Ley De Archivos De Michoacán

LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS.

TEXTO ORIGINAL

Publicado en el Periódico Oficial, el miércoles 3 de marzo del 2004, Tomo CXXXIII, Núm. 3

LÁZARO CÁRDENAS BATEL, Gobernador Constitucional del Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo, a todos sus habitantes hace saber:

El H. Congreso del Estado, se ha servido dirigirme el siguiente:

DECRETO

EL CONGRESO DE MICHOACÁN DE OCAMPO

DECRETA:

NÚMERO 435

LEY DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS E HISTÓRICOS DEL ESTADO DE MICHOACÁN DE OCAMPO Y SUS MUNICIPIOS.

TÍTULO PRIMERO

Disposiciones Generales

CAPÍTULO ÚNICO

Disposiciones Generales

Artículo 1°. La presente Ley es de orden público e interés social y tiene por objeto normar y regular la administración de los archivos, así como la preservación, conservación y difusión de los documentos y del patrimonio documental del Sector Público del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios, así como todos aquellos cuyo contenido tenga un interés histórico.

Artículo 2°. Para los efectos de la presente Ley, se entenderá por:

I. Administración de Documentos: Los actos y acciones destinados a clasificar, ordenar, regular, coordinar y fortalecer el funcionamiento y uso de los documentos existentes en los Archivos Administrativos e Históricos del Sector Público del Estado de Michoacán y sus Municipios, así como los actos que se realicen para generar, recibir, mantener, custodiar, reconstruir, depurar y valorar los documentos administrativos o históricos, que por su importancia sean fuentes esenciales de información;

II. Archivos: Instituciones o Unidades Administrativas responsables de la administración de documentos del sector público;

III. Archivo de Concentración: Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación recibida de los Archivos de Trámite del sector público;

IV. Archivo de Trámite: Unidad Administrativa en la que se reúne la documentación recibida o generada por el sector público en el ejercicio de sus funciones durante un año calendario;

V. Archivo Histórico: Unidad Administrativa a la cual se transfiere la documentación del archivo de concentración que debe conservarse permanentemente;

VI. Archivo Privado: Colecciones de documentos producidos o generados por particulares y en poder de éstos que se consideren patrimonio documental;

VII. Documento: Toda información producida por el sector público del Estado y sus Municipios, personas físicas en el ejercicio de la función pública, y de particulares entregadas a aquel; independientemente del soporte material en que se produce o recibe;

VIII. Estado: El Estado Libre y Soberano de Michoacán de Ocampo;

IX. Ley: La presente Ley de Archivos Administrativos e Históricos del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios;

X. Patrimonio Documental: Lo constituye la totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por el sector público; y los de propiedad de personas físicas o morales privadas, que hubiesen sido declarados como tales por el Comité Técnico por su valor histórico o cultural para el Estado;

XI. Poderes del Estado: El Poder Ejecutivo; el Poder Legislativo y el Poder Judicial que señala la Constitución Política del Estado; y,

XII. Sector Público: Las dependencias, organismos, empresas y entidades de los Poderes del Estado de Michoacán de Ocampo y sus Municipios que señalan como tales la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, la Ley Orgánica del Poder Judicial, la Ley Orgánica y de Procedimientos del Congreso del Estado y la Ley Orgánica Municipal; los Organismos Autónomos previstos en la Constitución Política del Estado y en las leyes estatales; y, las demás entidades reconocidas como de interés público por los ordenamientos legales mencionados.

Artículo 3°. El Patrimonio Documental propiedad del Estado será inalienable, intransferible e inembargable y no podrá salir del territorio del Estado excepto para fines de difusión e intercambio cultural, previa autorización del titular del sector público responsable de su custodia y bajo las garantías de seguridad y debido resguardo.

Artículo 4°. Los titulares del sector público, en el ejercicio de las funciones que tienen encomendadas, serán responsables de que en las áreas de trabajo a su cargo, se establezcan las medidas conducentes a fin de que las acciones que se deriven del contenido de la fracción I del artículo 2° de ésta Ley, tengan cabal cumplimiento.

