LA PLANEACIÓN DE TIEMPOS Y COSTOS COMO ESTRATEGIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

LA PLANEACIÓN DE TIEMPOS Y COSTOS COMO ESTRATEGIA EN LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Cada vez es más frecuente que las organizaciones, independientemente de su naturaleza, pretendan logar sus objetivos mediante la realización de actividades a través de proyectos y no con esfuerzos aislados y dispersos. Por tanto, la administración de proyectos constituye una herramienta muy poderosa en los negocios ya que permite focalizar las acciones y estrategias de las organizaciones contribuyendo a la maximización de sus beneficios optimizando sus recursos. La planeación de tiempos y costos es fundamental en la administración de un proyecto ya que permite incrementar las posibilidades de éxito durante la ejecución del mismo.

La organización del trabajo a través de proyectos es considerada como una estrategia integral que contribuye de forma considerable al logro de los objetivos de las empresas y es necesario que desde su formulación y evaluación, el proyecto posea un plan estratégico en el proceso de planeación de los tiempos y costos de un proyecto como parte de su propia administración.

Desarrollo

Según Parodi (2001), un proyecto consiste en un conjunto de actividades que se encuentran interrelacionadas y coordinadas; la razón de ser de un proyecto es alcanzar objetivos específicos dentro de los límites que imponen un presupuesto y un lapso de tiempo previamente definidos.

Un criterio diferenciador entre los proyectos es, su ciclo de vida ya que aún y cuando las fases por las cuales debe atravesar cada proyecto durante su existencia sean similares, la duración de las mismas está asociada directamente con el tipo proyecto; por tanto, la configuración del ciclo de vida entre un proyecto y otro depende de su propia naturaleza.

El arranque del proyecto se da en el momento en que se da inicio con las actividades asociadas con él; por su parte, el nivel de esfuerzo se incrementa paulatinamente para posteriormente descender y desaparecer en el momento en que el proyecto concluye. Las múltiples actividades que integran a los proyectos tienen características distintas; sin embargo, deben estar sujetas, al menos, a dos condiciones: tiempos y costos.

El tiempo se descompone para propósitos analíticos en el tiempo requerido para completar los componentes del proyecto que es, a su vez, descompuesto en el tiempo requerido para completar cada tarea que contribuye a la finalización de cada componente. Cuando se realizan tareas utilizando gestión de proyectos, es importante partir el trabajo en pedazos menores para que sean fáciles de seguir.

El costo de desarrollar un proyecto depende de múltiples variables incluyendo costos de mano de obra, costos de materiales, administración de riesgo, infraestructura (edificios, máquinas, entre otros.), equipo y utilidades. Cuando se contrata a un consultor independiente para un proyecto, el costo típicamente será determinado por la tarifa de la empresa consultora multiplicada por un estimado del avance del proyecto.

Las estimaciones, tanto de tiempo como de costos, son fundamentales para la elaboración de los programas de trabajo y responsabilidades; la determinación de la duración y costo del proyecto; los requerimientos de flujos de efectivo; la definición de rutas críticas de progreso en las fases del proyecto; entre otros.

Frecuentemente, las estimaciones son realizadas a partir de experiencias similares precedentes, las cuales permiten hacer inferencias relacionadas con los tiempos y costos requeridos en la ejecución de los proyectos; sin embargo, es necesario añadir técnicas de estimación que permitan perfeccionar la información histórica.

Estimación de tiempos y costos

Existen distintos tipos de métodos que permiten estimar tiempos en la administración de un proyecto. Es imprescindible considerar: la duración total del proyecto, fecha de inicio y fin de cada una de las actividades así como el conocimiento que tendrá el atraso o desfase en la realización de las tareas individuales que forman parte del proyecto.

Los atrasos

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