Guia Relativa a la Obseravión de Inventarios Físicos

Cliente

Período terminado

P / T número

Preparado por

Fecha (mm/dd/aa)

[Nombre]

Nombre

Firma

Fecha (mm/dd/aa)

Auditor Encargado

Gerente Encargado

Cliente

Número del contrato

Fecha del inventario

Lugar(es) de observación del inventario

Duración de la visita

Naturaleza de los inventarios

Método para determinar las cantidades (lo debe proporcionar el cliente)

Valor aproximado del inventario (materias primas, producción en proceso y productos terminados)

Funcionario del cliente responsable del inventario:

   Nombre

   Dirección

   Teléfono(s)

Personal de KPMG que participa en el inventario:

   Auditor a cargo

   Asistentes

Personal de KPMG a contactar, en caso de presentarse algún problema o pregunta:

   Encargado

   Teléfono

   Gerente

   Teléfono

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

B.1     Antes de la toma física: planeación

1. Evalúe lo adecuado de las instrucciones del cliente para el inventario y asegúrese que tenemos una copia.  Considere lo siguiente:

• ¿Cubren todas las fases del conteo?
• ¿Se emitieron oportunamente?
• ¿Especifican la cobertura del conteo (almacenes, localidades, etc.)?
• ¿Se discutieron con los individuos responsables del conteo, para asegurar que se entienden los procedimientos y que se anticipan las dificultades potenciales?
• Si las instrucciones no son adecuadas ¿sugerimos aspectos de mejora?

Si no se emitieron instrucciones, investigue con la gerencia y otro personal adecuado del cliente, para entender los procedimientos de conteo.  Resuelva cualquier duda que pueda tener sobre lo adecuado de los procedimientos del cliente, antes de la fecha del inventario físico, y evalúe el efecto que pueda tener la falta de instrucciones sobre nuestra conclusión relativa a la existencia física.

1. Con base en los procedimientos analíticos realizados, discuta con la administración los cambios importantes que haya habido en los inventarios durante el año, el grado de variación en los niveles de inventarios y cualquier problema que haya habido en los inventarios durante el año (p.e., faltantes inesperados de inventarios y saldos negativos).  Investigue los niveles de existencias que se tienen en diferentes localidades, así como partidas de alto valor.

1. Considere la oportunidad del inventario en relación con la fecha de cierre del ejercicio y la confianza que se puede depositar en los registros que se utilizan para la conexión de los saldos.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Revise nuestros papeles de trabajo relativos a los inventarios físicos del año anterior, para identificar áreas que requieran atención especial durante el conteo.

Si la auditoría del año anterior la realizaron otros auditores, investigue aspectos relativos al conteo de inventarios que puedan haber identificado y examine los papeles de trabajo relevantes del año anterior.

1. Revise los sistemas de control interno y contabilidad relativos a inventarios, para identificar áreas de dificultades potenciales.

Evalúe la confiabilidad de los sistemas de contabilidad y registro de inventarios, incluyendo los que registran la localización, cantidades y etapas del proceso, por lo que se refiere a producción en proceso.

1. Familiarícese con la naturaleza del inventario del cliente:

• Considere la necesidad de utilizar especialistas para verificar la descripción de los artículos que pueda ser difícil que el auditor entienda (p.e., productos químicos o artículos electrónicos).
• El método para registrar los inventarios y las condiciones que originan obsolescencia.
• Controles físicos sobre el inventario, como parte del control interno en el punto 5 anterior, y susceptibilidad de robo o deterioro.

1. Indique si el cliente tiene producción en proceso.

Si es así:

• Considere la cantidad y naturaleza de la producción en proceso y si se contratarán expertos en valuación o conteo.
• Identifique los registros contables que utilizará la administración para determinar el importe de la producción en proceso que debe estar registrada al fin del año y, cuando los productos no terminados se pueden identificar específicamente, planee un examen físico de los artículos, para obtener evidencia que respalde la etapa de avance registrada.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Indique si la gerencia de la compañía realiza cálculos para estimar las cantidades del inventario, por ejemplo: Cantidades en silos, tanques o montículos). En su caso, considere la necesidad de utilizar especialistas para verificar dichas estimaciones.

