Gestion Del Cambio

EL EVENTO DE CAMBIO: Cambio de plataforma tecnológica. Se realiza el cambio de plataforma tecnológica para compartir archivos entre los empleados, se tomó la decisión de cambiar dicha herramienta a partir del 1 de Diciembre de 2014 hasta el 13 de Enero de 2015, tiempo donde se realizó el diseño de la herramienta.

PLANEACIÓN DEL CAMBIO: 1 de Noviembre 2014 a Enero 9 de 2014.

Durante los últimos 10 años Mitsubishi Electric de Colombia contaba con el almacenamiento de información a través de lo que comúnmente se llaman Unidades de red para almacenar todo tipo de información corporativa, en total contaban con más de 100 Unidades de almacenamiento con una capacidad limitada. Adicionalmente contaban con información histórica mezclada, desactualizada y duplicada, lo que generaba reprocesos para la búsqueda de información; otro de los antecedentes era la utilización del correo electrónico como única fuente de comunicación a nivel corporativo.

Por ello, se decidió de manera estratégica realizar la implementación de la intranet corporativa, cuyo objetivo principal era:

Se decidió realizar un proceso de preparación con los colaboradores de la compañía iniciando por los directivos donde a través de un programa de liderazgo que generara un código de liderazgo y de esa forma involucrar de manera activa a los directivos para prepararse al cambio de herramienta en el trabajo:

La estrategia contemplaba la entrega de un brazalete que debían portar los directivos de cada área para generar sentimientos en los demás como confusión, ansiedad e intriga.

Luego seleccionaron personas de cada área que tuvieran características de liderazgo, buenos comunicadores y sentido de convocatoria para nombrarlos como aliados estratégicos del proyecto, que incentivaran y fueran comunicando los avances del mismo hasta su lanzamiento oficial; estos líderes se denominaron Agentes enlace.

Loa Agentes también portarían el brazalete par que fueran identificados en la compañía, sin embargo acompañando el proceso se elaboró un desafío que involucraría a los agentes para conseguir puntos y obtener un gran beneficio en el proyecto: Ser los primeros en ser capacitados en la compañía sobre el uso de la nueva herramienta.

El día de lanzamiento de la nueva herramienta fue el 13 de Enero de 2015, ese día se publicó un pendón en las entradas de cada sede con la siguiente información:

Inicia el descubrimiento de la nueva herramienta acompañada de un seguimiento constante por parte de los agentes enlace y los expertos en intranet. Durante este proceso las personas generaron confianza frente a la nueva forma de utilizar la herramienta, se motivaron ante la posibilidad de aprender algo nuevo y fueron un fuerte apoyo frente a las personas que a pesar de la resistencia se mostraron contagiadas por el entusiasmo de los demás; el equipo del proyecto fue realizar un desafío para filtrar y organizar la información que se tenían en las unidades de red y de esa manera depurar la información y organizarla mucho mejor en la intranet.

Se establecieron nuevas reglas en esta fase empezando por crear retos motivadores frente al uso de la nueva herramienta y de manera natural las personas han dejado de utilizar las carpetas en las unidades de red, la información es actualizada diariamente y cada trabajador puede visualizar noticias, anuncios de presidencia, nuevos proyectos y concursos para ganar ciertos incentivos, esta fase ha generado nuevas rutinas de trabajo y las personas se han adaptado a una nueva etapa en Mitsubishi Electric de Colombia. Actualmente se cuentan con varios obstáculos en los cuales se debe trabajar

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