MATERIALES DE INFORMACIÓN PARA LOS ESTUDIOS PRELIMINARES

SEGUNDO PARCIAL:

ANÁLISIS

• Entrevista de los empleados internos
• Reunión de información interna
• Preparación de entrevistas externas
• Análisis y cotejo de datos
• Informe
• Establecimiento de metas de la entidad

CAMBIO

• Preparación de planes de acción
• Comunicación de los resultados
• Aplicación de medidas concretas
• Programas de supervisión
• Nuevo cálculo de los puntos de referencia

MEDICIÓN

• Determinación del alcance del estudio de los puntos de referencia
• Determinación de los impulsores adecuados del rendimiento
• Determinación de la organización externa que se podría encargar de fijar puntos de referencia.

PRIMERA FASE: INICIACIÓN

• PREPARATIVOS:

El consultor y el cliente se reúnen, tratan de aprender lo más posible uno del otro. Definen la razón por la que se ha recurrido al consultor. El alcance de la tarea asignada y el enfoque.

• CONTACTOS INICIALES:

• El consultor establece el contacto: Dirigirse a los clientes potenciales sin que estos lo hayan solicitado es una de las formas de comercializar los servicios de consultoría.
• El cliente establece el contacto: El cliente capta la existencia de algunos problemas de gestión en su organización y la necesidad de contar con un asesoramiento independiente por algún motivo decide recurrir a un consultor de empresas

• Ha oído hablar de la fama profesional del consultor
• Recomendación
• Publicaciones
• El cliente recuerda que ya se le había contactado
• Cliente fiel

• PREPARACIÓN DE LAS REUNIONES INICIALES

El consultor debe de prepararse a fondo. Acopia los hechos de orientación esenciales acerca del cliente, su medio ambiente y los problemas característicos de sus sector de actividad.

• OBJETO DE LA REUNIÓN

Es una forma de entrevista de investigación en la que cada parte trata de conocer a la otra. El consultor debe estimular al cliente a que lleve la voz cantante: quiere que el cliente hable de su empresa, sus dificultades, esperanzas y expectativas.

• ACUERDO SOBRE COMO PROCEDER

Si el consultor y el cliente llegan a la conclusión de que están interesados en principio en trabajar juntos, con excepción de los casos más claros, que a menudo son una extensión del trabajo realizado en el pasado, no es posible iniciar una tarea inmediatamente sin efectuar un análisis preliminar del problema y planificar el trabajo.

• DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El consultor debe efectuar su propio diagnostico independiente del problema.

No consiste en proponer medidas para resolverlo, si no para definir y planificar una misión o proyecto de consultoría que produzca ese efecto.

En la practica, un consultor experimentado inicia ese diagnóstico desde el primer momento en que entra en contacto con el cliente.

Amplitud, tiempo dedicado.

TODO LE INTERESA:

        + Quien lo ha contactado y como

        + El modo en que será recibido en la primera reunión

        + Que tipo de preguntas formula el cliente

        + Si existe algún matiz de fondo en esas preguntas

        + Qué dice el cliente acerca de su empresa y sus competidores

• Proceso análisis (FODA)

MATERIALES DE INFORMACIÓN PARA LOS ESTUDIOS PRELIMINARES

        PUBLICACIONES DEL CLIENTE

• Informes financieros y de funcionamiento anuales
• Datos financieros, estadísticos, comerciales y aduaneros presentado a las autoridades públicas, las asociaciones profesionales y las organizaciones de crédito.
• Estudios económicos
• Material de promoción de ventas como catálogos y folletos publicitarios
• Comunicados de prensa, entrevistas concedidas por los directores, etc.

