Ley 594 General De Archivos De Colombia

1. Ley 594 de 200 General de Archivos Ley 594 I. Objeto , ámbito, definiciones y principios II. Sistema Nacional de Archivos III. Categorización de los archivos públicos IV .Administración V. Gestión de documentos VI. Acceso y consulta de los documentos VII. Salida de Documentos VIII. Control y Vigilancia IX. Archivos Privados X. Donación, adquisición y expopriación XI. Consevación de documentos XII. Estímulos XIII. Disposiciones finales

2. Título primero. Definiciones Ley 594 I. Objeto, ámbito, definiciones y principios Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así: Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

3. Título primero. Principios Artículo 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes: a) Fines de los archivos. b) Importancia de los archivos. c) Institucionalidad e Instrumentalidad. d) Responsabilidad. e) Dirección y coordinación. f) Administración y acceso. g) Racionalidad. h) Modernización. i) Función de los archivos. j) Manejo y aprobechamiento. k) Interpretación. Ley 594 I. Objeto, ámbito, definiciones y principios

4. Título segundo. Sistema Nal. de Archivos Ley 594 II. Sistema Nacional de Archivos Artículo 5°. El Sistema Nacional de Archivos: a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí , que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos; b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios. Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura; Artículo 6°. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación,

5. Título tercero. Categorización de archivos Ley 594 III. Categorización de los archivos públicos Artículo 7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en: a) Archivo General de la Nación; b) Archivo General del Departamento; c) Archivo General del Municipio; d) Archivo General del Distrito. Artículo 8°. Archivos territoriales. Artículo 9°. Los archivos según la organización del Estado. Artículo 10°. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

6. Título cuarto. Administración Ley 594 IV. Administración Artículo 11°. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. Artículo 16°. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Artículo 17°. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.

7. Título quito. Gestión de documentos Ley 594 V. Gestión de documentos Artículo 23°. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en: a) Archivo de gestión . Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados; b) Archivo central . En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. c) Archivo histórico . Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente. Artículo 24°. Obligatoriedad de las tablas de retención. Artículo 26°. Inventario documental.

8. Título sexto. Acceso y consulta Ley 594 VI. Acceso y consulta de los documentos Artículo 27°. Acceso y consulta de los documentos . Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley. Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes. Artículo 28°. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará

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