Ley De Archivos

TABLAS DE RETENCION DOCUENTAL

Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Las tablas de retención documental pueden ser generales o específicas de acuerdo a la cobertura de las mismas. Las generales se refieren a documentos administrativos comunes a cualquier institución. Las específicas hacen referencia a documentos característicos de cada organismo.

Para la elaboración de Tablas de Retención Documental, existe una normatividad que se encuentra en el artículo 24 de la Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de la tablas de retención documental; también encontramos unos acuerdos, uno de ellos es el 039 de 2002 en donde nos explica que son las tablas de retención documental y otro acuerdo es el 042 de 2002 que se encarga de la organización de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten la normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los archivos de gestión, central e histórico de las entidades.

Se habla de la capacitación básica, en la cual se debe capacitar todo el personal de cada area dictar cursos, talleres, seminarios, conversatorios y muchas alternativas para que cada uno conozca la transferencia documental.

El archivo consta de documentos acumulados en la que se hace la debida selección pidiendo la autorización de cada uno de los documentos y un orden que debe realizar una persona natural o jurídica privada o pública; que sirve como testimonio e información a la persona y a la instalación como fuente de historia. El programa de gestión documental va desde la producción que es cuando se daña un documento y luego se consulta sobre lo que se hace con el documento y se toma la disposición final si se archiva o se rompe y se quema. El ciclo vital de un documento va desde el archivo de gestión el cual de manejan valores, luego va el archivo central es decir todos los documentos se deben conservar y por ultimo tenemos el archivo histórico, ya sea por historia, cultura y científico todos los archivos son importantes.

La administración de las comunicaciones oficiales se debe buscar en un lugar adecuado para el almacenamiento de cada documento. La organización y seguimiento de los archivos en las diferentes fases se debe conocer el formato de tablas de retención documental en el cual va una serie de que es el conjunto de unidades de estructura y una sub serie documental que es el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie.

La organización de expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma que se encuentre a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma como se organiza el archivo en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de la transferencia documental al archivo central.

La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de retención documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más reciente.

También encontramos la disposición final de los documentos es decir la conservación total de los documentos que debe ser en un lugar seguro, después se hace la selección de los documentos (los que sirve y lo que no), luego va la eliminación que es romper y quemar (destrucción total), de cada uno de los documentos o la macro filmación que es la recuperación del documento que ya está deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento que debe contener unos objetivos que identifique una metodología archivística para la importancia y mejoramiento de programa de gestión documental.

Para evaluación de tablas de retención

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