Ley De Archivo

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

GUSTAVO ADOLFO MORA PARADA

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

CONTADORA PÚBLICA CAROLINA PEÑA VALENCIA

TUTORA VIRTUAL SENA

19 DE AGOSTO DEL 2012

ACTIVIDAD 2

ENSAYO DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Administración documental en la POLICÍA NACIONAL entidad del estado donde laboro, es indispensable para el éxito y el progreso de la misma y la administración documental hace parte de ésta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesibles posible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.

Como el avanece de la tecnología no para, el papel cada vez se vuelve más complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada. Anteriormente no conocíamos este concepto, que como tal es parte importante en el desarrollo de nuestra entidad, ya que si miramos tiempos pasados, el archivo no tenía un orden específico y era una tarea difícil para el encargado de este proceso llegar a obtener una información determina, ni orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas, archivadores, ni espacios reservados para el documento detalle que podía hacerlo tardar horas buscar la misma documentación y retrasar procesos que pueden ser determinantes para la empresa. Por este motivo mi empresa ha implementado el proceso de la administración documental, la cual se ha convertido en una herramienta de avance, organización, rápidos, y eficiencia en el manejo de la documentación.

La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades por la institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales. Dentro de la profundización que hice del tema puedo contar que durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominio exclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan los documentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Así mismo fue como se hizo uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada, con el inicio de las bases de datos.

Con base en lo anterior, se debe implementar la gestión documental en unas prácticas operativas, que se puedan optimizar y llevar más fácilmente a su utilización con el apoyo de soluciones informáticas, las cuales permitirán reducir problemas, aprender a optimizar el uso de los programas de gestión, organizar los asuntos de los diferentes clientes que maneja la Institución y facilitar el desempeño de las actividades propias de cada dependencia o área, entre otras.

La Policía Nacional, en desarrollo del proyecto “Fortalecimiento del Sistema de Gestión Integral”, diseñó los instrumentos requeridos para dar cumplimiento a los sistemas de Gestión de la Calidad y Control Interno –en sus estándares Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2004 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005– en virtud de lo anterior,

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