Introducción a la administración de las compras

                   INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL[pic 1][pic 2]

   Escuela Superior de Comercio y Administración[pic 3]

        Unidad Santo Tomás

Licenciatura en Relaciones comerciales

Compras

Unidad I y Matrices

           Profesora: Marisela Castro Moreno

Integrantes:

Carranza García Itcel Nayely

Cruz Daniel Cinthia Elizabeth

Flores Escobar María Fernanda

Ramírez Soria Fernando

Sánchez Lira Nadia Isabel

                      4RM20

12 de febrero del 2019

Índice

Introducción

La mayoría de las empresas constituidas actualmente cuentas con un área o departamento de compras y forma parte de las actividades diarias, especialmente de las empresas de giro comercial.

Sin embargo, los distintos tipos de estructura corporativa y las diferencias de enfoque y de visión han provocado que esta área no tenga la misma visibilidad que tienen otros departamentos, inclusive en ocasiones se le confunde con la oficina de atención al cliente, o se piensa que está vinculado al marketing; y otras veces se la relaciona con la contabilidad o la gestión financiera.

El siguiente desarrollo tiene como objetivo describir el área, funciones básicas y específicas, así como la relación que tiene con otros departamentos de la empresa, resaltando la importancia de su buen funcionamiento.

1.1 Concepto y objetivo de la administración de compras.

Es la actividad y área que se encarga de suministrar en las mejores condiciones posibles, a cada una de las áreas de una empresa, de materiales (materias primas, materiales, productos semielaborados, productos terminados, bienes y servicios) para lograr los objetivos propuestos por la misma administración de manera oportuna.

Su objetivo es planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar las actividades, procesos y operaciones que permitan obtener los suministros para una organización.

1. Características del área de compras

• Organizada: se necesita organización para cumplir con un trabajo eficaz.
• Funcional: que cumpla el fin con el que fue hecha.
• Coordinada: debe trabajar en sinergia con las otras áreas de la empresa.
• Oportuna: realizar sus funciones oportunamente para cumplir en tiempo y forma.
• Eficiente: que cumpla con los requerimientos de calidad solicitados.
• Con personal capacitado: conseguir empleados competentes.

1.1.2 Objetivos del área

• Cumplir con las funciones de compra.
• Manejar el flujo de dinero.
• Satisfacer las necesidades de los departamentos abasteciendo de manera oportuna y eficaz

1. Organigrama

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Ilustración 2. Organización interna de un departamento de compras de una empresa que comercializa pinturas.

1.1.4 Funciones

La función del área de compras es vital para el éxito comercial de las empresas.

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1.1.5 Descripción y análisis del puesto

Jefe de compras

Función básica: es responsable de procurar y adquirir oportunamente a nombre de la empresa, los mejores términos de precio, calidad y servicio, los materiales, equipo y refacciones necesarias, para la operación de la empresa de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos y mantener una coordinación armoniosa de todos los miembros del departamento para llevar a cabo el logro de los objetivos propuestos, en forma integral.

Funciones específicas:

• Evaluar la eficiencia de todos los miembros del departamento.
• Cotizar y seleccionar proveedores.
• Anotar en las requisiciones la cotización.
• Firmar todos los pedidos.
• Activar todos aquellos pedidos cuya fecha de embarque esté vencida.
• Comunicarse con la unidad o con el sub-gerente general sobre modificaciones que hagan los proveedores en relación con la negociación inicial de todos los pedidos.
• Hacer la calificación de aquellos pedidos fincados por él.
• Cancelar pedidos cuando la situación lo amerite y se pueda conseguir otro proveedor.
• Proporcionar información que las unidades requieran.
•  Tener informados a los proveedores sobre las políticas y procedimientos que la compañía tiene establecidos para cualquier tipo de negociación.
• Establecer en coordinación con su jefe inmediato las políticas del departamento y vigilar su cumplimiento.
• Mantener informado a su jefe inmediato mediante reportes de actuación y entrevistas personales.
•  Tener informado al personal sobre cambios en las políticas y procedimientos de la empresa o del departamento.
• Supervisar a sus subalternos.
•  Coordinar la labor del departamento de compras en relación con los demás departamentos.
•  Desarrollar cualquier función o actividad que el jefe inmediato le asigne.
• Informar al jefe inmediato sobre las modificaciones en precios de los Pedidos en forma total mensualmente y parcial cuando son las modificaciones.
• Reportar al jefe inmediato sobre los anticipos a cuenta de pedidos.

Auxiliar de compras

Función básica: auxiliar al jefe de compras en las funciones administrativas del departamento, así como permisos de importación y control de la mercancía en tránsito.

Funciones específicas:

• Tramitar y expeditar las solicitudes de cheques para anticipos aprobados por el jefe.
• Tramitar y conseguir los permisos de importación requeridos por el jefe del departamento y/o del comprador.
• Controlar y vigilar la mercancía en tránsito con la finalidad de llevar un control eficiente de los embarques y tiempos de entrega.
• Hacer el cálculo de máximos, mínimos, punto de reorden y cantidad a reordenar de aquellas requisiciones que lleguen al departamento de compras para abastecimiento del bien o servicio.
• Es responsable de mantener la existencia necesaria de papelería y misceláneos que requiera el departamento.
• Llevar el historial de los miembros del personal en forma actualizada.
• Informar al jefe de forma periódica, acerca de las funciones administrativas que realiza.
• Supervisar el trabajo de sus subordinados directos.
•  Orientar a todos los miembros del departamento.
• Desarrollar todas las actividades que sean asignadas por el jefe inmediato.

Comprador

Función básica: es responsable de adquirir los materiales y refacciones que le sean asignados, a los mejores precios y condiciones de calidad, servicio y pago necesario para la operación de la empresa, de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos.

Funciones específicas:

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