Implantación De Un Sistema De Costos En Una Empresa

COMO INSTALAR O REVISAR UN SISTEMA DE COSTOS EN EMPRESAS

INDUSTRIALES Y DE TRANSFORMACION

Carlos M. Gimenez

El sistema a instalar o revisar puede abarcar a la empresa en su conjunto, a un

sector de su organización o a algunos de los subsistemas,funciones,procesos,actividades o

tareas que comprenden las áreas de: 1) adquisición de suministros (bienes y servicios

comprados a terceros) para cumplir adecuadamente con las funciones productoras normales

del ente, 2) departamentos ,centros o máquinas que conforman el área de producción;

3)departamentos y centros para la prestación de servicios auxiliares o de apoyo. 4) área

Comercial; 5) área Financiera; 6) área Contable. En este trabajo nos referiremos a la

instalación o revisión de un sistema integral.

De acuerdo con las modernas técnicas de gerenciamiento, definiremos la actividad

como una nueva unidad de análisis que tiene por objeto determinar más eficientemente los

costos, al pasarse del tradicional centro de costo funcional determinado por el organigrama o

sea el "lugar de costo" al concepto de actividad como "causante del costo". Esto significa que

se debe calcular el costo de las actividades antes que el de productos y servicios y luego

recién las actividades trasladarlas a todo lo comercializable de acuerdo a lo que ellos

consuman de tales actividades. El análisis de las actividades sirve para fraccionar una

organización grande y compleja en tareas y actividades básicas menores conforme con uno

de los tres principios del gerenciamiento JIT denominado de "sencillez" que indica que debe

ser posible medirlas físicamente mediante un factor no financiero representativo de

cada tarea. Para simplificar su análisis es usual calificar a la actividad como la que se

puede describir con verbos en la vida de la empresa a saber: comprar, recibir,

almacenar, proveer, transportar, laminar, tornear, ensamblar, concluir, promocionar,

vender, contratar, entregar, financiar, cobrar, verbos estos que deben corresponderse para

hacer posible su medición con una unidad física que cuente, pese o mida a la

actividad (número de vales de entrega o recepción, número de órdenes de

compra, kg.transportados, número de bultos despachados, número de reclamos recibidos o

de clientes entrevistados, etc.

La tarea o transacción y la actividad suelen ser consideradas como una sola cosa

aunque lo habitual es tratar a la actividad como una suma de tareas diferentes pero

coordinadas para un fin determinado.

En lo que se refiere a la distinción entre actividad y proceso, debemos señalar que

un proceso constituye un conjunto de actividades que habrá de confluir en la obtención de

un resultado concreto de tipo productivo de servicio o de apoyo según las reglas de

la respectiva ingeniería que les da sustento.

Toda actividad pues para cumplir con su cometido debe necesariamente consumir

recursos materiales (materias primas, instalaciones, energía eléctrica, mantenimiento) y

recursos humanos (mano de obra directa, supervisión) produciendo o generando el costo.

Consecuente con este nuevo criterio. los productos y los servicios a su vez

consumen actividades y para ello habrán de estudiarse los generadores (cost-drivers) que

permita aplicarlos a aquellos en la medida exacta en que los mismos hagan uso efectivo y

comprobable de tales actividades.

Estos generadores no tienen el mismo concepto que el tradicional de costeo por

unidades homogéneas en el cual la asignación de los costos a bienes y servicios se basa en

el volumen de producción (volume-based) que utiliza las horas-hombre,las horas -maquinas

o el volumen físico como denominador de la ecuación para su absorción final. El generador

puede por el contrario no referirse al volumen productivo y si a un lote especifico de

fabricación ya que apunta primordialmente a medir la productividad de una actividad, sea

esta de producción, de servicio o apoyo. Cabe sin embargo señalar - como lo expresáramos

en párrafos anteriores - que la actividad debe relacionarse con una unidad de medida física-

nunca monetaria o financiera susceptible de alteración por el cambio en el valor de la

moneda - que por un lado refleje adecuadamente el objetivo determinante de la actividad y

por el otro permita una razonable apropiación al costo según el numero, la medida especifica

o la cantidad de tales actividades consumidas efectivamente en la obtención del bien o en la

prestación del servicio necesario para llevar adelante la producción.

