Informes de costos

Informes de costos

Consideraciones generales

El departamento de costos tiene que proporcionar diferentes informes adecuados a la necesidad de la entidad y de la dirección, el valor de un informe depende del interés, confianza, utilización y capacidad de los dirigentes; es decir en qué forma deben rendirse un informe, es necesario tener en cuenta a quien va a mandarse, ¿Quién lo utilizara?, ¿Cuáles son sus necesidades particulares?, ¿hasta qué punto le son conocidas la nomenclatura y la técnica de la contabilidad?

El informe debe tener un aspecto agradable y estar diseñado de tal manera que sea rápido y fácil de entender.

El contador de Costoso, tiene la obligación de proporcionar informes sobre las condiciones generales que imperas en la empresa

Es imprescindible que los informes para los dirigentes generales sean atractivos y fáciles de comprender.

Tipos de informes:

A. Informes de gastos controlables departamentales

B. Informes sobre eficiencia de la labor

C. Informes sobre eficiencia departamental

D. Informe sobre gastoso indirectos de producción

E. Informes de máquinas ociosas

F. Informes sobre costoso de producción

G. Informes Sobre Producción.

Utilización por los distintos dirigentes

Cuando se estudia el empleo de los informes de todo tipo de costos, debe tenerse en cuenta de que clase de dirigente se trata, para ser más específicos.

A. De categoría Menor: por ejemplo, un capataz le interesa sobre todo el trabajo realizado por los individuos a sus órdenes y otras unidades bajo su control o concomitantes; es responsable de la ejecución de tareas específicas que le competen.

B. Jefes de departamento: Las necesidades actuales han obligado a comprender los informes de las actividades que desarrolla, para tener un mejor control sobre la fuerza del trabajo, del equipo que tiene a su cargo, de los materiales que maneja y los gastosos que generan

C. Súper Intendente de la fábrica: También denominado jefe de producción, cuyo cargo se encuentran las actividades de elaboración de toda fabrica, ejerce su autoridad a través de los jefes de departamento.

D. Directores: Son los jefes superiores, que trazan las políticas generales de la entidad. Tienen que recibir informes que comprenden los datos totales de la misma.

Los informes a los directores generales deben reunir, cuando menos las siguientes condiciones:

• Ser oportunos

• Ser completos (sin demasía)

• Ser correctos, precisos y claros

• Conducir a tomar la decisión más conveniente

Presentación grafica de los datos de costos

A menudo la relación existente entre determinados datos, puede observarse con mayor facilidad si se los presenta en gráficas, para que estas sean inteligibles, no deben exponerse demasiadas cosas en una sola, pues una multitud de líneas, especialmente si se cruzan entre sí, confunden al observador.

La presentación grafica sirve de suplemento de los datos numéricos y matemáticos, aun cuando no es un sustituto de las cifras originales, pero si más sencilla, enfática y quizá se comprenda más fácilmente, que la disposición usual de las cifras en largas columnas o tablas especiales. Tal vez por estas razones despierten el interés en hechos, cuya importancia se podría pasar por alto o descuidar.

La presentación es más eficaz para exponer comparaciones, si llama la atención hacia la parte pictórica de la misma.

Las peculiaridades del negocio, las políticas prescritas y las necesidades del dirigente principal, deciden en grado considerable cuáles serán los informes que se preparan a quienes se entregaran y si se complementan con una presentación gráfica.

Los diferentes tipos son:

• De barras

• De curvas

• De estratos

• Semilogaritmica

• De áreas o volúmenes

• Graficas especiales

Las cifras de ventas y costos, útil para determinar el aumento de las ventas que justifican una ampliación de la fábrica sin que disminuyan las ganancias.

Es recomendable que el administrador o directivo, con sus conocimientos y experiencias, indique a sus subordinados las características que deben contener los informes y las gráficas para que estos instrumentos reúnan, cuando menos los requisitos indispensables deseados.

Utilidad del costo unitario

Para ser practico, un sistema de aplicación de costos, como cualquier otro de la contabilidad, debe desarrollar información oportunidad y que reditué, cuando menos, el gasto que ocasiona. Si el sistema está bien diseñado, la información que proporciona generalmente vale mucho más.

A lo largo de todo el mecanismo de la contabilidad de costos, la estructura del método, de inventarios perpetuos, re quiere que se determinen constantemente y a tiempo los costos unitarios, tanto de los elementos del costo, como de la producción determinada y en el proceso de costos de ventas.

