Manual De Procedimientos

CONCEPTO Y OBJETIVO

El manual de procedimientos es una guía fundamental en una organización ya que tiene por escrito los procedimientos administrativos de una empresa, trae consigo una gran variedad de beneficio, la reducción de gastos generales, control de actividades, el mejoramiento de la eficiencia de las operaciones, reducción de costos, sistematización e información de las actividades, guía de trabajo a ejecutar, revisión constante y mejoramientos de las políticas y procedimientos.

A su vez da a conocer los cambios efectuados en la empresa para poder realizar y dar a conocer los mejoramientos de la organización.

Es por ello que se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

Todo ello con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que le proporcionan, evitando la duplicidad de esfuerzos.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU AREA DE APLICACIÓN

El manual de procedimiento de la refaccionaria Víctor Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. Presenta una visión integral de cómo opera una Unidad Responsable. Establece los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de las funciones de una unidad responsable. Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, conocer los procesos que se realizan en su ámbito de competencia, lo que le facilita, en un momento dado, la toma de decisiones. Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo. Facilita a los órganos superiores supervisar el trabajo, verificando así el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Funciona como herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones. Sirve como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la unidad administrativa a la que ingresa. Evita la interrupción de actividades cuando se den cambios de personal. Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

CONTENIDO DEL MANUAL

Conocer el funcionamiento interno de los órganos administrativos de la Dependencia a través de la descripción de las actividades secuenciales, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya que el documento expone, qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse para realizar sus rutinas de trabajo.

Así mismo, el Manual de Procedimientos permite uniformar y controlar el desempeño de las actividades laborales, además de construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada área en un documento denominado “Manual de Procedimientos”, es la de conformar en un cuerpo integrado las diversas actividades ordenadas de un área para evitar la dispersión y facilitar su consulta, mejora y control.

Índice

1. Concepto y Objetivo

2. Clasificación según su área de aplicación.

3. Contenido del manual

4. Introducción

4.1.1 Objetivo

4.1.2 Políticas, normas y áreas de responsabilidad

4.1.3 Descripción analítica del procedimiento

4.1.4 Formato, reporte e instructivos de llenados

5. Etapas para su elaboración

5.1.1 Definición de los objetivos del manual

5.1.2 Definición y diseño de las fuentes de información

5.1.3 Recopilación, integración y análisis de la información

5.1.4 Elaboración de los diagramas e instructivos para el llenado de las formas

5.1.5 Estructuración

5.1.6 Recomendaciones generales

6. Glosario

7. Conclusión

INTRODUCCION

La elaboración de este manual tiene como objetivo dar a conocer las herramientas de trabajo, cómo están conformadas cada una de las actividades de cada departamento, específicos a lo cual estamos tomando como ejemplo una micro empresa familiar la de “refacciones y automotrices Víctor” denominada como “refaccionaria

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