INTEGRACIÓN DE VENTAS CON EL ÁREA FINANCIERA

INTEGRACIÓN DE VENTAS CON EL ÁREA FINANCIERA

ASPECTOS FINANCIEROS QUE INCUMBEN EN LA VENTA

La palabra incumbir significa: Condición de tener obligación de algo o estar a cargo de algo.

ASPECTOS FINANCIEROS

Hay ciertos aspectos que se deben tener muy en cuenta en la administración financiera de una empresa. Conocer estos aspectos nos ayuda a determinar la forma y calidad con las que una empresa se está manejando financieramente, lo cual determinará las decisiones de inversión a y la ves Proporcionar informaciones periódicas a fechas determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, conteniendo la información necesaria para la toma de decisiones dentro de la misma.

El aspecto financiero dentro de la venta es principalmente el dinero, como la variable que ocupa la atención central de las organizaciones con fines de lucro. En este ámbito empresarial, la administración financiera estudia y analiza los problemas acerca de:

-La Inversión

-El Financiamiento

-La Administración de los Activos

Inversión: Una inversión es una colocación de capital para obtener una ganancia futura. Esta colocación supone una elección que resigna un beneficio inmediato.

Financiamiento: se dedica de forma general al estudio del dinero, y particularmente está relacionado con las transacciones y la administración del dinero.

Administración de los Activos: es la disciplina que busca gestionar todo el ciclo de vida de los activos físicos de una organización con el fin de maximizar su valor.

Analizar la realidad empresarial bajo una perspectiva financiera permite:

a) Tener una visión global de la empresa.

b) Entender las interrelaciones entre las diversas políticas empresariales que se están aplicando.

c) Comprobar si la gestión está permitiendo conseguir los objetivos previstos.

Uno de los objetivos irrenunciables de una empresa es crear valor económico, y mayor mente esto se logra a través de las ventas que realizan dichas organizaciones, la venta es una vía para asegurar la continuidad del negocio.

Entender lo saludable de una relación de acuerdos, entre los departamentos de Ventas y de Finanzas.

El departamento de ventas es el que se encarga de la distribución y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. En este departamento se prepara día a día el pedido de ventas a manufactura según su requerimiento y trabaja en conjunto con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas.

Su función radica en maximizar, satisfacer y motivar al consumidor para elevar la rentabilidad de la propia empresa por el incremento de su participación en el mercado. Igual importancia tiene la actividad de la venta como el servicio de posventa. La venta favorece la primera compra y la posventa favorece a mantener al cliente para ventas posteriores.

La Función principal del departamento de Ventas es establecer el contacto efectivo y personal con el cliente con el fin de realizar la venta. La relación cliente-empresa empieza fuera de este departamento, a través de diversos medios como el uso de publicidad. La función de ventas es el aumentar este contacto, personalizándolo hasta que sea una compraventa repetida.

El departamento de ventas se encarga de realizar las siguientes actividades:

• Elaborar pronósticos de ventas.

• Establecer precios.

•Identificar aquellas zonas que resultan problemáticas.

•Realizar promociones de ventas.

• Llevar un control y análisis de las ventas.

El departamento de ventas es uno de los más importantes dentro de una compañía, y por ende donde recae la principal presión por parte de socios, clientes y vendedores.

Es estrictamente necesario que el departamento de ventas trabaje de manera conjunta con el departamento de mercadeo. Lo anterior en los casos que ambos departamentos se manejan por separado.

La recomendación anterior se fundamenta en el hecho de que el mercadeo se compone de 4 factores, conocidos como las 4 P o mix de mercadeo. A saber:

• Producto (tangible o intangible)

• Precio

• Plaza (canal de distribución)*

• Publicidad y promoción

Todo departamento de ventas debe contar al menos con cuatro elementos principales, a saber:

• Un líder (Gerente de Ventas).

• Un plan de ventas.

• Un grupo de personas dispuestas a vender.

• Un producto o servicio que satisfaga una necesidad en el mercado.

DEPARTAMENTO DE FINANZAS

El Departamento de Finanzas es un organismo asesor y ejecutor, cuyo objetivo es obtener, contabilizar, controlar e informar la ejecución de los recursos económicos - financieros de la EMPRESA, cualquiera sea el origen y uso de éstos, de acuerdo a lo dispuesto por el Director en conformidad a lo establecido en la Reglamentación vigente y las políticas financieras de la empresa.

