Las cinco funciones de la administración

El Administrador

La administración no es nueva, en todo momento administramos. Para vivir en forma más o menos ordenada, debemos administrar nuestros recursos financieros, nuestro tiempo, nuestros ratos de esparcimiento, la casa, las actividades no incluidas, en nuestros planes y nuestro trabajo. Una de las aplicaciones básicas de la administración, se refiere a situaciones tanto personales como profesionales. La administración es un proceso multifacético y por esta razón se define, se describe y se lleva a cabo de diversas maneras.

Las funciones administrativas

Las cinco funciones de la administración son:

Planeación

Es crucial para la salud general de la organización. Es el proceso detallado y analítico de determinar dónde se debe encontrar la organización en un futuro momento determinado. Implica establecer metas y objetivos, hacer ciertas suposiciones, seleccionar medios alternativos para alcanzar metas, evaluarlos y seleccionar uno. El proceso exige bastante imaginación.

Organización

Mantener el orden es función esencial para todas las demás funciones administrativas. El buen orden genera la eficiencia y eficacia requeridas. El tipo de organización en el que más piensan es el formal. Este tipo se presenta con organigramas. Tradicionales, ubicando el director ejecutivo en un cuadro hasta arriba y todos los demás niveles dispuestos de manera extendida por debajo de él. Se estructura con el fin de alcanzar, las metas organizacionales de la mejor manera posible. La organización informal, es utilizada con mayor frecuencia por los miembros de un grupo para llevar a cabo comunicaciones que las organizaciones más formales, podrían inhibir. El tipo más común de organización es la de “línea personal”, incluye funciones tales como fabricación, operaciones y ventas; el personal incluye a los empleados y otros servicios.

Selección de personal

Implica llevar a cabo la evaluación de necesidades, realizar análisis de tareas y habilidades, y seleccionar, evaluar, desarrollar, ascender, suspender y cuando es necesario, despedir a los empleados. Si administrar consiste en ver que las cosas se hagan a través de otras personas, entonces resulta incalculable la importancia de la selección de personal.

Dirección

Esta función también implica lograr que las cosas se hagan a través de otras personas, dando órdenes e instrucciones. La habilidad de comunicarse es crucial, como también lo es la de delegar.

Control

Es el proceso de evaluar el desempeño. Averiguar si la organización está operando de acuerdo con un plan predeterminado. Algunos ejemplos del control administrativo son la garantía de calidad, los procedimientos que limitan los gastos, los informes financieros sobre las excepciones en los resultados esperados, informes sobre la contabilidad de costos. El mecanismo más común para el control es el presupuesto.

Área de control y delegación de autoridad

Hay un límite en la cantidad de personas que un administrador puede manejar. El área de control se refiere a este límite. Desafortunadamente, no existe una fórmula para calcularlo en una situación determinada. Un factor determinante es el hecho de que el grupo pueda o no mantener una comunicación efectiva. Los administradores pueden y deben delegar autoridad, la responsabilidad no se puede delegar. Por otra parte, si es apropiado, y se fomenta, delegar autoridad para tomar decisiones respecto a las personas que serán contratadas. Dentro del proceso de delegar se incluye la confianza: el gerente debe confiar en los subordinados en quienes ha delegado autoridad.

El poder se relaciona con la autoridad, los puestos administrativos implican poder, debido a la autoridad inherente al puesto. Las organizaciones en general, y el profesional en desarrollo de recursos humanos en particular, deben considerar el poder de una manera positiva y no amenazante.

“Qué es” lo que administra un administrador. La administración se relaciona muchas veces con el número de personas que maneja al administrador. Se cree que mientras mayor sea el número de personas manejadas, más importante es el puesto administrativo. Pero hay dos elementos más a considerar. Los recursos, tal vez no se cuenta con un solo ayudante, podría ser más agotador que cuando se tiene pocos subordinados bajo sus órdenes. El otro elemento administrativo, es el concepto de que toda persona que ocupa algún puesto de responsabilidad en una organización de be manejarse solo, desde el vicepresidente de recursos humanos, hasta el empleado de más reciente ingreso.

Estilos administrativos

Los profesores Lee Bolman y Terrence Deal (1984) han identificado cuatro importantes enfoques para entender y administrar a las organizaciones: los enfoques estructural, de recursos humanos, político y simbólico.

El enfoque estructural reconoce que la mayoría de las organizaciones tiene estratos, niveles y metas específicas.

El enfoque de recursos humanos adapta las organizaciones a la gente. Supone que las organizaciones y la gente se necesitan unas a otras, y que una buena adaptación beneficia tanto al individuo como a la organización.

El poder el conflicto y la coalición son importantes en el enfoque político. Importantes decisiones se ocupan de asignar escasos recursos; las organizaciones son coaliciones que están formadas por grupos de individuos y de intereses; los valores difieren de las negociaciones continuas.

El enfoque simbólico implica cultivar culturas y ritos. Los proponentes del enfoque sostienen que el trasfondo o el contexto cultural de algún acontecimiento. El significado está sujeto a la interpretación y los miembros de organizaciones idean símbolos para crear un significado y disminuir la ambigüedad e incertidumbre.

Samuel Culbert y John McDonough, desarrollaron otro enfoque, su estudio, Radical Management (1985), ha tenido como consecuencia el siguiente mensaje para administradores:

1. Las relaciones confiables constituyen una condición necesaria para la eficacia a largo plazo de toda organización.
2. La gente de Relaciones Humanas tenía razón: las habilidades para la comunicación y la empatía son claves para la confianza en las relaciones.
3. Sin embargo, antes de que sea posible una buena comunicación y la empatía son claves para la confianza en las relaciones.

Esta teoría podría fácilmente llamarse la administración de la realidad. Las organizaciones siguen siendo entornos sumamente políticos, y la confianza no abunda dentro de éstas. Esto sólo enfatiza el significado del rol del profesional del desarrollo de recursos humanos como administrador.

Abraham Maslow en Eupsychian Management (1965) se adhirió a la opinión de que la administración orientada psicológicamente mejora a una buena administración.

En términos generales, nos hemos ido más allá de The Organization Man (1956), de William Whyte, quien represento al subordinado servil de una organización, como una persona sumamente leal que todo acepta sin cuestionar lamentablemente, siguen existiendo burocracias y los correspondientes estilos administrativos que ayudan a crear subordinados corporativos serviles. Con todo, la cuestión de lealtad plantea otro problema legítimo; el de la compatibilidad entre el administrador o gerente y el subordinado. Natasha Josefowitz, en You´re the Boss (1985), sostiene que la gente es contratada y ascendida sobre la base de dos criterios: competencia y capacidad. Los administradores tienden a contratar y ascender a los individuos que conocen y con quienes se sienten cómodos. No obstante, en la mayoría de los casos el consejo de familiaridad de la profesora Josefowitz debe ser el mejor camino.

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