INFORMACIÓN PROCEDENTE DE OTRAS FUENTES PUBLICADAS

• Situación y tendencias del sector económico del cliente con inclusión de la evolución tecnológica
• Información sobre las empresas del sector
• Estudios sobre las perspectivas industriales
• Estadísticas e informes comerciales
• Normas industriales y coeficientes esenciales de la empresa
• Reglamentaciones que ha de tener en cuenta el cliente
• Datos sobre el impuesto sobre la renta de la sociedad
• Relaciones de trabajo

REGISTROS E INFORMES INTERNOS DEL CLIENTE

• Información sobre sus recursos, objetivos, planes y rendimientos
• Información sobre la planta, el equipo y las tecnologías utilizadas
• Informes sobre los resultados financieros y costos de las actividades, los servicios y los productos
• Actas sobre las reuniones de la junta y del comité de dirección
• Declaraciones fiscales
• Estadísticas de ventas
• Movimiento de materiales
• Evaluación del personal

ARCHIVOS DE DOCUMENTACIÓN DE LA OFICINA O DEPENDENCIA DE CONSULTORÍA

• Información sobre el cliente, si es nuevo o no

Información sobre el sector y organizaciones análogas

SELECCIÓN DE LA PROPUESTA

- Sección Técnica

- Sección Relativa al personal

- Sección relativa a los antecedentes del consultor

- Sección de las condiciones financieras y de otra índole

PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA

Muchos consultores prefieren no limitarse a enviar por correo la propuesta, sino entregársela en mano al cliente en una reunión que comienza con una breve introducción oral y visual si procede del resumen del informe.

LA REACCIÓN DEL CLIENTE

Un cliente del sector público suele estar sujeto a reglas que especificar un número mínimo de ofertas y un procedimiento de evaluación interno antes de conceder un contrato. Por otro lado, los clientes del sector privado pueden utilizar asimismo un procedimiento de selección basado en la evaluación de diferentes propuestas, en particular con respecto a encargos importantes y difíciles.

NEGOCIACIÓN DE LA PROPUESTA

El cliente puede estar interesado en utilizar los servicios del consultor, pero quizá no le satisfagan algunos aspectos de la propuesta.

CONTRATO:

1. Las partes contratantes (consultor, cliente)
2. Alcance del cometido, objetivos, descripción del trabajo, fecha de iniciación, calendario, volumen de trabajo.
3. Productos del trabajo e informes (documentación e informes que se han de entregar al consultor
4. Aportaciones del consultor y del cliente (tiempo de expertos y del personal y otras aportaciones)
5. Honorarios y gastos (honorarios que se han de facturar, gastos que se han de reembolsar al consultor)
6. Procedimientos de facturación y pago
7. Responsabilidades personales (tratamiento de la información confidencial, evitar conflictos de intereses y otros aspectos que resulten apropiados
8. Derechos de autor (que amparan los productos del trabajo del consultor durante la realización de su tarea)
9. Responsabilidad (la responsabilidad del consultor por daños causados a cliente, limitación de la responsabilidad)
10. Empleo de subcontratistas (por el consultor)
11. Terminación o revisión ( cada parte ha de sugerir cuándo y cómo)
12. Arbitraje (jurisdicción, procedimiento para la solución de controversias)
13. Firmas y fechas

SEGUNDA FASE: DIAGNÓSTICO

        Marco conceptual del diagnóstico

        Técnicos y humanos, patentes y ocultos, sustanciales y triviales, reales y potenciales.

• Restablecer la calidad al nivel anterior y evitar su deterioro; evitar las quejas de los clientes
• Mejorar la gestión de la calidad (con inclusión de una mejor motivación para lograr y mantener una buena calidad)
• Aumentar la satisfacción de los clientes
• Lograr una imagen de productor de alta calidad
• Transformarse en la empresa líder del sector en el plano internacional respecto de la calidad.

DEFINICIÓN DE LOS HECHOS NECESARIOS

        Los hechos son los materiales de construcción de cualquier trabajo de consultoría. Los consultores necesitan disponer de un considerable número de hechos para tener una visión clara de la situación, llegar a una definición precisa del problema y ajustar sus propuestas a la realidad.

• Dificultades de la determinación del problema
• Confusión de los síntomas con los problemas
• Ideas preconcebidas acerca de las causas de los problemas
• Examen de los problemas desde el punto de vista técnico exclusivamente
• Ignorancia de cómo se percibe el problema en diversas partes de la organización
• Diagnóstico no acabo del problema
• Falta de aclaración del objeto prioritario
• Fuentes y formas de obtener los datos
• Fuente de los datos

En general, los hechos se presentan ante los consultores en tres formas:

...