Importancia del control . Cualidades de un sistema de control efectivo

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REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL “RAFAEL MARÍA BARALT”

BACHAQUERO - ESTADO ZULIA.

Unidad IV: Control

Alumna:

Kelly Pachano

V23478551

Materia: Procesos Administrativos

Bachaquero, 01 de julio de 2021

Índice

Portada

Índice

Introducción

Unidad IV: Control

Definición de control

Principios del control

Proceso del control

Tipos de control

Técnicas de control

 Importancia del control

Cualidades de un sistema de control efectivo

Conclusión

Referencias Bibliográficas

Introducción

El proceso de determinar lo que se está llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes. Puesto que el control implica la existencia de metas y planes, ningún administrador puede controlar sin ellos. Él no puede medir si sus subordinados están operando en la forma deseada a menos que tenga un plan, ya sea, a corto, a mediano o a largo plazo. Generalmente, mientras más claros, completos, y coordinados sean los planes y más largo el periodo que ellos comprenden, más completo podrá ser el control. Un administrador puede estudiar los planes pasados para ver dónde y cómo erraron, para descubrir qué ocurrió y porqué, y tomar las medidas necesarias para evitar que vuelvan a ocurrir los errores. Sin embargo, el mejor control previene que sucedan las desviaciones, anticipados a ellas.

Definición de control

Control es un mecanismo del proceso administrativo creado para verificar que los protocolos y objetivos de una empresa, departamento o producto cumplen con las normas y las reglas fijadas. El control tiene como objetivo evitar irregularidades y corregir aquello que frena la productividad y eficiencia del sistema como, por ejemplo, los mecanismos de control de calidad.

Citando otras páginas se puede definir el control como la ciencias de la administración, se habla de control para referirse a una de las principales funciones administrativas, junto con la planificación, la organización y la dirección, la cual tiene como cometido asegurarse de que las acciones de la organización se realicen de acuerdo a lo planificado, o evaluar la eficacia de los resultados obtenidos, es decir, su grado de proximidad con el ideal esperado.

Las dinámicas administrativas de control usualmente implican la obtención de información respecto al proceso empresarial y a los resultados, y la aplicación de las correcciones que sean pertinentes para enmendar los errores y maximizar la eficiencia.

Se trata de un mecanismo de retroalimentación del sistema organizativo que depende para operar de los tres pasos previos, sobre todo de la planificación, etapa donde se fijan las expectativas y las metas. En teoría, una organización cuyos procesos y resultados se ciñen más a lo planeado será mucho más eficiente que otra que se salga del carril.

Así, los procesos de control permiten no sólo medir el rendimiento organizacional, sino además establecer justamente los estándares de calidad idóneos para ello, y además evaluar y tomar las medidas correctivas pertinentes. El proceso de control idóneo, en este sentido, debe ser económico, flexible y preventivo, pero además, como hemos dicho, debe responder a los objetivos organizacionales trazados.

Principios del control

Los principios de control son el conjunto de reglas que se deben aplicar en el Proceso de Control Administrativo para que este proceso cumpla su función de manera adecuada.

Existen diferentes opiniones acerca de los principios del control, los más utilizados son:

• De acuerdo con Lourdes Münch, los principios del control son los siguientes. 

Equilibrio: El ejercicio de la autoridad debe ser proporcional al grado de control aplicado. Es decir, al delegar la autoridad, debemos contar con las herramientas necesarias para verificar su buen funcionamiento.  

De los objetivos Los objetivos son el eje de toda organización, sin ellos el control no existiría. No hay forma de controlar algo que no se ha determinado mediante el establecimiento de objetivos: el control está en función de éstos.  

De la oportunidad, El control debe aplicarse antes que ocurran errores, con la finalidad de aplicar medidas correctivas oportunamente.

De las desviaciones, Todas las variaciones que se presenten deben ser analizadas y estudiadas, de tal modo que se encuentre la situación que las originó, para evitar más errores en el futuro.

Costeabilidad, Para lograr una reducción de costo dentro del control es necesario identificar actividades y procedimientos específicos; es decir, aquellas actividades que realmente contribuyan al logro de objetivos.

De excepción, Este principio nos indica que el control debe ser aplicado preferentemente sobre las funciones y actividades representativas o estratégicas que colaboren al alcance de los objetivos, con el propósito de reducir tiempos y costos.  

De la función controlada, La persona que ejerce el control de una actividad no debe ser juez y parte; es decir, no debe tener relación directa ni estar involucrada con las tareas que revisa.

• Los principios del control según, Harold Koontz.