Hay que tener en cuenta que toda instalación o revisión de un sistema requiere

seguir, por lo menos, cinco pasos , a saber:

1er.Paso- Relevamiento informativo

2o. Paso- Diagnostico

3er.Paso- Presentación y discusión del proyecto

4o. Paso- Instalación y puesta en marcha

5o.Paso- Control de marcha o mantenimiento

A- Requisitos previos indispensables para garantizar el correcto funcionamiento del

sistema.

a) estructurar una organización interna adecuada que brinde sustento al sistema una

vez en funcionamiento o reorganizado. Si la empresa estuviese poco desarrollada

deberá adaptar rápidamente su estructura al funcionamiento que se pretende para el éxito

de la tarea.

b) apoyar firmemente al responsable de instalar o revisar el sistema, de manera tal

que se superen las actitudes contrarías a los cambios siempre existentes en cualquier

organización.

c) hacer participar activamente al personal de los sectores relacionados con el sistema

a instalar o revisar, brindando la oportunidad para que aporte inquietudes y experiencias que,

en contacto con las del implementador, resulten útiles y practicas para el logro del objetivo.

Esto es congruente con la filosofía del gerenciamiento JIT (Just In Time) aludida

anteriormente que en otro de sus tres principios-el de "recurso humano"- insta a levantar y

profundizar la moral del trabajador con el objeto de que colabore a través de la

consubstanciación con la causa de la empresa , favoreciendo la unidad de acción en la

búsqueda del mejoramiento continuo. El restante principio es el de "integración" que consiste

en un enfoque que más que premiar el éxito individual persigue el éxito de la empresa en un

sentido abarcativo integral (calidad total, aprendizaje basado en la gestión de calidad total)

cuyo fin ultimo es reducir costos y satisfacer la demanda.

d) desarrollar manuales de procedimientos permanentemente actualizados

que contemplen: d.1) las rutina prefijada o estándar de la totalidad de los

procesos industriales o de transformación que se esta en condiciones de realizar;

d.2)la modalidad de generación de lo servicios auxiliares que son ejecutados en la

propia empresa para llevar adelante la producción y el mantenimiento de la planta

industrial en su conjunto; d.3) la determinación de tiempos parciales y totales que insume

cada proceso de manufactura o transformación; d.4) la determinación de tiempos parciales y

totales para la realización de tareas y actividades de los servicios auxiliares y de apoyo; d.5)

las normas que reglan las actividades vinculadas con la comercialización , financiamiento y

administración contable del ente; d.6) una clara determinación de los responsables de

ejecutar las tareas de producción y de servicios así como las que hacen a las áreas

operativas no productivas.

La carencia de bases y tiempos uniformes de prestación de tareas, realización de

actividades y debida ejecución de los procesos de manufactura así como de la prestación de

los servicios que faciliten los mismos, y las actividades de las áreas no productivas torna

materialmente imposible el comparar y menos controlar costos de cualquier naturaleza.

B - Pasos a seguir para instalar o revisar el sistema

Primer Paso

1) Relevamiento Informativo

Este relevamiento se efectúa en dos etapas:

1.1. La entrevista inicial. Corresponde al primer contacto con el sector a analizar y en la

cual los directivos plantean sus necesidades. En este momento se deberá tener una charla

técnica con tales directivos y proceder a visitar el área a estudiar para un relevamiento

general que facilite apreciar la magnitud del trabajo a encarar.

1.2. La recolección de los datos. Comprende la tarea de la búsqueda y acopio de

la información sobre el área o áreas pertinentes para emitir el diagnostico.

1.1. Entrevista inicial y relevamiento primario

En esta etapa se buscara una primera apreciación visual y de campo sobre:

a) artículos que elabora o transforma la empresa ya sea como actividades propia

o subcontratandolos con terceros ajenos mediante modalidades de asociación, "cadena de

valores" o cooperación

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