Las funciones Administrativas de Planeación, Control y Toma de decisiones

Introducción

La administración es una ciencia social o un proceso cuyos orígenes se encuentran en el siglo XIX, en plena revolución industrial, que desde aquel entonces han surgido de ella técnicas, nuevas formas de organización y prácticas administrativas que fueron resultado del cambio en el entorno de las empresas (la globalización) y el avance de las tecnologías. El entorno externo económico, así como el social, por el que las empresas se ven afectadas, hace que surja la necesidad de contar con un sistema de información el cual recopile información referente al funcionamiento de la empresa, que sirva para planificar estrategias y determinar la correcta gestión de recursos, así como de los costos, lo cual permita que la empresa logre ser competitiva. Dicho sistema de información es la contabilidad administrativa o de gestión, la cual está al servicio de las necesidades que tenga la administración.

La administración cuenta con funciones universales administrativas que han de ser aplicadas por la administración diariamente, que son: planeación, organización, dirección y control, dentro de las cuales interviene la toma de decisiones. Dichas funciones son la base para que en una organización exista una coordinación de recursos eficaz y eficiente lo cual sirva para ejecutar el conjunto de actividades que se vayan a realizar en un período determinado, con el fin de generar beneficios, ventaja competitiva en el mercado y mejorar cada vez más las estrategias considerando los resultados obtenidos. En cuanto a la contabilidad administrativa o de gestión, para satisfacer las necesidades de la administración con el fin de que la empresa u organización logre ventaja competitiva, liderazgo en costos y una clara diferenciación que la distinga de las demás, esta contabilidad facilita las funciones de: planificación, control y toma de decisiones.

Habiendo presentado esta información, a continuación se estará tratando las funciones administrativas de la planeación, el control y la toma de decisiones, con el propósito de generar más conocimientos y comprender la importancia que tienen dichas funciones presentadas en la contabilidad de gestión para las organizaciones de negocios.

Las funciones administrativas de planeación, control y toma de decisiones.

Planeación

La planeación es una de las primeras funciones o etapas de los procesos administrativos, que sirve para determinar o diseñar las metas y objetivos que se han de cumplir en un periodo determinado.

Esta función está relacionada con el análisis y cálculo de las condiciones y circunstancias futuras, cuyas estimaciones son la base para la toma de decisiones, a partir de la cual se determina qué trabajos o labores han de realizar el administrador y aquellos quienes están bajo su responsabilidad (Hitt, M., Black, J., & Porter, L., 2006, p. 25).

El mismo tiene influencia sobre el desarrollo de las tecnologías, la información relevante que presenta, el crecimiento de las empresas en cuanto a su conversión en una organización competitiva y también acerca de la dirección o acciones que se han de tomar.

La planeación es bastante útil y necesaria para las organizaciones ya que, según expresa Ramírez Padilla (2013), esta:

• Previene los cambios del entorno que puedan afectar una organización, ofreciendo la facilidad de adaptarse a los competidores que se encuentren en el entorno y competir exitosamente según las estrategias planificadas.
• Aporta en la integración de los objetivos y decisiones de la organización.
• Sirve como medio de comunicación, coordinación y cooperación de los diferentes elementos que integran la empresa.

Una correcta y adecuada planeación del conjunto de acciones que permitan lograr el cumplimiento de objetivos, da como consecuencia mayor efectividad y eficiencia en las operaciones y mejor administración, debido a que se establecen las pautas necesarias y el camino que ha de seguir la empresa. Además, con el análisis de una situación concreta, de las experiencias pasadas o de casos imprevistos que presente una organización, se podrá determinar el crecimiento económico y general de la empresa.

Control

El control es otra función administrativa, el cual es conocido por el manejo o monitoreo de los recursos y la verificación de que las pautas preestablecidas se estén efectuando correctamente ofreciendo un buen desempeño, si no se están haciendo de dicha manera pues se deberán aplicar acciones correctivas. Según los autores Hitt, M., Black, J., y Porter, L. (2006) “la esencia de esta función consiste en regular el trabajo de quienes un administrador es responsable” (p. 26), o sea, en esta función la administración se asegura de adquirir recursos para usarlos de manera óptima en función de las políticas y los objetivos organizacionales que se han planificado.

De acuerdo a Ramírez Padilla (2013) la contabilidad administrativa tiene su utilidad en el proceso de control debido a los siguientes aspectos:

• Sirve como medio para comunicar información acerca de lo que la dirección desea que se haga.
• Es útil para motivar a la organización para que esta actúe de forma adecuada para alcanzar sus objetivos.
• Es un medio para evaluar los resultados, juzgando qué tan buena fue la productividad, para así evaluar el desempeño de los responsables en cada área de la empresa.

Esta función brinda aportes a la organización, debido a que se generan informaciones emitidas por áreas o centros de responsabilidad respecto a la efectividad y eficiencia de cada labor que estén haciendo los responsables en su área, cuyos resultados serán comparados con estándares previamente establecidos (generados a partir de costos estándar, presupuestos, centros de responsabilidad financiera, etc.) de lo cual se revelará los desvíos a los que se les pueda aplicar acciones correctivas, como se expresó anteriormente.

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