Instructivo Para El Manejo De Los Inventarios Fiscales

INTRODUCCION

El Departamento de Administración ha desarrollado en esta ocasión el presente instructivo el cual proporciona a los usuarios una guía en cuanto a los procesos que se le da a los Activos Fijos y los respectivos trámites, contribuyendo así con la centralización, unificación y conservación de nuestra información.

El fin primordial es el de guiar al usuario que en desarrollo de sus funciones debe de desarrollar estos tipos de tramites por tal motivo se presentan los formatos que son de uso necesario, con el objetivo de tener un control en los distintos procesos y en especial a que luego del trámite la información sea completa y cumpla con la normatividad vigente.

ALTA DE BIENES

(SOBRANTES DE BIENES)

Este término se refiere que al realizarse la verificación a la propiedad, planta y equipo en servicio de las dependencias y se encuentran bienes que no están incluidos en el informe de propiedades, planta y equipo se toma como “Sobrantes de Bienes en Servicio”

En caso de encontrarse con bienes por fuera de los inventarios fiscales asignados a cada responsable en las distintas dependencias, el primer paso para llevar a cabo este proceso es el de verificar si efectivamente el bien no se encuentra posiblemente asignado a otra persona o en otra dependencia o centro de costo.

Si efectivamente este bien no se encuentra asignado en ningún lugar de la unidad y a ningún responsable el paso a seguir es el de buscar la procedencia de éste tipo de bienes y todo tipo de documentación donde se muestre las características principales de este activo fijo, es decir, VALOR, COLOR, SERIES y entre otra serie de características básicas con las cuales se pueda diferenciar de otros bienes similares. En caso tal de no encontrarse y desconocer el valor sobre el bien a tratar se designa a un perito el cual es el encargado de practicar el respectivo avalúo del bien.

Luego de encontrar estos requisitos se procede a colocarse en contacto con el Jefe de Propiedad, Planta y Equipo de la unidad, para así aclarar cualquier duda que se tenga con respecto al proceso en desarrollo y así informarlo de la novedad encontrada, posteriormente mediante un oficio el responsable de los bienes a incluir en el sistema SILOG, solicita al Sr. Ordenador del Gasto el ingreso de los mismos debido a que se encontraron como Sobrantes de Inventarios e iniciar el respectivo proceso de Alta o también llamado Incorporación de Activos Fijos basándose en el debido “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables Para el Manejo de Bienes En El Ministerio de Defensa Nacional” o también llamado “Manual de Bienes” .

En caso de que sea nacimiento de semovientes el responsable informara al Jefe de Departamento de Administración con la intensión de que se realice una Entrada de Almacén por medio de Almacenista General basándose en el acta de avalúo de nacimiento en la cual se especificarán las características individuales, cantidad y la vida útil estimada, lo cual sirve de base para la elaboración de la entrada de almacén, la cual será expedida por el médico veterinario y así incorporarse a los Activos Fijos de la unidad.

El formato usado para este trámite es el establecido por El Sr. Jefe de Operaciones Logísticas (Ver anexo 1)

TRASPASO DE BIENES

Se define como el procedimiento mediante el cual se cambia la ubicación física de los bienes dentro de la Unidad, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien los recibe.

Todo traslado de bienes debe ser informado de manera inmediata al Jefe de propiedades, planta y equipo en servicio, para que proceda a la respectiva actualización de los mismos.

Es decir que si se realiza algún movimiento de un bien dentro de la misma dependencia existe un formato llamado “FORMATO DE TRASPASO DE BIENES” (Ver anexo 2), el cual se debe diligenciar

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