignadas, y logren las metas en condiciones satisfactorias para la empresa y los empleados.
Por medio de la carta de organización (Organigrama) se presentan los puestos, la función, la responsabilidad y autoridad, las actividades o tareas.
- Procedimientos
Son
unas series de tareas relacionadas, que forma la secuencia cronológica y la forma establecida para efectuar el trabajo:
Los procedimientos para solicitar actualización o modificación del Plan o manual son los siguientes:
1.La solicitud para actualización o modificación debe formularse por escrito al comité de Archivo, indicando:
- El objetivo
- La justificación
- Las especificaciones claras y concretas
- La fecha en la cual debe entrar a funcionar
D Sistema de clasificación
En genial, significa ordenar o disponer por clases. La clasificación, en lo
Que toca al archivo, no solo busca un orden sino que contribuye a su
Conservacion: Existen los siguientes tipos de clasificación:
- Cronológico : Tiempo
- Alfabética Alfabeto
- Numérica : Números
En una empresa bien organizada pueden aparecer las tres asi:
Las hojas de vidas del personal se pueden organizar alfabética o numéricamente. Si una empresa tiene como objeto social la compras y venta de artículos a créditos y a plazos, puede utilizar para sus clientes el sistema cronológico o el sistema alfabético. Esa misma empresa para utilizar para sus proveedores, el sistema alfabético (Nombre del Proveedor) o el numérico (Numero de orden del proveedor o la codificación que se le asigne)
- Responsabilidad.
La responsabilidad es la obligación que uno tiene que cumplir de la mejor manera, con las funciones asignadas, es lo que uno espera hacer para lograr los resultados esperados.
Cuando las personas se les hace por completo responsable una tarea, rendirá más y demostraran competencias y habilidades para realizarlas. Siendo la responsabilidad un aspecto importante en la administración, para la cual podríamos dividirlas si:
1. Responsabilidad de los usuarios
A. Solicitar al comité de archivo los cambios que consideren
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