Instalacion De Coi

1) Entrar a COI

1. Desde Inicio, seleccionar Todos los programas

2. Seleccionar ASPEL, y luego ASPEL-COI

3. Clic en COI

ó

a) Doble click en icono de COI

2) Abrir y cerrar una empresa

1. Menú Archivos, seleccionar Abrir empresa…

2. Seleccionar la empresa en la siguiente pantalla

3. Ingresar la clave de acceso

4. Clic en Aceptar

5. Para cerrar una empresa ir al Menú Archivos, seleccionar Cerrar empresa

3) Elementos en pantalla

1. Barra de Titulo: Especifica el nombre del programa, de la empresa y fecha

2. Barra de Herramientas: Contiene los iconos que son accesos rápidos a comandos

3. Área de trabajo: Se activa después de elegir un comando

4) Dar de alta una empresa

Este proceso sirve para indicarle al sistema la información específica de la empresa; esta información aparecerá en los reportes que se generen

Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como período de evaluación, posterior al vencimiento de dicho período se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 6.0

Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa.

Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrás reanudar la captura de información.

5) Dar de alta un usuario

Con esta opción se da de alta el personal que va a utilizar el sistema

1. Menú Configuración, seleccionar Perfiles de usuarios

2. Clic en Nuevo usuario (Ctrl+ N)

3. Escribir el nombre de usuario

4. Escribir la contraseña

5. Puesto, departamento y por último su correo electrónico

6. Seleccionar el perfil a aplicar

7. Clic en crear

8. Para restringir a nuestros usuarios se debe seleccionar el usuario, dar clic derecho y seleccionar Habilitar/Deshabilitar

9. También se pueden usar perfiles predefinidos para ahorrarnos trabajo estos perfiles son:

a. Capturista Aquí el sistema te proporciona un perfil ya definido de las actividades a las que tendrá derecho la persona con dicho puesto.

b. El sistema te proporciona el perfil de Auxiliar contable para realizar las actividades propias de este perfil

c. Contador, el cual realizará actividades ya definidas a las que tendrá derecho de procesar

d. Se proporciona un perfil del puesto de Contralor, ya definiendo las actividades a las que tendrá derecho, tiene acceso a todo COI

10. Clic en para grabar el perfil modificado, guardar todos los perfiles

11. Ctrl S para salir

6) Crear directorio y periodo de trabajo

El periodo de trabajo es un proceso que se tiene que llevar a cabo cada mes, para capturar la información. El proceso genera todos los archivos necesarios, para contabilizar las operaciones mercantiles.

1. Menú Archivos, seleccionar Administrador de Periodo clic en nuevo

Creación del siguiente período

Menú Archivos, Administrador de períodos.

Dentro del módulo de administración de períodos, opción Crear siguiente período o F3.

Este proceso genera los archivos que se utilizarán en el nuevo período y transporta el catálogo de cuentas íntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. Así garantizas la continuidad del catálogo de cuentas y de los saldos acumulados.

Iniciar nueva contabilidad

Este proceso permite crear un nuevo período en un directorio para la contabilidad de la empresa.

Si quieres agregar otra contabilidad, ésta será en un directorio diferente ya que el sistema no permitirá la creación.

Campos de este proceso

Campo Descripción

Período Selecciona el mes que quieres crear.

Ejercicio Selecciona el año a que corresponderá el mes del período.

Directorio o alias Indica la ruta donde se va a crear el archivo del período.

Nota:

La ruta deberá ser diferente ya que el sistema no dejará crear la base de datos para evitar incongruencias.

Problemas / Soluciones

PROBLEMAS SOLUCIONES

El directorio o alias no existe o no corresponde al driver especificado Indica correctamente la ruta o alias donde se guardará el archivo de registro del período, si el campo se encuentra en blanco nos mandará este mensaje.

Ya existe una base de datos válida en este período o alias. No se puede continuar con el proceso. Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no tenga alguna base de datos

Crear nuevos períodos

Con esta opción tendrás la posibilidad de crear un siguiente período en base a los saldos finales del período anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo período en ceros; además de poder crear un período siempre y cuando no haya sido creado.

7) Alta en el catalogo de cuentas

1. Menú Archivos, seleccionar Catalogo de cuentas

2. Menú Edición, seleccionar Agregar. Clic en el botón . O bien

• No. de cuenta: Indica el número de cuenta que va a dar de alta dentro del catálogo.

• Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta.

• Departamental Si dentro de Parámetros del sistema / Cuentas, activas Manejo de departamentos dentro del alta de cuentas, se activará esta casilla, donde definirás que la cuenta tendrá manejo departamental, por lo que se te permite ingresar al botón de Saldo inicial de departamentos.

• Tipo de cuenta Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.

• Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a través de una póliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a través de una póliza de inicio (puedes activar o desactivar el acceso a este campo en los parámetros del sistema).Ver: Parámetros / Captura de saldo inicial Nota: Sólo se podrán registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parámetro "Captura del saldo inicial" desde los Parámetros del sistema / Carpeta Cuentas.

• Saldo final Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura.

• Presupuesto mensual COI te permite asignar un presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el periodo de trabajo.

• Presupuesto anual Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

• Presupuesto acumulado El sistema acumulará el presupuesto de cada periodo en este campo, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste

En la pestaña Atributos

Carpeta Atributos

Naturaleza acreedora o deudora

Indica la naturaleza contable que tendrá la cuenta.

Pertenece a estos rubros

Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde está dándose de alta la subcuenta.

Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta también visualizará el de la subcuenta.

Contrapartida

Es la cuenta que servirá como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono.

Asociar cuenta

Podrás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarán las cuentas asociadas.

Asociación de cuentas

Desasociar cuenta

Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

8) Eliminar

Acceso

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