1. Indique si auditoría interna participará en el inventario físico.

Determine si puede depositarse confianza en el trabajo realizado por auditoría interna.

1. Determine el número de partidas a contar (tamaño de la muestra) con base en el KAM, sección 5.1, “Pruebas Substantivas”.

Considere la conveniencia de utilizar técnicas de auditoría con ayuda del computador (TAAC) para permitir una selección más efectiva de las partidas a contar, obteniendo la ayuda especializada necesaria.

1. Algunas entidades utilizan técnicas con ayuda del computador para realizar el inventario físico.  En estas circunstancias puede no haber registros en papel disponibles al momento del inventario.  En estos casos, considere el ambiente de TI relativo al inventario físico y la necesidad de ayuda especializada.

1. Investigue si el cliente tiene inventarios en diferentes localidades.

Prepare una lista de localidades a las que es necesario asistir, documentando las razones, tomando en cuenta la materialidad de los inventarios (mediante referencia a las utilidades de la entidad u otra medida que se considere adecuada) y la evaluación del riesgo inherente de control en las diferentes localidades.

1. Investigue cómo se controlarán los movimientos de inventarios (desde y hacia las instalaciones de la entidad y artículos en tránsito), si los hubiera, durante el conteo, así como el control de los procedimientos de corte.

1. Investigue si el cliente opera sobre la base de ‘facturar y retener’ (bill and hold).

Si es así, indique los procedimientos para asegurar que el inventario ‘facturado y retenido’ se identificará y contará por separado.

Podemos incluir el inventario ‘facturado y retenido’ en existencia en la confirmación de saldos y términos con los clientes.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Cuando se contrata a un tercero para tomar el inventario físico, su participación no es un substituto de nuestra observación o toma física de las partidas necesarias.

Realizamos una evaluación de la efectividad de los procedimientos de conteo utilizados por el tercero.  Para esta evaluación:

• Examinamos el programa del tercero.
• Observamos los procedimientos y controles del tercero.
• Hacemos u observamos algunos recuentos físicos del inventario.
• Revisamos, sobre bases selectivas, los cálculos del inventario resultante, que proporciona el tercero.
• Aplicamos pruebas adecuadas a las transacciones de recepción y embarque de inventarios.

1. Si se tienen inventarios en almacenes públicos o con otros custodios, normalmente obtenemos una confirmación directa, por escrito, del custodio.

Si dichos inventarios representan una porción significativa de los activos circulantes o totales, también consideramos la aplicación de uno o más de los siguientes procedimientos:

• Obtenemos un entendimiento (incluyendo pruebas de diseño e implementación) de los procedimientos de la compañía para investigar a los custodios y evaluar su actuación.
• Obtenemos el informe del auditor independiente sobre el control interno del custodio, relativo a la custodia de productos y, si es aplicable, la afectación en garantía de los recibos, o aplicamos procedimientos alternativos en el almacén, para obtener evidencia relativa a la confiabilidad de la información recibida del custodio.
• Observamos el recuento físico de los inventarios, si es práctico y razonable y los cotejamos con los registros de conteo.
• Obtenemos conciliaciones de los inventarios reportados por el custodio con los registros contables de la compañía.
• Si los recibos del custodio se han afectado como garantía colateral, confirmamos con los acreedores los detalles pertinentes de dichos recibos (sobre bases selectivas, si es adecuado).

1. Prepare una lista de otras localidades de KPMG y/u otros auditores independientes que participarán en el inventario físico y documente su participación en la sección II.E.1 del “Documento de Planeación”.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Con base en el enfoque de la auditoría, decida el alcance del trabajo a realizar y el alcance de nuestras pruebas de conteo.

Considere los elementos impredecibles cuando seleccione las localidades a visitar y las partidas a contar (ver el Programa para Asuntos Específicos – Fraude, Procedimiento 10).

1. Confirme con el cliente la localidad, fecha y hora del inventario físico.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

B.2     Durante la toma física

1. Asegúrese que el funcionario de la compañía responsable de la toma física del inventario, que se menciona en el apartado A, esté presente durante todo el tiempo que dure la toma física.

1. Indique las fechas y horas en que inició y finalizó la toma física del inventario.  En caso necesario, prepare un memorando por separado.

