UNIDAD 1 INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

UNIDAD 1

INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

1.-Se define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado.

2.-Aquirir productos y servicios en la cantidad, calidad, precio, momento, sitio  y proveedor justo o adecuado, buscando la máxima rentabilidad de la empresa y logando con ella una motivación para que le proveedor desee seguir realizando sus negocios con su cliente.

MISION DE COMPRAS

Detectar las prioridades competitivas necesarias para cada producto o servicio tomando en cuenta lo siguiente:

>Costo de producción: Bajos

>Entrega y distribución: Rápida

>Producto y Servicios: Calidad

OBJETIVOS DE COMPRAS

Los objetivos fundamentales de toda compra se pueden resumir del modo siguiente:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.
• Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
• Evitar duplicidades, desperdicios o inutilización de los materiales.
• Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en loa adecuado de los mismos para el uso en que los destinan.
• Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y servicio requerido.
• Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que los costos de material se refieren.

¿Por qué tomar en serio la función de compras?

1.- Se torne en elemento fundamental para el desarrollo productivo, convirtiéndose en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporte el engranaje competitivo de los diferentes productos que más se ofertan en el de mercado.

1.1.1 CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DE COMPRAS

-Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.
- Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que la abastecedor ofrece.
- El comprador decide que adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta y demanda)
- No compres se pacte con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.
- Un comprador capaz debe vaticinar le evolución futura del mercado.
-En suma, el responsable del abastecimiento  debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.
-Calidad-precio-tiempo de entrega-cantidad.

Funciones del departamento de compras

Su función primordial es ayudar a producir más utilidades en la  empresa.
En la empresa pequeña es el propietario  quien hace la compra de los materiales. A medida que se crece se requiere de la participación de una persona especializada en este función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras.

Funciones propias.
1.- Atender oportunamente a los proveedores.
2.-  Recibir muestras y cotizaciones.
3.- Analizar y definir  nuevos productos en forma oportuna.
4.- Análisis y esa estación de nueva lista de precios.
5.- Revisar y actualizar la base de datos.
6.- Negocios descuentos y condiciones de pago.
7.- Visitar la competencia y el medio.
8.- Almacenes propios de la compañía.
9.- Visitar las bodegas o centros de distribución y zonas de almacenaje y despacho de mercancías.
10.-Determinar las cantidades de compra.
11.- Tomar decisiones rápidas en coordinación con otras áreas de la empresa.
12.- Estar atento de que los almacenes piden oportunamente la cantidad suficiente de mercancía.

1.1.2 OBJETIVOS DEL ÁREA 

Los objetivos generales de un departamento de compras son:

Establecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de la empresa.
Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, con la mejor calidad, el producto controlado, dentro del menor tiempo posible, con capacidad y disponibilidad adquisitiva asegurada, y con cumplimiento honesto.
Desarrollar y administrar las compras.
Establecer  proveedores bien evaluados.
Esther informados de los cambios tecnológicos que pueden surgir en el uso de los materiales, para poder traducirlos en mi ahorro de costos, mejora de calidad en materiales o artículos, mejora de servicios de adquisición y distribución.

1.1.3 ORGANIGRAMA

[pic 1]

[pic 2]

[pic 3][pic 4][pic 5]

[pic 6][pic 7][pic 8]

[pic 9][pic 10][pic 11]

[pic 12]

[pic 13]

1.1.4 FUNCIONES 

El departamento de compras no puede cumplir función de forma aislada. El organización debe permitir la coordinación de las tareas a realizar la conexión con otros departamentos de la empresa. Para ello se tiene en cuenta:
Los presupuestos en laborados por el departamento financiero.
Les necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
Los cálculos realizados por el personal del del de gestión de stocks y de almacén.
Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Proceso de función

1.- Adquisiciones: acción que consiste en el quieres los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos del empresa, es cuál es deben ajustarse los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.

2.- Guarda y almacenaje:  es el proceso de recepción, clasificación,inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).
3.- Proveer a las demás áreas: una vez que el departamento de compras sea suministrado de todos los materiales necesarios, es obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas 
4.-  Responsable de la adquisición  de suministros y repuestos.
5.- Evaluar las cotizaciones manejo de la cartera de proveedores.
6.- Crogramación y seguimiento de órdenes de compra.
7.- Coordinar con proveedores la negociación de cotizaciones.
8.- Garantizar el abastecimiento oportuno del área.

...