La Función Control En El Proceso Administrativo

Introducción

La administración en sentido formal, es aquella que se realiza en una empresa. Posee cuatros funciones específicas que son: la planificación, la organización, la dirección y el control; estas en conjuntos se conocen como proceso administrativo y se puede definir como las diversas funciones que se deben realizar para que se logren los objetivos con la optima utilización de los recursos.

Uno de los sistemas que conforman la administración es el control, sin el las estructuras organizativas serian un desastre. Si bien es cierto, que dentro de las diversas áreas que comprenden una empresa se toma como prioridad la planificación; es el control el que va a permitir que la misma se de en una forma organizada.

El objetivo principal de este trabajo es estudiar el control como elemento clave de la administración, que permite detectar errores a tiempo y corregir fallas en su debido momento, aplicando así los mecanismos de control adecuado para cada caso.

La Función Control En El Proceso Administrativo

El Control (Concepto)

El control es un proceso muy importante de la función administrativa y se define como el proceso de vigilar las actividades, con el fin de asegurarnos que se realicen conforme a los planes, y de corregir las desviaciones importantes.

El proceso del Control

A través del control, se verifica el desarrollo de algunos principios puestos en práctica por el gobierno de la empresa, tales como la disciplina y la unidad de mando y dirección. A su vez permite conocer en sus justos términos la eficiencia de algunos procedimientos utilizados.

El control incluye la vigilancia permanente para asegurarse de que todo cuanto se realiza esta conforme a lo previsto y ordenado. La aplicación del control tiene efectos lógicos, que no deben desestimarse. Es el hecho importante que debe producirse una acción correctiva, que permita encauzar o enmendar la actividad desviada.

Entre otras cosas el proceso de control, es susceptible de aplicación a las funciones técnicas, financieras, administrativas, contables, comerciales y de seguridad que desarrolla el llamado de un gobierno de una empresa.

El proceso de control consta de un conjunto de pasos perfectamente definidos y para que exista el mismo y tenga sentido y eficacia es necesario cumplir con ese requisito:

Tales pasos son:

 Precisar la norma o base de control.

 Apreciar y considerar lo que ha realizado.

 Comparar los resultados con las normas o bases del control.

 Califica esos resultados.

 Aprobar o improbar los resultados obtenidos.

 Introducir los correctivos a que hubiere lugar.

Todos esos pasos tiene un carácter necesario; de lo contrario, el proceso de control se desnaturalizaría y perdería su verdadero contenido y efectividad.

El Ciclo del Control

Consta de cuatro etapas principales las cuales se detallan a continuación:

1era. Etapa: Establecimiento de Estándares de Desempeño: Los estándares son unidades de desempeño deseados, y funcionan como parámetros de comparación contra los cuales evaluar el desempeño real. Es posibles establecer estándares para cualquier actividad: Financiera, operativa, legal, de beneficencia y otras. Toda organización se fija metas, en cuanto a rendimiento, innovación, sastifacción de grupo.

2da. Etapa: Medición del Desempeño: En esta etapa se evalúan los niveles de desempeño, como por ejemplo: las Unidades producidas, días de ausencia, documentos archivados, muestras distribuidas y los mismos provienen de tres fuentes: Informes por escrito, informes orales y observaciones personales.

3era Etapa: Comparación del Desempeño con el Estándar: en este proceso el gerente evalúa el desempeño, en algunas actividades se admiten algunas pequeñas desviaciones del estándar, mientras que en otras la mas leve puede ser grave. Por lo tanto los gerentes encargados del control deben analizar y evaluar los resultados con cuidado.

4ta. Etapa: Tomar Medidas Correctivas: Este paso va a garantizar que las operaciones se ajusten donde sea necesario a fin de alcanzar los resultados que se planearon en un principio. Por lo común la acción correctiva es tomada por quienes tienen autoridad sobre el desarrollo real.

