La contabilidad capta las operaciones, los procesos y produce información financiera necesaria para la toma de decisiones.

UNIDAD UNO

1. CONTROL INTERNO

1. DEFINICIÓN TEÓRICA DE CONTROL INTERNO

El sistema de  control interno de una empresa forma parte del control de gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de las políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimiento de estas últimas.

1. OBJETIVOS Y ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

1. OBJETIVOS

El control interno descansa sobre tres objetivos fundamentales.

Si se logra identificar perfectamente cada uno de estos objetivos, se puede afirmar que se conoce el significado de control interno.los objetivos del control interno son los siguientes:

• suficiencia y confiabilidad de la información financiera.

La contabilidad capta las operaciones, los procesos y produce información financiera necesaria para la toma de decisiones.

Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada con debida oportunidad. Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y veracidad.

• Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos y un máximo de utilidad ce acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.

• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Toda acción que se emprenda por parte de la dirección de la organización, debe estar enmarcada dentro de las disposiciones legales y debe obedecer a todo el cumplimiento de la normatividad que le sea aplicable. Este objetivo implica las políticas que emita la alta administración, las cuales deben ser suficientemente conocidas por toda la organización para que puedan adherirse a ellas como propias y así lograr el éxito de la misión que se propone.

1. CARACTERÍSTICAS

Las características del control interno son las notas que lo definen en su esencia y justifican su existencia

• Instrumentalidad

Es un medio utilizado para la consecución de un fin, no un fin en sí mismo. Está pensado para facilitar el logro de objetivos.

Es un proceso interactivo multidireccional que forma parte de los procesos de gestión básicos de planificación, organización y dirección, y está integrado a ellos. Constituye un instrumento útil para la gestión, pero no un sustituto de esta.

• Responsabilidad

Todo el personal de una organización participa y tiene responsabilidades sobre el control interno- aunque puede variar su alcance-, cualquiera sea su jerarquía o posición, y todos deben interesarse en que el sistema sea lo más eficaz posible para asegurar que la gestión se está desarrollando por el camino previsto.

El personal es responsable de diseñar, implementar, monitorear y mantener el control. Las personas, en cada nivel de la organización, implantan y ejecutan los mecanismos de control. Por ello, el personal que es responsable de lograr los objetivos también será responsable de la eficacia del control que respalda el logro de esos objetivos.

La responsabilidad del control existe en toda la organización junto con la responsabilidad de lograr los objetivos.

• Alcance

Esta dado por todo el ámbito de la empresa. Cada sistema, método o procedimiento debe prever la posibilidad de practicar un control, que permita obtener los desvíos, una explicación lógica y generar las medidas correctivas.

1. COMPONENTES

El control interno está constituido por los siguientes componentes:

• Ambiente de control

La organización debe establecer un entorno que permita el estimulo y produzca influencia en la actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades. Para que este ambiente se genere se requieren otros aspectos asociados al mismo los cuales son:

• Integridad y valores éticos: se establecen valores éticos y de conducta que se esperan del recurso humano al servicio del ente durante el desempeño de sus actividades propias.
• Competencia: se refiere al conocimiento y habilidad que debe poseer cada persona que pertenezca a la organización.
• Experiencia y dedicación de la alta administración: es vital que quienes determinen los criterios de control posean gran experiencia, dedicación y se comprometan en la toma de las medidas adecuadas para mantener el ambiente de control.
• Filosofía administrativa y estilo de operación: es importante que se muestre una adecuada actitud hacia los productos de los sistemas de información que conforman la organización. Aquí tiene gran influencia la estructura organizativa, delegación de la autoridad y responsabilidades y políticas y prácticas del recurso humano.

• Evaluación de riesgos

Toda organización se encuentra sumergida en un entorno cambiante y turbulento, muchas veces hostil, por lo tanto es de vital importancia la identificación y análisis de los riesgos de importancia para la misma, de tal manera que los mismos puedan ser manejados.

• Análisis de riesgos y su proceso: los aspectos generales a incluir entre otros son:

• Estimación de la importancia del riesgo y sus efectos.
• Evaluación de la probabilidad de la ocurrencia.
• Establecimiento de las acciones y controles necesarios.
• Evaluación periódica del proceso anterior.

• Actividades de control

Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad. Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son actividades de control.

• Información y comunicación

La capacidad gerencial de una organización está dada en función de la obtención y uso de una información adecuada y oportuna. La entidad debe contar con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.

• Supervisión y seguimiento

Planeado e implementado un sistema de control interno, se debe vigilar constantemente para observar los resultados obtenidos por el mismo.

Todo sistema de control interno por perfecto que parezca, es susceptible de deteriorarse por múltiples circunstancias y tiende con el tiempo a perder su efectividad. Port eso debe ejercerse sobre el mismo una supervisión permanente para producir los ajustes que se requieran de acuerdo a las circunstancias cambiantes del entorno.

1. NORMAS ESPECIFICAS

Naturalmente, las organizaciones deben conocer las normas vigentes para la organización o que regulan la actividad que desarrolla y comprobar su cumplimiento.

En cuanto a las normas a considerar para diseñar un sistema de control interno, existen normas generales, comunes a todos los procesos de una organización, y propias de cada sistema en particular. Estas pautas de control interno deben ser ajustadas por las empresas de acuerdo a su modalidad operativa, el avance tecnológico y redefinirse cuando sea necesario ce acuerdo con las nuevas realidades.

Entre las normas generales a tener en cuenta destacan:

• separación de funciones.

Uno de los pilares en los que se asienta el sistema de control interno es el control por oposición de intereses, que consiste en que una operación realice con la intervención de varios sectores.

• Niveles de autorización.

Los procedimientos deben establecer claramente quienes son las personas que pueden  autorizar una operación según el tipo de monto de la misma.

• Asignación de responsabilidades.

Las atribuciones y responsabilidades de cada operatoria deben estar claramente establecidas a fin de evitar conflictos o “zonas de nadie”. A este fin contribuyen de manera significativa los manuales de cargos y de procedimientos.

• Seguridad en el manejo de activos.

Las normas deben establecer los recaudos de seguridad para el depósito, custodia y manejo de los bienes de la empresa.

• Integridad e la información.

En el momento en que se origina una operación se deben capturar los datos relativos de la misma, en forma oportuna y de acuerdo a las disposiciones legales, profesionales y principios de contabilidad.

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