POLITICAS:

1. no debe tener más de un DIA el presupuesto solicitado.

2. el cheque para nomina debe ser puntual

3. no dejar solo el departamento en horario de trabajo

4. no exceder gastos y comprobarlos

5. la factura expedida de ser la misma fecha del cheque de salida.

FUNCIONES:

a. Asesorar al Director, Jefe Administrativo, Departamentos y producción, en cualquier aspecto de índole Financiero-Contable, dando cumplimiento a las disposiciones legales vigentes, que tengan relación con la administración e inversión de los recursos económicos asignados.

b. Proponer normas y procedimientos, con el fin de lograr una adecuada gestión financiera de la empresa, proyectando una estandarización.

PARTICIACION DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

El Departamento de Finanzas se encarga principalmente de las siguientes actividades: Administrar y controlar los recursos financieros provenientes de los subsidios gubernamentales, así como los ingresos propios ordinarios y extraordinarios; vigilar la captación y supervisión de los ingresos en cualquiera de sus modalidades; proyectar y realizar inversiones a corto, mediano y largo plazos, considerando los compromisos contraídos, bajo esquemas que garanticen seguridad con el máximo rendimiento.

FUNCIÓN PRINCIPAL:

-Obtener y administrar los recursos monetarios de la empresa.

- Invertirlos y asignarlos adecuadamente.

- Registrar las operaciones.

- Presentar los resultados de las operaciones.

FUNCIONES PRINCIPALES DE TIPO FINANCIERO:

-Planeación financiera.

-Relaciones financieras

-Tesorería

-Obtención de recursos

-Inversiones.

ANÁLISIS DE LOS COSTOS DE VENTAS, Y RENTABILIDAD

Muchos gerentes de ventas ponen mucho hincapié en las actividades y el volumen de las ventas e ignoran los controles de los análisis de rentabilidad. Aunque el análisis del volumen de ventas es útil para evaluar y controlar los esfuerzos de ventas, no toman en consideración la rentabilidad de estos esfuerzos y un alto volumen de ventas no asegura las utilidades. Incluso cuando los gerentes de ventas se enfocan en las utilidades, muchas veces ven las utilidades totales y hacen poco análisis de los principales segmento de mercado (clientes, territorio producto, vendedores).

Si las cifras consolidadas son favorables muchos esfuerzos de la fuerza de venta continuaran asignándose de forma superficial e igual entre los territorios, líneas de productos o clase de clientes. Para aumentar la eficiencia de los esfuerzo de la fuerza de ventas los gerentes necesitan poner atención a los análisis de costo y rentabilidad por segmento de mercado y unidades organizacionales. De estos análisis los gerentes pueden dirigir los esfuerzos de recursos y gasto a esas áreas en las que el retorno por dólar es mayor.

En una encuesta de 273 fabricantes casi todos aseguran que llevaron acabo un análisis de rentabilidad por líneas de productos. Dos tercio analizaban por territorio de ventas, el 57%por vendedores y el 54% por clientes. Muchas compañía no tienen un buen sistema para reunir, clasificar y analizar los datos de y los costos de ventas y marketing. Sin embargo es responsabilidad del gerente de ventas utilizar todos sus recursos para cumplir ese equilibrio entre el volumen de ventas y los costos que resultaran en utilidades organizacionales más altos y a largo plazo.

ANÁLISIS DE RENTABILIDAD DE MARKETING

Es un análisis profundo de los elementos que integran los estados financieros: `pérdidas y ganancias, ingresos. Para un análisis así se reclasifican la cuenta de gastos tradicional en centro de costo de acuerdo con sus propósitos o funciones, para los que se incurrió en gasto (costos) por ejemplo, los salarios para una organización de ventas pueden pagarse a los empleados por desempeñar funciones como ventas directas, procedimiento de pedido o administración de ventas. Estos salarios se pueden distribuir después a territorios, productos, clientes o vendedores.

ANÁLISIS DE VENTAS

El análisis de ventas es como el conjunto, la clasificación, la comparación y la evaluación de las cifras de ventas de una organización. Todas las organizaciones juntan y clasifican datos de ventas como una referencia sobre la que se construyen sus registros de contabilidad y estado de cuenta para los gerentes de ventas, las cifras de ventas son más visibles de forma

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