CONTROL-etapa Del Proceso Administrativo

CONTROL

Es una etapa primordial en la administración que consiste en una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir defectos o desviaciones en ejecución de los planes, una vez que han sucedido. Esta etapa se percibe como método que reprime y presiona a los individuos de la organización, que establece límites arbitrarios para la actuación y que comprende solo hechos pasados o históricos.

La concepción anterior es equivocada, ya que bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los individuos y, más que histórico, su carácter es pronostico, ya que sirve para medir la temperatura presente y futura de actuación de todos los recursos de la empresa, siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

• Equilibrio: a cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

• De los estándares: se refiere a que el control existen función de la identificación de los estándares. Ningún control será válido si no se fundamenta en un estándar a seguir. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, pérdidas de tiempo y dinero.

• De la oportunidad: El control, para que sea eficaz necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno, carece de validez y, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.

• De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, para conocer las causas que las originaron y así tomar medidas necesarias para evitarlas en el futuro .

• Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar en costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de él.

• De excepción: El control debe aplicarse a las actividades excepcionales y representativas para reducir costos y tiempo delimitando cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.

• De la función controlada: la función controladora no debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que señala que la persona o función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.

TIPOS DE CONTROL

CONTROL POR AREAS FUNCIONALES

Los sistemas de control permiten en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar acción correctiva necesaria.

Control de producción

En esta área busca el incremento de la eficiencia, reducción de costos y uniformidad y mejora de la calidad del producto. Aplica técnicas como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación lineal y dinámica, análisis estadísticos y graficas. El control en esta área comprende cuatro funciones: control de calidad, de inventarios, de la producción, y de compras.

Control de calidad

Detecta y elimina cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la diferencia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en materias primas como en productos terminados; establece límites aceptables de variación en cuanto a color, volumen, dimensión, composición, etc.

Control de inventario

Determina el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados, también se encarga de regular en forma optima las existencias en los almacenes, refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulación o falta de existencia en el almacén.

Control de la producción

Programa, coordina, implanta todas las medidas pendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción cumpliendo las necesidades del departamento de ventas.

Control de compras

Se relaciona con el control de inventarios, verifica el cumplimiento de actividades como: Selección adecuada de los proveedores, determinación del punto de pedido y de reorden, comprobación de precios, control de pedidos, etc.

Control de mercadotecnia

Evalúa la eficacia de las funciones a través de la cuales se hace llegar el producto al consumidor; es importante para el control de la empresa en general y para la elaboración de estrategias y planes de mercadotecnia. Comprende el area de ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.

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