INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución.

Además del servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra. .

Con la orden de compra el servicio que realizó el requerimiento podrá recibir el material solicitado y tener control sobre requerimientos no satisfechos, requerimientos con órdenes de compra emitidas y saldos que debe entregar el proveedor.

OBJETIVO

Aplicar criterios, procedimientos y políticas que permitan adquirir materiales e insumos en condiciones más ventajosas para la empresa en precio, plazo, condiciones de entrega, cumplimiento de compromisos y sobre todo calidad.

1.1.1 CARACTERISTICAS DEL AREA DE COMPRAS

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.

Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.

1.1.2 OBJETIVOS DEL AREA

2 Controlar el flujo ininterrumpido de bienes y servicios.

3 Mantener un inventario mínimo.

4 Garantizar la calidad.

5 Buscar fuentes y desarrollar proveedores seguros que brinden soluciones valiosas y económicas, productos de calidad y un servicio óptimo al Estandarizar los artículos comprados.

6 Comprar al costo más bajo posible.

7 Mejorar la presencia competitiva en el mercado del Memorial.

1.1.3 ORGANIGRAMA

El organigrama es un marco y campo de acción, el cual define tareas, organiza actividades (división del trabajo) refleja autoridad, obligación y responsabilidades, define el tramo de control y está sujeto a procesos y procedimientos de trabajo en la organización para el logro de los objetivos y metas generales.

El organigrama se elabora de acuerdo a las necesidades de cada empresa, pero hay factores que marcan su amplitud, sus responsabilidades y sus funciones, como son el tamaño de la empresa, la necesidad de compactar funciones en pocas áreas, los criterios de considerar a esta área técnica o administrativa o ambas, el asignar actividades o tareas atípicas de la actividad, entre otras.

A continuación exponen algunos modelos de organigrama del área de compras.

FIGURA 1. TRADICIONAL

FIGURA 2. COMPETITIVO

FIGURA 3. DIVERSO Y COMPETITIVO

1.1.4 FUNCIONES

• a) Investigación, evaluación y selección de proveedores y precios.

• b) Relaciones comerciales

• c) Desarrollo del área y del personal (compras - control de inventarios)

• d) Recepción, análisis y registro de requisiciones

• e) Elaboración, emisión y envío de solicitudes de cotización

• f) Selección de proveedores

• a) Elaboración, emisión, envío y seguimiento de órdenes de compra

• b) Coordinación de los sistemas de recepción, almacenaje, cuidados y entrega de materiales.

• c) Aseguramiento de la calidad de materiales y servicios (actividad compartida)

• d) Concretar convenios y contratos con proveedores

• e) Seguimiento de las actividades post compra con proveedores (revisión y pagos)

• f) Levantamiento de inventarios

• g) Auditoría interna administrativa (procesos, actividades y documentos)

• h) Supervisión de almacenes y bodegas

• i) Investigación de mercados

• j) Prever situaciones de mercados

• k) Minimizar o eliminar la interrupción de los procesos de construcción por falta de materiales

• l) Minimizar o eliminar perdidas por mermas, robos, controles, entre otros.

1.1.5 DESCRPCIÓN Y ANALISIS DEL PUESTO

Su objetivo es realizar las mejoras compras posibles para la empresa.

Es el encargado de vigilar que el departamento de compras esté trabajando como debe y así alcanzar los objetivos del departamento y de la empresa.

Da prioridad a los asuntos más importantes a tratar y los resuelve.

Responde ante el gerente administrativo.

Pide asesoría al gerente administrativo, cuando tenga un problema grave. Revisa periódicamente la que no falte mercancía en la empresa.

1.2 RELACIÓN DEL AREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

1.2.1 INGENIERIA Y PRODUCCIÓN

El Departamento de Producción necesitará de esas MP y los otros materiales para transformarlos en PT.

Semanalmente se prepara un programa de lo que se va a trabajar en las plantas y por tanto se revisan las existencias y se establece si hay suficiente o no y en el caso de no haberlo, se comunican con Depto. de Compras, ya sea para que agilice el ingreso, pues puede que el

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