1. Investigue cómo y cuando se almacena el inventario en las bodegas.  En caso necesario, solicite un diagrama de la bodega, haga arreglos para visitar las diferentes localidades con el funcionario encargado y asegúrese que los inventarios están acomodados adecuadamente.

1. Confirme nuestro entendimiento inicial de la naturaleza y volumen de los inventarios y la identificación de partidas de alto valor.

1. Asegúrese que los inventarios están protegidos en forma adecuada contra el ambiente, robo y otro tipo de pérdidas.

Evalúe los controles relativos a la protección, recepción y acceso de transportistas a los inventarios.

1. Asegúrese que existan controles sobre los movimientos de inventarios en los almacenes durante el conteo.  Considere si:

• Se interrumpió la producción durante la toma física del inventario o si existen procedimientos adecuados para el control relativo.
• Hubo algún movimiento de una parte de la planta a otra.

Asegúrese que cualquier movimiento (recepción o embarque de inventarios) se controló y documentó adecuadamente.  Obtenga la evidencia documental relativa, para dar el seguimiento adecuado.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Mediante indagación y observación, determine si el inventario físico se está llevando a cabo de acuerdo con las instrucciones y directrices del cliente.  En particular, considere si:

• Los equipos de conteo del inventario entendieron las instrucciones.
• Se organizó adecuadamente el inventario físico.
• Las hojas de conteo (marbetes o etiquetas) están prenumeradas, para que se pueda controlar su integridad.
• Las hojas de conteo (marbetes o etiquetas) contienen la información necesaria.
• Se marcan claramente los artículos contados, para evitar omisiones o que se duplique el conteo.
• El conteo está sujeto a revisión (doble conteo) de una persona diferente de la que contó originalmente.
• Se identificaron claramente los inventarios obsoletos, discontinuados, deteriorados o de lento movimiento, para su adecuada valuación.

Documente los que haya identificado, para que se pueda hacer la revisión necesaria al aplicar los procedimientos de auditoría relativos a valuación de inventarios.

• Se identificaron los artículos que no son propiedad de la compañía, se separaron y se contaron adecuadamente.

Documente estos artículos, para que se les de un seguimiento adecuado.

• Todos los conteos físicos fueron sujetos a una adecuada supervisión.
• Al menos una persona de las que participaron en los conteos era independiente del almacén.
• Se incluyeron en la toma física todos los materiales que se encontraban fuera del almacén (camiones, furgones de ferrocarril u otros contenedores).
• Todos los artículos incluidos en activos fijos se excluyeron de la toma física.
• Los inventarios incluyen materiales de empaque y otros y es política de la compañía contarlos.  Si es así, si se contaron físicamente al fin del período.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Si la compañía tiene registros de inventarios perpetuos, investigue si se ajustarán a los resultados del inventario físico (ver el punto 12).

1. Investigue si el personal que toma el inventario físico y el que lo supervisa tienen el nivel adecuado de objetividad, conocimiento y experiencia para realizar el inventario en forma diligente.

1. Al realizar sus pruebas físicas:

• Seleccione una muestra de partidas de los registros de conteo y cotéjelas con la existencia física, para obtener evidencia de la existencia y exactitud de las partidas contadas.

Asegúrese que los registros de conteo se comparan y concilian adecuadamente con los sistemas de inventarios perpetuos (ver los puntos 11 y 12).

• Seleccione una muestra de las partidas de los inventarios físicos  y coteje con los registros de conteo, para obtener evidencia de que los registros de conteo están completos y son exactos.
• Considere particularmente los inventarios de alto valor, ya sea individualmente o como categoría de inventarios.
• Compare las descripciones de los inventarios, unidades de medida y cantidades con los detalles registrados del conteo, y abra cajas, sobre bases selectivas, para asegurar que los detalles del contenido son correctos y que la cantidad de unidades contada está asentada adecuadamente.

1. Compare los resultados de nuestras pruebas con la información del inventario físico del cliente o con el sistema de inventarios perpetuos e investigue las diferencias.

