La actividad operativa: el ciclo operativo: disponibilidades – inversiones temporarias – créditos

Unidad 4 “La actividad operativa: el ciclo operativo: disponibilidades – inversiones temporarias – créditos”

La información financiera proveniente de las disponibilidades  (Caja y Bancos)

La expresión caja y bancos proveniente de nuestra normativa contable profesional comprende las monedas, billetes, cheques y dinero en efectivo o en un depósito bancario.

El simple reconocimiento de un activo se basa en:

• Tener valor futuro para la entidad.
• Estar bajo control efectivo de la entidad.
• Tener valor monetario resultante de una transacción debidamente identificada en la vida de la entidad.

Las disponibilidades satisfacen el criterio de valor futuro debido a su posibilidad de ser cambiados por bienes  servicios.

El sistema de Caja Chica / Fondo Fijo

Los gastos menores se pueden abonar con estos fondos fijos, ya que realizar sus pagos con cheques seria poco práctico. Un sistema más fácil es el de la caja chica que se articula directamente con el banco minimizando el monto de efectivo en existencia.

Manera en que opera el sistema:

1. Se designa un responsable de Fondo Fijo para la Caja Chica y el monto disponible por lo general se extrae del banco.
2. Al abonase los gastos se obtienen los recibos y facturas correspondientes.
3. Se pide el rembolso del fondo junto con los recibos de pago realizados, se realiza un cheque para constituir nuevamente el fondo.
4. Si se decide que el monto de Caja Chica es excesivo se debita del mismo y se acredita a banco.

Registración del faltante o sobrante de Caja Chica

Esta cuenta es habilitada cuando se cierra el ejercicio contable, surgiendo el saldo de la misma de la diferencia en más o menos de la suma de los comprobantes con respecto al monto fijado.

El uso de las cuentas bancarias

Entre los principales tipos de cuentas que una empresa puede abrir en los bancos se encuentra:

• Cuenta corriente principal: es la principal cuenta bancaria en todas las compañías. Se deposita el efectivo y los gastos y desembolsos se realizan de allí mediante la emisión de cheques.
• Cuentas bancarias fijas: se la utiliza cuando se poseen fondos disponibles para propósitos específicos. La suma de dinero se deposita y de allí se la utiliza para el fin que se constituyó, ya sea pago de empleados, dividendos, movilidad.
• Cuentas recaudadoras: la utilizan las grandes empresas que realizan cobranzas en diferentes partes del país. La ventaja que presenta es que acelera la posibilidad de recaudación de efectivo.

Conciliación de los saldos bancarios

A fin de cada mes el banco pone a disposición de cada cliente un estado bancario. Si no se presentan errores, es decir si todos los depósitos están realizados, los cheques pagados correctamente o cualquier transacción que afecte el saldo, ya sea del banco o del cliente, es de suponer que deberían coincidir el resumen bancario y las transacciones registradas por el cliente. Luego de recibir el resumen bancario se procede a compararlo con el mayor de la empresa y podemos encontrar las siguientes situaciones:

1. Depósitos en tránsito:  a fin de mes se registra un depósito en libros pero el banco lo registra el mes siguiente.
2. Cheques pendientes: el cliente registra el cheque cuando lo emite, el banco cuando los paga.
3. Gastos bancarios: estos no son tomados en cuenta por los clientes hasta no tener el resumen bancario.
4. Créditos bancarios: el cliente los conoce recién a través del resumen bancario, como por ejemplo acreditación de intereses.
5. Errores del banco o del cliente: refiere a la incorrecta registración por alguna de las partes.

La conciliación bancaria e una herramienta de trabajo contable que indica y explica cualquier diferencia que se pudiera encontrar. Si la diferencia resulta de alguna operación no registrada por el banco, el saldo de los libros se considera correcto, pero si alguna diferencia proviene de ambas partes los saldos deben ser corregidos.  (ejemplo 279)

        Descubierto bancario

Esto ocurre cuando la compañía emite cheques por montos superiores a los que posee en su cuenta bancaria.

El ciclo operativo de ventas / Cuentas a cobrar

El reconocimiento de los ingresos por ventas eta generalmente relacionado con el reconocimiento de las cuentas a cobrear, en este caso de los créditos por ventas. Se deduce que los créditos por ventas se deducen de la venta de bienes que se reconocen cuando la propiedad pasa al comprador. El punto en cual la propiedad pasa al comprador puede variar con las condiciones de ventas, pero lo normal es reconocerlo cuando  los bienes se envían al cliente.