Enfoques del Control Burocrático

Los tres enfoques del control burocrático son: Preliminar, concurrente y de retroalimentación.

a. El control Preliminar: Se da antes que se inicie la operación y comprende políticas, procedimientos y reglas diseñados para garantizar que las actividades planeadas se lleven a cabo en forma apropiada.

b. El control recurrente: Este control tiene lugar mientras se ejecutan los planes; es el núcleo de cualquier sistema de control. En el piso de producción, todos los esfuerzos se dirigen a producir la cantidad y calidad correctas de los productos programados en el tiempo especificado.

c. Control de retroalimentación: Este tipo de control implica que se hizo una recopilación y análisis de los datos de desempeño y que los resultados se enviaron a alguien en el proceso de corrección. Cuando los supervisores monitorean el comportamiento, están ejerciendo control concurrente, cuando señalan algo y corrigen el desempeño inadecuado, utilizan la retroalimentación como forma de control.

Cualidades de un Sistema de Control eficiente

Los sistemas de control eficientes tienden a tener ciertas cualidades en común; la importancia de estas cualidades varía con la situación, pero podemos generalizar que las características siguientes pueden hacer a un sistema de control más eficiente:

1. Precisión: Un sistema de control que genera información poco precisa puede dar como resultado fallas de la administración para tomar la acción cuando es necesaria o responder a un problema inexistente. Un sistema de control preciso es confiable y genera información valida.

2. Oportunidad: Los controles deben llamar la atención de la administración sobre las variaciones en el tiempo para evitar serias transgresiones en el desempeño de una unidad. La mejor información tiene poco valor si se da atrasada. Por tanto, un sistema de control eficiente debe ofrecer información oportuna.

3. Economía: Un sistema de control debe funcionar de manera económicamente razonable. Cualquier sistema de control tiene que justificar los beneficios que ofrece en relación con los costos en que incurre. Para reducir costos, la administración debe tratar e imponer una cantidad de control mínima que resulta necesaria para generar los resultados deseados.

4. Flexibilidad: Los controles efectivos deben ser bastante flexibles para ajustarse a los cambios adversos o aprovechar las nuevas oportunidades. Pocas organizaciones cuentan con ambientes tan estables que no tengan necesidad de flexibilidad.

5. Comprensión: Los Controles que no pueden ser comprendidos no tiene valor, por tanto, en ocasiones es necesario sustituir los controles menos complejos por instrumentos sofisticados. Un sistema de control difícil de comprender puede provocar errores innecesarios, empleados frustrados y por ultimo que sea ignorado.

6. Criterio razonable: Los criterios de control deber ser razonables y alcanzables, sin son demasiados altos o no razonables, ya no motivan, así mismo, los controles deben imponer criterios que desafíen y animen a las personas a alcanzar niveles de desempeño superiores sin desmotivar o alentar una decepción.

7. Ubicación Estratégica: La administración no puede controlar todo lo que sucede en una organización. Aun cuando se pudiera, los beneficios no justificarían los costos. Los administradores den establecer controles en los factores que son estratégicos para el desempeño de la organización; los controles debe cubrir actividades, funciones y eventos críticos dentro de la organización.

8. Haga énfasis en la excepción: Debido a que los administradores no pueden controlar todas las actividades, deben establecer sus instrumentos de control estratégico de manera que dichos instrumentos puedan llamar la atención.

9. Criterio Múltiple: Los administradores y empleados en la misma medida buscaran "verse bien" en relación con los criterios que se controlan, si la administración controla mediante una sola medida como la utilidad de la unidad, el esfuerzo se dirigirá solo a salir bien sobre ese estándar.

10. Acción Correctiva: Un Sistema de control efectivo no solo señala cuando se presenta una desviación significativa en el estándar, también sugiere que acción se debe tomar para corregir la desviación. Esto es que debe señalar el problema y especificar la solución.

Auditoria administrativa

En el año de 1935, James O. McKinsey, en el seno de la American Economic Association sentó las bases para lo que él llamó "auditoría administrativa", la cual, en sus palabras, consistía en "una evaluación de una empresa en todos sus aspectos, a la luz de su ambiente presente y futuro probable."

Más adelante, en 1953, George R. Terry, en Principios de Administración, señala que "La confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y control administrativos de una compañía, con lo que podría llamar el prototipo de una operación de éxito, es el significado esencial de la auditoría administrativa."

Podemos definir a la auditoría administrativa como el examen integral o parcial de una organización con el propósito de precisar su

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