Manual De Procedimientos

CONCEPTO Y OBJETIVO

El manual de procedimientos es una guía fundamental en una organización ya que tiene por escrito los procedimientos administrativos de una empresa, trae consigo una gran variedad de beneficio, la reducción de gastos generales, control de actividades, el mejoramiento de la eficiencia de las operaciones, reducción de costos, sistematización e información de las actividades, guía de trabajo a ejecutar, revisión constante y mejoramientos de las políticas y procedimientos.

A su vez da a conocer los cambios efectuados en la empresa para poder realizar y dar a conocer los mejoramientos de la organización.

Es por ello que se pretende que la estructuración adecuada del manual, refleje fielmente las actividades específicas que se llevan a cabo, así como los medios utilizados para la consecución de los fines, facilitando al mismo tiempo, la ejecución, seguimiento y evaluación del desempeño organizacional.

Todo ello con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que le proporcionan, evitando la duplicidad de esfuerzos.

CLASIFICACIÓN SEGÚN SU AREA DE APLICACIÓN

El manual de procedimiento de la refaccionaria Víctor Constituye una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de ejecutar un trabajo determinado. Presenta una visión integral de cómo opera una Unidad Responsable. Establece los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de las funciones de una unidad responsable. Permite al responsable de ejecutar los procedimientos, conocer los procesos que se realizan en su ámbito de competencia, lo que le facilita, en un momento dado, la toma de decisiones. Precisa la responsabilidad operativa del personal en cada área de trabajo. Facilita a los órganos superiores supervisar el trabajo, verificando así el cumplimiento de las actividades de sus subordinados. Funciona como herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones. Sirve como mecanismo de inducción y orientación para el personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a la unidad administrativa a la que ingresa. Evita la interrupción de actividades cuando se den cambios de personal. Propicia un mejor aprovechamiento de los recursos humanos y materiales.

Éste debe constituirse en un instrumento ágil que apoye el proceso de actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas.

CONTENIDO DEL MANUAL

Conocer el funcionamiento interno de los órganos administrativos de la Dependencia a través de la descripción de las actividades secuenciales, además de ser un auxiliar en la inducción del personal de nuevo ingreso, ya que el documento expone, qué deben hacer, cómo deben hacerlo y con quién coordinarse para realizar sus rutinas de trabajo.

Así mismo, el Manual de Procedimientos permite uniformar y controlar el desempeño de las actividades laborales, además de construir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada área en un documento denominado “Manual de Procedimientos”, es la de conformar en un cuerpo integrado las diversas actividades ordenadas de un área para evitar la dispersión y facilitar su consulta, mejora y control.

Índice

1. Concepto y Objetivo

2. Clasificación según su área de aplicación.

3. Contenido del manual

4. Introducción

4.1.1 Objetivo

4.1.2 Políticas, normas y áreas de responsabilidad

4.1.3 Descripción analítica del procedimiento

4.1.4 Formato, reporte e instructivos de llenados

5. Etapas para su elaboración

5.1.1 Definición de los objetivos del manual

5.1.2 Definición y diseño de las fuentes de información

5.1.3 Recopilación, integración y análisis de la información

5.1.4 Elaboración de los diagramas e instructivos para el llenado de las formas

5.1.5 Estructuración

5.1.6 Recomendaciones generales

6. Glosario

7. Conclusión

INTRODUCCION

La elaboración de este manual tiene como objetivo dar a conocer las herramientas de trabajo, cómo están conformadas cada una de las actividades de cada departamento, específicos a lo cual estamos tomando como ejemplo una micro empresa familiar la de “refacciones y automotrices Víctor” denominada como “refaccionaria Víctor” por lo cual estamos basándonos como una guía fundamental de una de las herramientas muy importantes, que es el manual de procedimientos, es el documento que explica la descripción de actividades que se deben seguir en la relación de las funciones de una unidad administrativa o de otras más. Este incluye los puestos o unidades administrativas que intervienen con responsabilidad en la administración.

Contienen información, formularios, autorizaciones de otros documentos necesarios, las maquinas, los equipos de oficina que se utilizan, y otros datos que puedan ser de mayor utilidad para la misma.

En él se encuentra registrada y es transmitida sin distorsión de la información básica que se refiere al funcionamiento de las unidades administrativas de la empresa, son más fáciles las labores de auditoría, la evaluación, el control interno, su vigilancia, la labor de los empleados y en sus jefes si se está realizando o no adecuadamente.

Para esto el manual de procedimiento permite controlar el desempeño de las actividades laborales y construir una base para el análisis del trabajo y un buen manejo de los sistemas, los procedimientos y los métodos. Además de anexar un glosario de términos para poder facilitar su comprensión, éste documento es un instrumento en permanente actualización dispuesto a incorporar las adecuaciones que realicen los órganos administrativos a sus procesos, así como agregar sus nuevos procedimientos.

ANTECEDENTES HISTORICOS

El 30 de noviembre de 1991, un matrimonio joven y emprendedor con un gran esfuerzo decide materializar un sueño, que su prioridad más grande es ofrecerles una mejor calidad de vida a sus hijos quienes son su fuerza y su motor. Hubo muchos factores externos que permitieron el buen desarrollo del proyecto como fue encontrar un local que cubría las necesidades en sus instalaciones y por su puesto el costo de la renta, así como personas que con sus conocimientos apoyaron grandemente. A los pocos años se construyo un edificio propio y aun más adecuado a las necesidades de la empresa; porque esta empresa dedicada a la comercialización de refacciones automotrices crecía, edificando día a día un posicionamiento dentro de la comunidad y ganando el respeto de nuestra competencia.

Los logros comerciales y las satisfacciones personales de este joven matrimonio y su ahínco por mejorar sus servicios a la clientela han permitido que hoy, esta empresa sea líder comercial.

Cabe mencionar también que se han incorporado dos elementos más para formar un equipo sólido, ellos son su hijo y su yerno, quienes han permitido el desahogo y distribución de actividades dentro de la empresa, permitiendo eximir la carga de trabajo y responsabilidades transformándonos en una empresa familiar.

MISION

Somos una empresa dedicada a la comercialización de refacciones en el ramo automotriz; formado por un equipo que tiene como prioridad dos aspectos muy importantes, el primero, es el buen surtido de productos solicitados por nuestra clientela; y segundo, el excelente trato y atención hacia nuestros clientes los cuales lo dividiremos en dos: mecánicos y público en general.

Vision

Nuestras políticas están dirigidas en afianzar nuestras relaciones comerciales con nuestra competencia, la tranquilidad y confianza de nuestros clientes, mantener precios competitivos, y nos da como resultado el liderazgo que mantenemos en el mercado.

Queremos

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