Si la forma de realizar el inventario o los resultados de las pruebas selectivas no son satisfactorios, inmediatamente hágalo del conocimiento del funcionario que supervisa el inventario físico, quien puede tener que solicitar un nuevo conteo de parte o todo el inventario.  Informe inmediatamente al gerente o al socio a cargo del trabajo y al cliente.  Si el asunto es significativo, puede tener que reconsiderarse el enfoque de la auditoría.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

1. Mediante indagación y observación durante el inventario físico, determine y documente si los procedimientos de conteo se aplicaron adecuadamente, especialmente:

• Cómo se registran los conteos.
• Cómo se investigan las diferencias (entre el conteo y los registros de inventarios), antes de que se actualicen los registros computarizados de inventarios.
• Cómo se actualizan los registros computarizados de inventarios.

1. Inspeccione la localidad, para asegurarse que la compañía contó todos los inventarios.

1. Investigue y aclare cualquier diferencia entre el inventario físico y los registros del cliente.  Documente las partidas a las que se considere necesario realizar pruebas posteriores, incluyendo copias (o extractos) de los registros de conteo y detalles de la secuencia de dichos registros.

1. Asegúrese que la compañía llevó a cabo un adecuado corte de formas, de acuerdo con lo planeado (punto 12 del apartado ‘antes de la toma física: planeación’), y los movimientos de inventarios se reflejaron en los registros contables en el período correcto.

Indique la referencia a los papeles de trabajo en que se probaron los procedimientos de corte.

1. Asegúrese que la compañía llevó a cabo un adecuado corte de marbetes.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

B.3     Antes de retirarse de las instalaciones del cliente, al terminar la toma física

1. Asegúrese de haber obtenido copias de todas las hojas de conteo, para la revisión posterior.

Cuando se planea la observación del inventario físico, se solicitan copias de todas las hojas de conteo.  Sin embargo, cuando no es posible, obtenemos copias de resúmenes de las hojas de conteo y de su secuencia, de tal forma que podamos asegurarnos que los resultados del conteo se reflejaron adecuadamente en los registros contables de la compañía y que no se hicieron modificaciones no autorizadas.

1. Indique si obtuvo o preparó un control de marbetes y comprobó su veracidad e integridad, antes de abandonar físicamente las instalaciones del cliente.  (Deben controlarse todos los marbetes cancelados, utilizados y no utilizados).

1. En caso que sea aplicable, asegúrese de haber cumplido con todas las instrucciones de la oficina de origen.

1. Obtenga toda la documentación importante relativa al corte, incluyendo copias o detalles de los últimos documentos de recepción de artículos recibidos y documentos de embarque de artículos despachados antes de la toma física del inventario, incluyendo los relativos a transacciones con compañías relacionadas.

1. Si recibió instrucciones para ello, realice los siguientes procedimientos:

• Liste los números de los últimos cheques emitidos.
• Efectúe un arqueo de fondos fijos, incluyendo remesas no depositadas.
• Efectúe un arqueo de valores.
• Obtenga y envíe confirmaciones.

1. Anote cualquier comentario que considere importante, relacionado con la forma en que se llevó a cabo el inventario físico, así como su conclusión sobre los procedimientos seguidos por la compañía y la condición general del inventario.

Procedimientos

Hecho por y fecha

Referencia a P/T

B.4     Después de la toma física

1. Coteje las cantidades incluidas en las hojas de conteo, incluyendo las partidas que nosotros contamos, con los listados finales de inventarios valuados.

1. Obtenga un informe del inventario físico, preparado por el funcionario responsable del mismo, y asegúrese que todas las diferencias entre el conteo físico y los registros de inventarios:

• Se reflejan en los registros contables.
• Se investigaron, para determinar su origen.
• Se ajustaron en los registros de inventarios perpetuos.

1. Cuando el inventario físico se realiza antes del fin del mes, investigue los procedimientos establecidos por la administración para asegurar que todos los movimientos entre la fecha del inventario físico y el fin del mes se reflejan adecuadamente en los registros contables.

Documente estos procedimientos, para que puedan probarse posteriormente, con base en el riesgo de control determinado y el enfoque global de la auditoría.

1. Documente claramente las diferencias entre el inventario físico y los registros del cliente, así como las deficiencias de control interno observadas durante el inventario, para que se les pueda dar el tratamiento adecuado en la auditoría y se puedan informar a la alta gerencia.