LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cada empresa las las funciones de una unidad administrativa, dichas funciones se traducen en lo que denominamos procesos y que entregan como resultado un producto o servicio especifico.

Dichos manuales incluyen además los puestos o unidades administrativas que intervienen además incluyen objetos y sistemas, precisando su nivel de participación. También Suelen contener en algunos casos ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios como normativas y políticas particulares de cómo se aplican dichos limites o lineamientos de actuación, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar el correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.

En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia.

OBJETIVOS

• Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de cada uno de los procesos y procedimientos.

• Disminuir la improvisación y los errores.

• Incorporar a los sistemas y procedimientos administrativos, la utilización de herramientas que ayuden a agilizar el flujo de información y de esta manera facilitar el entendimiento, para ayudar a la toma de decisiones (Impactando la gestión departamental y producto de la sumatoria de los mismos mejorar la gestión institucional).

• Vincular la realidad con los procesos documentos y Emprender acciones de mejora.

• Contribuir al enriquecimiento del compendio documental municipal y a la consolidación de la institucionalización de procesos operativos y administrativos en lo referente gestión del capital humano como recurso que agrega valor a los servicios prestados en el municipio de Valparaíso.

• Proporcionar una herramienta que facilite el proceso de inducción y capacitación del personal nuevo e incentivar la poli funcionalidad al interior de cada Área, Departamento, Sección, Oficina, etc..

• Contribuir a precisar las funciones y responsabilidades de los miembros de la organización;

• Ser documentos de consulta.

Su Función

Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento facilitando la capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

Interviene en la consulta de todo el personal.

Proporciona ayudas para el emprendimiento en tareas como;

• la simplificación de trabajo

• análisis de tiempos

• delegación de autoridad

• eliminación de pasos Etc.

Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar una alteración sobre el modelo.

Determina de forma sencilla las responsabilidades por fallas hechas bajo paradigmas.

Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y estudio de desempeño. Así como también aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo sin necesidad de estar acudiendo tanto tiempo hacia el personal. Ayudando también a la coordinación de actividades y evitar duplicidades, regulando a su vez la carga laboral.

Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Los Manuales

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