Las técnicas de control interno

TÉCNICAS DE CONTROL INTERNO

Las técnicas de control interno puede clasificarse ligeramente en técnicas de prevención y de descubrimiento.

Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:

Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;

Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;

Balanceo, transacción por transacción, en un sistema en línea;

Verificación y validación (v.g., verificación a teclado o dígitos de verificación ) de los datos entrados en un sistema de computadora;

Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;

Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y

Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.

Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:

Conciliación de informes de balanceo por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;

Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;

Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;

Revisión y aprobación de informes de mantenimiento ( "era y es") del archivo maestro;

Auditoría interna;

Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;

En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;

Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y

Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.

Caso de Aplicación:

El Ciclo de Adquisición y Pago

El ciclo de adquisición y pago incluye algunas funciones como:

Adquisición de bienes, mercancías, servicios y mano de obra

Pago de adquisiciones

Clasificación, resúmenes e informes de lo que se adquirió y lo que se pagó

Principales funciones típicas de compras

Selección de proveedor

Solicitar compras

Comprar

Dentro de la adquisición de bienes intervienen algunos departamentos o áreas funcionales tales como:

Recepción

Crédito y Cobranzas

Caja-Pagaduría

Contabilidad

Financiero

Contraloría

Compras

La función de Compras tiene como objetivos:

Reducir el nivel de inventario

Combinar lotes pequeños en compra de lotes grandes

Implantar control de calidad en las compras

Establecer políticas de adquisición y licitación

Mantener registro de los productos

Los principales indicadores del Departamento de Compras son:

Valor de compras totales / Ventas totales comparadas con el año anterior

Total de compras/Número de compras

Porcentaje de compras rechazadas

Porcentaje de paralización de la producción por falta de materia prima

Inventario/Ventas

Costo promedio de Orden de compra

Tiempo promedio de entrega de pedidos

Número de orden por mes en comparación con el año anterior

PRINCIPALES TÉRMINOS Y/O DEFINICIONES

ARTÍCULOS EN EXISTENCIA.- Número determinado de archivos que se mantienen en registro individual de control de inventario y que se mantienen físicamente en existencia en las bodegas

BODEGAS.- Son los lugares de almacenamiento de bienes.

Pueden existir dos tipos de bodega: Bodegas centrales y de tránsito. Estas bodegas tienen bajo su responsabilidad las siguientes actividades:

Recepción y verificación del estado de productos entregados por los proveedores.

Ubicación, control de calidad y custodia de los productos

Entrega de los productos almacenados en óptimas condiciones a los usuarios solicitantes.

BODEGAS DE TRÁNSITO.- Son bodegas temporales en las cuales se almacenan los productos en un corto período de tiempo. En estas bodegas pueden encontrarse materiales en tránsito locales o importados.

BODEGAS CENTRALES.- Son bodegas que mantienen el almacenamiento permanente de bienes.

BODEGUERO.- Persona encargada de administrar y registrar las transacciones de la bodega.

CANTIDAD ECONÓMICA DE PEDIDO.- Permite identificar la cantidad económica por la cual se efectúa un pedido. Esto quiere decir una solicitud o pedido rentable para la empresa.

CONTROL.- Seguimiento, rastreo, alertar para asegurar que los planes y programas están siendo observados.

CONTROL INTERNO.- Evaluación de método y procesos que se interrelacionan en una entidad para la protección de sus activos, la obtención de información veraz y oportuna, la medición de eficacia en las operaciones y la observación de políticas dictadas así como el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.

COSTOS DE ORDENAR.- Costos asociados a los pedidos, independientes del tamaño de la orden.

COSTO DE LA ORDEN.- Es igual al tamaño de la orden por el precio unitario. Es un costo variable

COSTO FIJO ANUAL DE TODAS LAS ORDENES.- Es el número de pedidos que se hacen en el año, lo que es igual a la demanda anual dividido para la cantidad a ordenar en cada pedido.

COSTO TOTAL ANUAL DEL INVENTARIO.- Es igual al costo total de las órdenes más el costo total fijo por ordenar, más el costo de almacenamiento.

COSTO DE ALMACENAMIENTO.- Es igual al costo de mantener el inventario por el inventario promedio.

COSTOS DE MANTENIMIENTO.- Costos relacionados con el hecho físico de guardar inventario. Por ejemplo, el costo de oportunidad.

DEMANDA.- Número real de materiales solicitados por un cliente o departamento de servicio en un pedido específico.

GARANTIAS.- El proveedor garantiza que la mercadería cumple con las siguientes características:

Correspondencia del bien a la orden de compra

Optima calidad de los bienes entregados

Mercadería libre de todo dominio Legal

Mercadería que cumpla con las condiciones estipuladas en la Orden de Compra

INSPECCCION.- La mercadería descrita en la orden está sujeta a inspección por parte del comprador en su lugar de destino.

El comprador se reserva el derecho regresar todo o parte de la mercadería si no cumple con los requisitos establecidos.

MÁXIMO.- Cantidad máxima que se debe mantener en stock, No sobreexceso.

MERCADERIA.- Se denomina así a los artículos o trabajos hechos por el proveedor bajo términos y condiciones descritas en la orden de compra.

MÍNIMO.- Número determinado que permite la satisfacción de la demanda normal

Es la cantidad mínima de un ítem que debe ser mantenida en inventario.

Lo ideal es que el inventario inicial de cada período se aproxime lo más posible a él.

PACKING LIST.- Documento que permite el registro de información de los productos importados recibidos en la bodega.

PRECONTRATO.- Es un compromiso establecido de forma verbal o escrita con proveedores de bienes. Estos precontratos establecen compromisos de pago en porcentajes, fechas de compromiso de entrega de bienes, descuentos por pronto pago, entre otras características.

PUNTO DE REORDEN.- Cuando el nivel de inventario baja hasta este punto, se hace un nuevo pedido que llegará algún tiempo después

REQUISICIÓN DE BODEGA Y/O SOLICITUD DE COMPRA.- Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.

STOCK DE SEGURIDAD.- Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

TABLA DE AUTORIDADES FINANCIERAS.- Está conformada por las personas que están autorizadas para firmar Requisiciones de Bodegas y/ o Solicitudes de compras.

Esta tabla deberá ser actualizada por la Gerencia de Compras, acorde a las necesidades.

Objetivo 1:

Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio.

Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito.

Las restricciones legales

Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc.

Técnicas de Control :

Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen

Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej:

Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores.

Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos.

Estos procedimientos deben incluir:

Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y

Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información

obtenida.

La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como:

Especificar que los cambios deben

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