Guía tramites de archivo

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Introducción

Desde la antigüedad, el hombre ha preservado su memoria para transmitirla a futuras generaciones. El desarrollo de diferentes soportes documentales lo ha permitido y lo sigue permitiendo con la evolución constante de las tecnologías. Sin embargo, lo más importante no son sólo los hechos documentados, sino el uso de los mismos para tener una secuencia lógica de los acontecimientos. Esta cartilla de autoaprendizaje, llamada Archivo de trámite, permite visualizar y analizar el desarrollo que tiene la documentación activa, desde su entrada al archivo hasta su preparación y transferencia al archivo de concentración. A este respecto, la guía se encuentra estructurada por unidades. En la primera se determinan los principios básicos del archivo de trámite como son: conceptos, estructura orgánica y sus funciones, los fundamentos jurídicos y el control que se aplica para el adecuado funcionamiento del archivo. La segunda unidad está compuesta por los principios teóricos de la documentación activa para su disposición. De igual forma, la tercera unidad se refiere al ciclo que cumple la documentación desde la recepción hasta el servicio que se proporciona. La cuarta unidad está basada en la última parte que la documentación cumple en el archivo de trámite, ya que de esta fase y con un análisis preciso podrá transferirse al archivo de concentración. Como parte final de esta guía, te presentamos una serie de bibliografías recomendadas para el complemento de lo expuesto. Para los respectivos de las actividades sobre el aprendizaje del trámite archivístico es necesario que previo al inicio de tu estudio, elijas el archivo en donde puedas realizar las actividades que se encomiendan. Si ya trabajas en un archivo y se te permite estudiarlo, se te facilitarán mucho las cosas. Si no es así, puedes indagar en diferentes archivos, tales como los municipales, eclesiásticos, clínicos, estatales, contables o privados.

Contenido

Portada

Introducción                                                                                                 2                                                                  

1. Estilos de carta                                                                                        5

1.1. Bloque extremo

1.2. Estilo de bloque

2. correspondencias                                                                                     6                                                                                  

2.1. Recibida

2.2 despachada

3. documento de correspondencia recibida                                                 7

4. documento de correspondencia despachada                                          8

5. Acuerdo 060 de 2001                                                                               9

5.1 Acuerdos                                                                                                10                                                                            

6. Norma GTC 185                                                                                       15

7. Cartas                                                                                                       15

8. utilización de la carta                                                                              

8.1 clases de carta u oficina

8.2 partes de la carta

9. memorando                                                                                               17

9.1 características de redacción y presentación

9.2 utilización

10. partes del memorando                                                                            18

10.1 circular

10.2 características de redacción y presentación de las circulares  

11. clases de circulares                                                                                 19

11.1 partes

11.2 actas

12. características de redacción y presentación de las actas                        20

12.1 utilización de las actas

12.2 clases de actas

13. Partes de las actas                                                                                  21

13.1 informes

14. características de redacción y presentación                                           22

14.1 utilización del informe

14.2 clases de informe

14.3 resumen ejecutivo

15. informe corto                                                                                           23

15.1 constancias

16. característica de redacción y presentación                                             24

16.1 partes de la constancia

16.2 hoja de vida corporativa

16.3 característica de redacción y presentación

16.4 partes de la hoja de vida corporativa

17. características de la presentación                                                           25

18. clases de sobres                                                                                      26

18.1 utilización

18.2 mensajes electrónicos

18.3 partes

19. recomendaciones                                                                                     27

20. tarjetas protocolarias                                                                                28

20.1 características de redacción y presentación

20.2 tarjetas de presentación

21. tarjetas de invitación                                                                                 29

21.1 tarjetas de agradecimiento

22. Bibliografía                                                                                                30

Estilos de carta

Bloque extremo

                                               3 a 4 cms

 3-4 cm  2 a 3 cm

Respetada señora Leonor

Respetado señor Cárdenas

Anexos

                                                2 a 3 cm

Estilo de bloque

Correspondencias

Recibida

Despachada

Carta sin fecha ni radicado

                Destinatario        Original y 2 copias        consecutivo[pic 2][pic 3][pic 4]

        Dependencia

Documento de correspondencia recibida

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