Un sistema de costos planeado adecuadamente, usando con propiedad y a tiempo, proporciona información esencial para los funcionarios, principalmente para tomar decisiones conscientemente fundamentadas, en cada uno de sus pasos o partes.

Para llevar a cabo una inteligente o eficaz dirección de las ventas de una empresa, así como de la política de distribución, financiación y administración es indispensable conocer los costosos referidos en unidades, obtenidas con costo integral-conjunto (C.I-C) se fijan los volúmenes de producción adecuados, de acuerdo con la demanda, sin perder de vista los precios que rigen en el mercado, de esta manera, el empresario se encuentra en condiciones de aumentar o disminuir la producción, y de eliminar las líneas que no le rindan, o incrementar las que le sean remunerativas, también fijar, cuando sea posible, precios de venta, márgenes de utilidad, mandar maquilar o simplemente producir partes.

Además de las alternativas ya sabemos que el costo unitario de producción, tradicional, sirve para determinar el costo de producción de artículos terminados, en proceso, averiados, defectuosos, el costo de producción de lo vendido y desde luego sus persecuciones en los estados financieros.

La contabilidad de costos desempeña un papel muy importante en la dirección de las empresas, pues sirve de base para fijar normas o políticas de operación o explotación de las mismas, entre las cuales se incluyen decidir el cierre de entidad, o seguir operando con pérdidas, si ciertas piezas o partes es preferible compararlas o fabricarlas , además de las mencionada en el párrafo anterior, sin embargo esas decisiones siempre deben estar basadas en hechos, información objetiva, costumbre e interpretación, que debe ser adecuadas y atinadas, en estas circunstancias se aprecia la capacidad y eficiencia del directivo, pues los hechos deben fundamentar las decisiones, por ellos, la información relativa a los costos, al presentar realidades, debe tener una influencia importante.

Análisis económico.

Cada empresa industrial, tiene que elegir si utiliza su esfuerzo para fabricar algún artículo, comprarlo, o mandar a maquilarlo, en principio, para solucionar este problema, los hombres de negocios están de acuerdo en que los criterios principales en los cuales deben basarse para tomar la decisión de producción, compra o maquila, son el costo, la oferta y la demanda, y la posible utilidad, si una pieza puede comprarse más barata de lo que cuesta, desde luego que conviene comprarla, igual sucede en cuanto a la maquila, sin embargo, cuando se empieza a calcular los costos, se produce una gran confusión, ya que no existe una comparación estándar del costo para que se ajuste a cada caso, que debe analizarse perfectamente, ya que en razón de la naturaleza de los costos, se pueden presentar diversas variaciones, para ellos hay que preguntarse, por ejemplo. ¿Qué costos se suprimen realmente? ¿Son mayores las educciones de costos de fabricación que los de compras o de la maquila? ¿Qué costos implican la fabricación de un artículo?

Decidir entre compras, fabricar, o enviar a maquilar un producto parece simple, pero las dificultades se presentan cuando se tienen que responder las preguntas planteadas, por ejemplo, si se tiene capacidad ociosa, el costo de fabricación parecerá más atractivo.

Por otra parte si es necesario adquirir equipo, espacio e implantar supervisión, el análisis tendrá que reflejar estas circunstancias.

En el caso de que se trate de un nuevo producto no difiere realmente de lo expuesto pues se presentan factores similares en lo que se refiere a la comparación de los costos de fabricación con los de compra y la maquila. Quizá la mejor guía para realizar comparaciones es recordar que se trata de un negocio en marcha, pues una empresa en operación tiene edificios, equipo, conocimientos técnicos y personal compuesto por ejecutivos y supervisores.

Existen otros factores no económicos e intangibles que influyen en la decisiones de una empresa, para seguir una determinada política, como son la calidad, la seguridad y la disponibilidad de abastecimientos, el control de las patentes, la investigación y desarrollo del equipo y desde luego la oferta y la demanda, pues sin mercado lo demás no funciona, todos ellos constituyen algunos de los factores básicos, que intervienen en la decisión de comprar, fabricar, o mandar a maquilar.

Los medios materiales de una industria, están formados por la planta, sus edificios y predios, máquinas y el equipo. Sin embargo uno de los de mayor importancia es la selección del lugar donde se instalara la planta.

Frecuentemente

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