Según la estructura 

Principio de reflejo de planes, Mientras más claros sean los planes, se contará con mejores diseños de control que responderán adecuadamente a las necesidades de los administradores

Principio de adecuación organizacional, En la medida en que una estructura organizacional sea más completa e integrada, y el diseño de control sea mejor –a fin de reflejar el punto de la estructura organizacional en el que recae la responsabilidad sobre las acciones–, se facilitarán los controles y la corrección de desviaciones respecto de los planes.  

Principio de individualización de los controles, Entre más comprensible sea la información que reciben los administradores sobre las técnicas de control, más las utilizarán y se obtendrán mejores resultados.

Según el proceso

Principio de normas, El control requiere normas objetivas, precisas y adecuadas.  

Principio de control de puntos críticos, El control eficaz necesita poner atención especial en los puntos críticos para la evaluación del desempeño, con base en los planes trazados.  

Principio de excepción, En la medida que los administradores concentren más sus esfuerzos de control en excepciones administrativas, más eficientes serán los resultados.  

Principio de flexibilidad de los controles, Los controles deben ser flexibles, ya que si hay fallas o imprevistos, no perderán su eficacia. Principio de acción, El control sólo se justifica si hay desviaciones respecto de los planes, que serán corregidas mediante la planeación, organización, integración y una dirección adecuada.

Proceso del control

Las fases del proceso de control tienden a ser las siguientes:

• Fase 1: Establecer estándares. En esta fase inicial se afinan y definen los parámetros de medición o evaluación, sin los cuales sería imposible saber qué tan bien o mal sale el producto. Esto implica cuatro tipos de estándares: de cantidad (volumen de producción, cantidad de existencias, etc.), de calidad (exactitud, logro del producto), de tiempo (tiempos de producción) y de costos (costo de ventas, costos de producción, etc.).
• Fase 2: Evaluación del desempeño. La medición propiamente dicha de los procesos organizacionales.
• Fase 3: Comparación de desempeño. Se cotejan los márgenes esperados del desempeño con aquellos obtenidos, se los compara con los estándares iniciales para determinar el margen de éxito u error.
• Fase 4: Acción correctiva. Se elabora un informe que registre todo lo anterior y se arrojan las acciones necesarias para mejorar o perfeccionar el proceso, como determinar a qué altura de la estructura empresarial están los problemas y cuáles son sus posibles soluciones.

Tipos de control

Existen los siguientes tipos de control administrativo:

• Control previo o precontrol. Al ser previos a la acción, aseguran que ésta responda a los recursos (humanos, materiales y financieros) planificados. Esto pasa por identificar los gastos financieros presupuestados, anticipar las actividades por realizar y prever lo que costará llevarlas a cabo.
• Control directivo o de dirección. Se les conoce como controles de avance o controles cibernéticos, y supervisan el recorrido de los procesos organizacionales antes de que acaben, para tener tiempo de tomar medidas o forzar un cambio de ruta. Estos controles sólo dan resultado si se posee una retroalimentación adecuada.
• Control a corriente. Este control se lleva a cabo a lo largo del proceso empresarial, es decir, a la par que están transcurriendo, de la mano de directivos o del propio personal operario.
• Control posterior. Se llevan a cabo una vez finalizada la acción productiva y se dan de manera retrospectiva, evaluando todo el recorrido y extrayendo las conclusiones pertinentes de lo que salió bien y lo que no tanto. Luego se recoge un informe que sirve para futuras gestiones y para recompensar o alentar a los trabajadores.

Técnicas de control

• control selectivo: Se basa en el principio de que toda la causa que motivan un fenómeno, solo un pequeño número de ella es determinante y de actuarse sobre la misma puede lograrse un efecto significativo sobre el fenómeno completo.
• control por excepción: Centra su atención en las desviaciones de manera que no se pierda tiempo en examinarlo todo, sino que vaya directamente y con mayor rapidez a lo que demande una acción rectificadora.
• control por área de responsabilidad: Esta técnica descansa en el principio del mando que establece la necesidad de una correspondencia entre la autoridad que se otorga, la media que se pone a disposición para ejecutar tal autoridad y la responsabilidad que se exige a cambio por tal ejercicio.
• control interno (mecanismos que se introducen en los controles para evitar fraudes u omisiones).

 Importancia del control

El control es de vital importancia dado que:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
• Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
• Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
• Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
• Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la empresa.

Cualidades de un sistema de control efectivo

Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar sistemas de control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según el plan. Tales sistemas de control son efectivos cuando limitan las desviaciones del plan estratégico y alertan a la gerencia cuando estos alejamientos son lo suficientemente importantes como para poner al plan en peligro. Además, los sistemas de control efectivos garantizan que todas las actividades de la empresa cumplan con los requisitos legales y regulativos y los estándares internos. Esto adquiere principal importancia en empresas pequeñas, donde las prácticas suelen ser más informales.

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