INSTRUCTIVO PARA ELABORAR EL INVENTARIO FÍSICO

1. OBJETO

Este instructivo tiene como objetivo definir la secuencia lógica de las actividades necesarias para realizar inventario físico de almacenes.

1. ALCANCE

Aplica a todas las áreas de La compañía que tengan a su cargo almacenes de inventario, inicia desde la planeación del inventario hasta el ajuste del inventario en el sistema.

1. DEFINICIONES

3.1: INVENTARIO: Bien tangible de consumo disponible en bodega para la operación normal de las actividades de la compañía y que sus registros contables afecten la cuenta de INVENTARIOS al momento de su ingreso y su salida afecta directamente el centro de costo del solicitante.

3.2 SEVEN: sistema ERP (Se hace referencia específica al módulo de inventarios).

3.3 ALMACENISTA: Encargado del almacén.

3.4 Compañía: Nombre que hace referencia a Stork Technical Services Holding B.V. Sucursal Colombia, o La compañía., o Asset Management Solutions S.A.S., o en general cualquier empresa del Grupo Stork.”

1.  RESPONSABLES

1.  RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO DE ESTE INSTRUCTIVO: Líder Gestión Logística  

1.  RESPONSABLE POR EL CONTROL DE ESTE INSTRUCTIVO: Líder Gestión Logística 

1.  RESPONSABLE POR LA APLICACIÓN DE ESTE INSTRUCTIVO: Líder Cadena de Suministro

1. DESCRIPCIÓN

Para la realización de un inventario físico el almacenista o el encargado del almacén debe seguir los siguientes pasos:

1.  PLANEAR EL INVENTARIO FÍSICO:

El personal de logística deberá avisar al contrato mínimo 2 días de anticipación, en caso de requerirse mayor tiempo este puede ser concertado entre las partes, en este tiempo el personal del contrato deberá:

•  Organizar la bodega e identificar el producto con código para facilitar el conteo.

•  Definir el personal del contrato a participar en el inventario.

•  Verificar y realizar todas las salidas y movimientos pendientes a la fecha de inicio del inventario (no puede haber un movimiento pendiente).

5.2 REALIZAR CORTE DE DOCUMENTOS:

Para el corte de documentos se debe tener en cuenta lo siguiente:

•        Últimas entradas: se debe solicitar a los encargados de realizar facturas proveedor que afecten el inventario las últimas 5 facturas que hayan hecho, una vez se haga esto no se podrán realizar adicionales hasta finalizar el inventario, si ha llegado producto que no esté facturado este deberá separarse e identificarse para evitar ser contado.

• Últimas salidas: se deberán solicitar la última salida con sus respectivos soportes, no podrá haber ni una salida pendiente antes de iniciar el conteo físico.

• Traslado pendiente: se deberán solicitar que el último traslado solicitado efectivamente haya sido realizado por el personal encargado en Neiva.

• Informe artículos pendientes por recibir: se debe bajar del SEVEN el informe artículos pendientes por recibir el cual me indica todos los productos que MASA ya compró y que no han sido facturados por el proveedor algunos de estos ya han podido llegar físicamente.

NOTA: “DURANTE EL INVENTARIO NO SE PODRÁ REALIZAR NINGÚN MOVIMIENTO EN EL SISTEMA Y EL MÍNIMO DE MOVIMIENTOS FÍSICOS DE SER NECESARIO DEBERÁN DOCUMENTARSE Y TENER EL VISTO BUENO DEL ENCARGADO DEL INVENTARIO.

5.3 REALIZAR ACTA INICIO DE INVENTARIO:

Se debe diligenciar el acta de inicio de conteo de acuerdo al FORMATO “ACTA INICIO INVENTARIO FÍSICO” en la cual se debe diligenciar toda la información requerida y ser firmada por los participantes del inventario y el coordinador del contrato, en esta acta deben quedar claro los equipos definidos para cada conteo y las funciones de cada uno de los participantes.

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