Clasificacion de instrumentos y tecnicas de control

Clasificación de instrumentos y técnicas de control.

En este ensayo veremos las diferentes técnicas que usan los administradores para poder tener el control en una empresa, así como los instrumentos que estos emplean para poder llegar a su fin, debemos tener en cuenta que, al ser demasiadas, solo mencionaremos los más reconocidos o los más eficaces, y al final de este documento redactado, usted podrá comprender cuales son las técnicas más usadas y cuales las más eficaces.

Para comenzar debemos entender que las herramientas son aquellas cosas que auxilian al administrador para poder llegar a un fin, mientras que las técnicas son los sistemas de información que maneja este mismo.

Podemos encontrar entre estas la Grafica de Gantt la cual es una herramienta que permite al usuario el poder moldear la planificación de las tareas necesarias para poder realizar un proyecto, y así poder marcar en cuanto tiempo serán llevadas aquellas tareas para así poder finalizar con el proyecto, en la imagen podemos observar unas series de actividades y el tiempo que necesitarán para ser completadas.

Esta herramienta generalmente la maneja el director del proyecto que le permite realizar una representación grafica del progreso de este, pero además es un buen medio de comunicación para las personas involucradas en el proyecto.

Después podemos encontrar el Formato de Control de Calidad el cual es una estrategia para asegurar el cuidado y la mejora continua en la calidad ofrecida.

Su objetivo es el establecer un control de calidad el cual busca ofrecer y satisfacer a los clientes al máximo y conseguir los objetivos de la empresa.

Algunas de las ventajas son:

• Muestra el orden, la importancia y la interrelación de los distintos procesos de la empresa

• Se realiza un seguimiento más detallado de las operaciones.

• Se detectan problemas antes y se corrigen fácilmente.

El siguiente a analizar es la Ruta Critica el cual es un método algorítmico utilizado para el cálculo de tiempos y plazos en la planificación de proyectos.

El método de la ruta crítica consta de dos ciclos:

1. Planeación y Programación.

2. Ejecución y Control.

• El primer ciclo terminara hasta que todas las personas responsables de los diversos procesos que intervienen en el proyecto estén plenamente de acuerdo con el desarrollo, tiempos, costos y elementos utilizados.

• El segundo ciclo termina al de hacer la última actividad del proyecto.

Ahora pasaremos a algo un poco más laborioso pero efectivo, el método de Archivo, es el conjunto orgánico de documentos producidos por personas físicas o jurídicas, publicas y/o privadas, que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, los mismos son conservados, clasificados, organizados y administrados.

Tiene como función:

• Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa

• Asegurar la perfecta conservación de los documentos

• Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa

• Almacenar los documentos debidamente ordenados y clasificados

• Asegurar la recuperación de información

• Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado

• Proporcionar información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados dentro de la institución

Según la autora Antonia Heredia Herrera, la función principal de un Archivo en tres fases: "Recoger, Conserva y Servir, con variantes como Reunir y Custodiar"

Bueno ahora es tiempo de pasar a un método y a una herramienta usada desde hace mucho tiempo, y que es infalible, el uso de los Reportes e Informes.

Existen múltiples tipos de reportes e informes, pero pueden clasificarse en:

a) Informes de Control

b) Reportes de información

Y para poder diseñar alguno de estos es importante tener en cuenta varios factores.

I. Cada reporte o informe debe referirse a un solo tema a fin de evitar confusiones.

II. Debe revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.

III. Debe haber claridad concisión, deben ser cortos y claros para que la persona que los recibe pueda recibir con precisión y claridad el mensaje.

Pasemos con algo más automatizado, los Sistemas Administrativo Computarizados son un conjunto de partes interdependientes por medio de una computadora que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, podemos encontrar varios tipos

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