Instrumentos y técnicas de control

Instrumentos y técnicas de control:

La función gerencial de control es la medición y corrección del desempeño para garantizar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para alcanzarlos se logren, y se relaciona estrechamente con la función de planear, de hecho algunos autores sobre administración consideran que estas funciones no pueden separarse. Sin objetivos y planes, el control no es posible porque el desempeño debe medirse frente a los criterios establecidos.

El control es el poder renovador de la administración, la clave de esta última afirmación reside en el papel del control como agente retroalimentador en el proceso administrativo.

Control de la acción empresarial

1. Establecimiento de patrones
2. Medición del desempeño
3. Comparación entre el desempeño actual y el patrón
4. Toma de una acción correctiva.

Técnicas de control:

Son las herramientas que auxilian al administrador para llevar a cabo el proceso de control. Las técnicas de planeación son, a su vez, de control y en esencia los controles no son más que sistemas de información.

Sistemas de información:

• Contabilidad
• Auditoría

            financiera

            administrativa

• Presupuestos (los planes, programas y objetivos se encuentran plasmados en términos cuantitativos)
• Reportes, informes
• Formas ( Ejemplos son tarjetas de control, hasta póliza de contabilidad)
• Archivos (memoria, expedientes, etc)
• Computarizados
• Motorizados

Gráfica, diagramas

• Proceso, procedimientos, gantt, etc

Estudio de métodos

• Tiempo y movimientos, estándares, etc.

Métodos cuantitativos

• Redes
• modelos matemáticos
• investigaciones de operaciones
• estadísticos
• cálculos probabilísticos
• programación dinámica.

Control interno, programas.

Instrumentos del control:

Por definición un instrumento es cualquier objeto que se usa como medio para alcanzar un fin. Es por lo tanto, un medio o recurso, para arribar a lo que se desea conseguir.

En el control, los instrumentos son aquellos que a través de los cuales se llegan a las técnicas que se aplican en esta última etapa del proceso administrativo, y son por ende esenciales para que el control cumpla su función.

Algunos ejemplos de instrumentos son:

• Pareto: El principio de Pareto, más conocido como la regla del 80/20 o la ley de los pocos vitales, establece que para la mayoría de los eventos, el 80% de los efectos se derivan del 20% de las causas. Sin embargo, lo verdaderamente importante es el principio implícito: aplicar el mínimo esfuerzo en el área de mayor apalancamiento.
• Gráfica de dispersión:El diagrama de dispersión es una herramienta estadística utilizada para estudiar la relación entre dos variables. Por ejemplo, entre una característica de calidad y un factor que le afecta.
• Histogramas: Un histograma es un gráfico de barras verticales que representa la distribución de frecuencias de un conjunto de datos.Es especialmente útil cuando se tiene un amplio número de datos que es preciso organizar, para analizar más detalladamente o tomar decisiones sobre labase de ellos.
• Causa-efecto: Un diagrama causa-efecto es la representación gráfica de  todas las relaciones lógicas que existen entre las causas que producen un efecto correctamente definido. Como característica más significativa podemos destacar:mejorar un bien o servicio, reducir o eliminar deficiencias, modificar procedimientos y metodologías de trabajo.
• Estratificación: Esta herramienta separa los datos para que los patrones de distribución de dos o más grupos se puedan distinguir.A cada grupo se le denomina estrato. El objetivo es aislar la causa de un problema, identificando el grado de influencia de ciertos factores en el resultado de un proceso.
• Gráfica de control: Las gráficas de control constituyen un mecanismo para detectar situaciones donde las causas asignables pueden estar afectando de manera adversa la calidad de un producto. Cuando una gráfica indica una situación fuera de control, se puede iniciar una investigación para identificar causas y tomar medidas correctivas.
• Hoja de chequeo o listas de verificación: Las “listas de control”, “listas de chequeo”, “check-lists” u “hojas de verificación”, son formatos creados para realizar actividades repetitivas, controlar el cumplimiento de una lista de requisitos o recolectar datos ordenadamente y de forma sistemática.

Una de las claves principales para que un sistema de control interno sea exitoso es que los técnicas e  instrumentos de control deben tener la flexibilidad necesaria para permitir que las labores adelantadas a diario en la compañía sean ejecutadas con un margen de libertad justo lo que requiere que el trabajador tome decisiones por sí mismo y demuestre un grado suficiente de autonomía. Esta no solo es una medida para que el trabajador asuma el liderazgo del proceso a su cargo, sino para que comprenda la importancia de su función en la compañía.

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