Archivo Guia

1. ¿CON QUÉ NOMBRE SE DESIGNA EL TRABAJO DE OFICINA, EN LAS INSTITUCIONES MODERAS?

R: sistema de nervioso

2. ¿QUÉ OBJETO TIENE EL TRABAJO DE LA OFICINA?

R: Información de archivo

3. ¿DE QUÉ NATURALEZA SON LAS LABORES DE LA OFICINA?

R: Esta el de información del archivo que es factor importante en el desenvolvimiento de las instituciones públicas o privadas

4. ¿QUÉ CLASE DE MEDIDAS PUEDE TOMAR LA DIRECCIÓN, CUANDO CUENTA CON LA INFORMACIÓN NECESARIA? ENUMERE ALGUNAS

R: Antes de tomar cualquier decisión es indispensables contar con la información necesaria, y es así como puede la dirección, en el momento oportuno.

*Dictar las medidas para incrementar la producción.

*Reducir costos.

*Estimular al personal.

*Adquirir las materias primas.

*Despachar los pedidos.

*Conservar el alto nivel las relaciones con terceras o entidades.

*Conceder los créditos

*Mejorar los servicios

5. ¿EN DONDE SERÁN MANEJADOS ORDENADAMENTE LOS MÚLTIPLES DOCUMENTOS QUE ELABORA UNA OFICINA?

R: En los archivos con la finalidad de proporcionar la información

6. ¿QUÉ FUNCIONES TIENE LA DOCUMENTACIÓN DE LOS ARCHIVOS?

R: En su aspecto informativo, tiene una múltiple función: historia, analítica, previsora y supervisora.

7. ¿QUÉ SIMILITUD EXISTE ENTRE EL “ARCHIVO” Y LA “MEMORIA”?

R: Que esto permite asegurar que el archivo es a las instituciones, lo que la memoria a la inteligencia humana.

8. ¿QUE ELEMENTOS REQUIERE EL ORDENADO MANEJO DE LOS DOCUMENTOS?

R: Prácticos, racionales o de bondad indiscutible requieren, sinexcepción, la presencia de personal técnicamente preparado en distintos grados.

9. ¿QUE FINALIDADES PERSIGUE LA ENSEÑANZA DE LA ARCHIVONOMÍA?

R: es la adquisición de los conocimientos sobre ella mismas y la uniformización de los sistemas y métodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos.

10. ¿DE QUÉ SE OCUPA LA ARCHIVONOMÍA?

R: Se ocupa o refiere a la administración de los archivos, que comprende la planeación, la organización, la integración, la ejecución y el control de los mismos.

11. ¿QUÉ SIGNIFICA CADA UNO DE LOS SIGUIENTES ASPECTOS QUE COMPRENDE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS?

PLANEACIÓN: Las metas o finalidades, las ideas y doctrinas los planes y normas generales.

ORGANIZACIÓN: Representa por los programas de trabajo y los procedimientos de ejecución para la conexión y coordinación, sistemática y metódica, los elementos que constituye los archivos para satisfacer sus fines eficiente.

INTEGRACIÓN: Con apoyo en lo anterior, pone en armonía cooperación aquellos elementos representados por los factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento.

CONTROL: Como instrumento de medición y corrección de lo planeado, de lo organizado, de lo dirigido, y de las tareas y su ejecución.

12. ¿CÓMO SE HA FORMADO EL TÉRMINO ARCHIVONOMÍA?

R: Como expresión de la organización y administración de los archivos, es un neologismo formado (a semejanza de la voz biblioteconomía).

13. ¿QUÉ SIGNIFICADO TIENE LOS SIGUIENTES TÉRMINOS?

ARCHIVAR: La acción de guardar ordenadamente los documentos, de acuerdo con losprocedimientos que señala los sistemas y los métodos.

ARCHIVISTA: El que tiene a su cargo un archivo o que, como técnico en la materia, interviene o trabaja en los archivos.

ARCHIVERO: Mueble archivador seccional destinado o contener los documentos, facilitando su manejo y conservación.

14. ¿QUÉ ES UN ARCHIVO CENTRAL?

R: Son unidades de servicio que, concentrando toda la documentación de una institución, atienden a los referidos servicios para todas y cada una de las distintas dependencias; es decir, existe un solo archivo, se forma un expediente único para cada asunto o negocio, con la documentación formulada par la tramitación hecha por las diversas dependencias.

15. ¿CUALÉS SON LAS CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO LOCAL?

R: Es la más amplia, económica y eficaz formación documentaria. Los archivos Locales son contrarios a los anteriores; el servicio se localiza en cada dependencia de la institución y, por consecuencia se forman tantos expedientes, como intervenciones hagan aquellas en la tramitación de un asunto o negocio, para hacer así ventajosamente ágil el proceso del despacho en las oficinas tramitadoras.

16. ¿CUAL ES EL ARCHIVO QUE CONTIENE TODA CLASE DE DOCUMENTOS?

R: Generales

17. ¿CUAL, EL QUE CONTIENE DOCUMENTOS DE UNA MISMA ESPECIE O SIMILARES?

R: Los archivos parciales

a) archivos oficiales

b) archivos especiales

c) archivos particulares

18. ¿CUALES SON LAS DIVISIONES DE LOS ARCHIVOS, POR SU DESTINO?

a) archivos públicos

b) archivo privado

c) archivo secreto

19. ¿QUÉ ES ARCHIVO DIRECTO YQUÉ ARCHIVO INDIRECTO?

R: El directo son los que no requieren catálogos en la localización y consulta de expedición y el indirecto contrarios a los anteriores, requieren del auxilio y precisión de los catálogos para la localización y consulta de los expedientes.

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