TÍTULO SEGUNDO

De la Administración de Archivos y Documentos

CAPÍTULO I

Disposiciones Comunes a los Archivos

Artículo 5°. El sector público y Municipios se sujetarán, en lo que respecta a la administración de sus documentos y sus archivos, a las disposiciones de la presente Ley y de las normas que se dicten al respecto.

Artículo 6°. Cuando un servidor público deje de desempeñar su cargo, deberá hacer entrega de la documentación oficial que tenga bajo su responsabilidad de conformidad con las políticas y procedimientos administrativos vigentes.

Artículo 7°. En todo el sector público deberá existir un archivo de trámite; y en cada uno de los Poderes del Estado y los Ayuntamientos, un archivo de concentración y uno histórico, según lo establece la presente Ley.

Artículo 8°. Los titulares de los archivos serán responsables de impedir que su personal sustraiga documentos del local en que se encuentren o proporcione cualquier tipo de documentación para fines no oficiales o de consulta y denunciar ante la instancia correspondiente cualquier contravención a lo dispuesto por la presente Ley.

Artículo 9°. La consulta de los archivos históricos será invariablemente pública, sujeta a las normas internas de preservación de los documentos.

En los archivos de trámite y de concentración, la consulta será interna de los funcionarios del sector público correspondiente. La documentación que se encuentra bajo la responsabilidad del archivo, sólo será accesible a servidores públicos que tengan autorización para su consulta, salvo en el caso de que se trate de documentos que por su naturaleza se encuentren en archivos de consulta al público o sea de la información clasificada como divulgable de oficio.

Las personas ajenas a los archivos del sector público depositario de los documentos, podrán consultarlos conforme a las disposiciones reglamentarias respectivas, en los términos y a través de los funcionarios señalados por la Ley de Acceso a la Información Pública del Estado de Michoacán.

Artículo 10. En los archivos de Concentración e Históricos se deberán aplicar principios, normas y técnicas archivísticas en los procesos de ordenación, clasificación y catalogación de los documentos.

CAPÍTULO II

De los Archivos de Trámite y Concentración

Artículo 11. Los Archivos de trámite y de concentración del Sector Público se sujetaran a las disposiciones siguientes:

I. Cada oficina del sector público deberá registrar y ordenar los documentos que reciba o genere durante un año calendario en el Archivo de Trámite;

II. Se establecerá una identificación, clasificación y catalogación de documentos uniforme en todas las áreas, la cual se realizará cuando se reciban o generen los documentos, de acuerdo al principio de procedencia y con apego a lo dispuesto por esta Ley y a las demás disposiciones que se dicten al respecto;

III. Los titulares, funcionarios y empleados del sector público que transfieran los documentos a su cargo al archivo que corresponda, deberán incluir los inventarios respectivos y, en su caso, la clasificación de confidencial o reserva que en los términos de la Ley de Acceso a la Información Publica del Estado de Michoacán, se realice;

IV. Transcurrido un año calendario, salvo que el trámite siga vigente o la naturaleza de los documentos obliguen a su consulta posterior a éste, cada oficina del sector público deberá enviar al Archivo de Concentración la documentación que haya concluido su trámite para su resguardo y consulta posterior, asignando a cada una de ellas un área específica para su conservación;

V. En el proceso de depuración de los Archivos de Trámite, se deberá contar con la asesoría del personal especializado de los Archivos de Concentración o Histórico, que valoren los documentos con apego a las disposiciones de la materia; y,

VI. Para la reproducción de documentos se procurará la utilización de las nuevas tecnologías cuando éstos contengan materias de interés general, histórico, institucional o bien, para efectos de seguridad y facilitar su consulta.

Artículo 12. Para la depuración de documentos los titulares de los archivos de trámite y concentración, deberán:

I. Elaborar el catálogo de vigencia de los documentos a su cargo, que contendrá la determinación de vida útil de la información; el valor legal, fiscal e

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