Área contable y financiera

1. Área contable y financiera

a. Elaboración y suscripción de certificados de Ingresos

Consiste en una prueba de solvencia que es requerida cuando una persona natural (obligada o no obligada a llevar contabilidad) desea presentar una solicitud de crédito ante una institución crediticia con el fin de beneficiarse de una mejor oportunidad de obtener su préstamo financiero. Además, según algunas situaciones, como el alquiler de un alojamiento, un certificado de su renta es quizás exigido para asegurar a un propietario.

Importante:

El contador debe proveerse de la información contable necesaria y tener en cuenta que la Junta Central de Contadores, en su Circular 044 de noviembre de 2005 indicó que se pueden hacer certificados de ingresos a las personas que no llevan contabilidad y dio las siguientes pautas:

“De conformidad con lo anteriormente expresado y considerando que no todas las personas están obligadas a llevar contabilidad, ante la posibilidad que en desarrollo de sus actividades económicas requieran para propósitos diversos la presentación de su información financiera, los contadores públicos llamados a suscribir las certificaciones de ingresos o reportes contables de las mismas, deben prepararlos de manera clara, precisa y ceñidos a la verdad, conforme se encuentra señalado en el artículo 69 de la Ley 43 de 1990, soportados en documentos idóneos donde se demuestre la realidad económica y/o los ingresos de estas personas. En este caso, el profesional de la contaduría pública indicará las fuentes soportes de sus afirmaciones, conservando copia de las mismas, que le sirvan para rendir explicaciones posteriores a su cliente, o cuando sean requeridos por la autoridad competente. Así mismo, el contador público que suscriba los certificados de ingresos y/o reportes contables, deberá indicar el alcance de los mismos.”

Como lo indica esa circular de la Junta Central, se hace necesario que el Contador Público, cuando expida los certificados de Ingresos a esas personas no obligadas a llevar contabilidad, indique dentro del cuerpo del certificado las fuentes soporte de sus afirmaciones.

Es decir, tendrá que indicar que “de acuerdo a extractos bancarios observados”, o “de acuerdo con anexos de la Declaración de Renta”, o “por las declaraciones bimestrales de IVA presentadas” , o “por los costos y gastos que mensualmente cubre según lo indican sus recibos de servicios públicos domiciliarios y extractos de tarjetas de crédito”, u otras fuentes similares, la persona a quien se expide el certificado sí es en verdad una persona que devenga los ingresos brutos mensuales que se certificarán.

Además, debe también conservar copia de esas fuentes por si las autoridades competentes (fiscalía, Jueces o hasta la propia Junta Central) se los llegan a solicitar posteriormente y los tendría que conservar por mínimo durante 5 años pues en ese caso se convierten en sus “papeles de trabajo” por la labor realizada (ver artículo 9 de la ley 43 de 1990).

Los Contadores que expiden dichos Certificados normalmente se cuestionan sobre cuál sería la forma de verificar, validar y respaldar la información que han de plasmar en dichos certificados. Para dar una claridad al respecto, hace ya casi cuatro años que la Junta Central de Contadores emitió una circular.

Por disposición del artículo 23 del Código de Comercio, los profesionales independientes, los artistas y los agricultores y ganaderos figuran entre las personas que no se encuentran obligadas a llevar contabilidad por el desarrollo de sus distintas laborales.

Sin embargo, es común ver que cuando ese tipo de personas, que no tienen entonces ningún vínculo laboral con otra persona o entidad, requieren de cumplir con algún trámite bancario, o para la matrícula de sus hijos en los colegios, o para los trámites en embajadas, etc… a ellas se les solicita que un Contador Público sea el que les expida una Certificación de los Ingresos Brutos que actualmente estén devengando, pues si fuesen asalariados en ese caso sólo se les pediría una carta laboral.

Frente a tal situación, es claro que los Contadores que expidan dichos Certificados de Ingresos normalmente se cuestionen sobre cuál sería la forma de verificar, validar y respaldar la información que han de plasmar en dichos certificados pues se trata justamente de personas que no llevan un registro de sus ingresos en libros oficiales de contabilidad lo cual solo sucede con las Personas Naturales comerciantes y entes Jurídicos obligadas a llevar contabilidad.

b. Certificación de estados financieros

La certificación de los estados financieros debe constar por escrito, con las rúbricas del comerciante persona natural (o del representante legal principal o suplente en el caso de entes jurídicos) y del contador público que los prepara, con indicación del correspondiente número de su tarjeta profesional vigente. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

Artículo 37. Estados financieros certificados. El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar aquellos que se pongan a disposición de los asociados o de terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos, conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

c. Dictamen de estados financieros

Opinión y juicio que se forma o emite sobre algo. El Artículo 38 de Ley 222 de 1995 dispone:

“Estados financieros dictaminados. Son dictaminados aquellos estados financieros certificados que se acompañen de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiere examinado de conformidad con las normas de auditoría generalmente aceptadas

Estos estados deben ser suscritos por dicho profesional, anteponiendo la expresión “ver la opinión adjunta” u otra similar. El sentido y alcance de su firma será el que se indique en el dictamen correspondiente, que contendrá como mínimo las manifestaciones exigidas por el reglamento.

Cuando los estados financieros se presenten conjuntamente con el informe de gestión de los administradores, el revisor fiscal o contador público independiente deberá incluir en su informe su opinión sobre si entre aquellos y éstos existe la debida concordancia”

d. Opiniones profesionales distintas del dictamen

Toda persona puede brindar un servicio o elaborar un producto, garantizando el resultado con una calidad determinada. Será en este caso la opinión profesional de un Contador Público independiente la que certifica, pero dentro de los marcos de la Ley.

e. Análisis de estados financieros

Consiste en la compilación y estudio de los datos contables, así como la preparación e interpretación de razones financieras, tendencias y porcentajes. Es el proceso mediante el cual los diferentes interesados en la marcha de una empresa podrán evaluar a la misma, esto implica realizar un método de estudio de la empresa y de las variables micro y macroeconómicas que la afectan para determinar los aspectos que la hacen una opción sólida y las posibilidades de enfrentar situaciones futuras adversas.

f. Análisis verticales y horizontales financiero, contables y presupuestales

Las comparaciones verticales se efectúan entre las cifras de estados financieros que pertenecen al mismo ejercicio contable. Por su parte, las comparaciones horizontales se realizan entre las cifras estados financieros que corresponden a diferentes ejercicios. Estos mismos análisis se hacen a los presupuestos.

g. Revisión de procesos financieros (Es una función más gerencial)

El actual entorno empresarial plantea a muchas organizaciones financieras el desafío de reforzar sus controles internos y, al mismo tiempo, servir de base para cumplir los requisitos impuestos por la legislación. No obstante, los directivos financieros no deben perder el enfoque con respecto a cuál es su verdadero objetivo que es el de poner en práctica procesos financieros eficientes que proporcionen resultados razonables.

h. Revisión de procesos contables

El manejo de registros constituye una fase o procedimiento esencial de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un proceso toda vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contables depende en alto grado de la exactitud e integridad de los registros de la contabilidad. La

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