El ingreso por ventas no debería ser recocido para bienes enviados a prueba o los bienes enviados en consignación. Lo créditos por ventas por servicios son reconocidos cuando los servicios son ejercidos.

El criterio de valor futuro probable, para reconocerlo como un activo viene del hecho de que un crédito por venta es el derecho a recibir un pago en una fecha futura. Una situación de falencia total por parte del cliente es llamada crédito incobrable.

Otra incertidumbre deviene de la posibilidad de que el cliente devuelva los bienes, solicita un ajuste de precio si los bienes se dañan o quieran pagar menos por pronto pago. Todo esto afecta el monto de la cobranza.

Reglas contables de medición de los créditos por ventas

Los créditos por ventas son medidos en el balance general al cierre del ejercicio al valor presente de la cobranza menos las asignaciones por incobrables, devoluciones y bonificaciones. Desde el punto de vista teórico se supone que hay un elemento de interés implícito incluido en los créditos por ventas que está incorporado en el importe de la factura de venta. El uso de valor presente agrega una complicación a la registración de los créditos por ventas. Para la mayoría de las empresas el tiempo entre la venta y la cobranza es relativamente corto, y a menos que la tasa de interés sea realmente alta, la diferencia entre el valor presente y el importe a cobrar es relativamente pequeño.

En nuestro país la RT 12 legisla al respecto y exige el cálculo de los componentes financieros implícitos, es decir que debería segregar los componentes financieros no devengados en los créditos por ventas.

Clasificación de las cuentas a cobrar

 Los créditos por ventas son el resultado de las actividades operativas normales de una empresa. Esta cuenta representa una extensión de los créditos a corto plazo de los clientes. Normalmente los créditos por ventas no incluyen intereses.

Los otros créditos incluyen otro tipo de cuentas a cobrar y surgen de na variedad de transacciones como la venta de títulos, anticipo y préstamo a los empleados, anticipo de compras o gastos, anticipo de impuestos, dividendos o intereses a cobrar.

Contabilidad de los ingreso por ventas

El importe de los ingresos por ventas es el más importante del estado de resultados.

        Descuentos sobre ventas

• Descuentos comerciales: tal práctica permite a la empresa evitar efectuar cambios frecuentes en la lista de precios y alienta al cliente a efectuar compras en grande cantidades. Los descuentos comerciales son generalmente fijados sobre bases de porcentajes. Los descuentos comerciales no son registrados en cuentas, por esta razón ninguna cuenta del libro mayor debe ser abierta para tal fin.
• Descuentos por pronto pago: las empresas otorgan descuentos por pagos en efectivo para obtener un pago más rápido.  El método más usado y conocido es el de registrar las ventas por su valor bruto reconociéndose bajo este método los descuentos cuando efectivamente se abone el producto.

El monto acreditado a la cuenta de bancos o caja se realiza por el monto correspondiente por el descuento. Por contrapartida la cuenta de créditos por ventas se acredita por el monto total y se abre una cuenta correspondiente de descuento por ventas. (pag 259).

• Devoluciones y bonificaciones: es un acontecimiento común que los clientes devuelvan mercadería comprada o que una bonificación se lleva a cabo debido a las discrepancias en la calidad o cantidad.

Cuando los bienes son devueltos o se ha efectuado una bonificación se reducen las ventas netas y la cuenta de créditos por venta.

Créditos incobrables

La probabilidad de que un cliente no pague su crédito al vencimiento depende de distintos factores. Una empresa puede mejorar la posibilidad de cobrarle al cliente por medio de la ejecución de un control de crédito.

• El método de la baja inmediata: las ventas a crédito son efectuadas con expectativas de que se cobraran en su totalidad. Las ventas son reconocidas en función de os devengado, es decir la medición se produce cuando se efectúa la venta, sin considerar si se cobra o no. Si la cobranza nunca se realiza debe ser reconocido este costo proveniente de la incobrabilidad, que se refleja en una cuenta de deudores incobrables que es informada como un gasto normal en el estado de resultados. (pag 251).
• Método de la previsión: otra alternativa es anticipar al primer periodo la incobrabilidad de una cuenta y reconocer el gasto en el mismo periodo en el que se lleva a cabo la venta. De esta forma el costo de la incobrabilidad se lleva al periodo en el cual se efectuó la venta obteniendo de esta forma una mejor asociación entre el gasto y la venta.

La cuenta de previsión para créditos incobrables es considerada una reguladora del activo, y tiene saldo acreedor. Una vez que la cuenta de previsión es deducida de la cuenta créditos por ventas, el monto resultante proporciona una estimación de la cobranza esperada. (262)

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