MECANISMOS DE CONTROL SOBRE EL AREA COMERCIAL-FACTURACION

MECANISMOS DE CONTROL

OSCAR IVÁN PINILLA VÁSQUEZ

UNIMINUTO

CONTADURÍA PÚBLICA

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

BOGOTA D.C.

ABRIL 2017

MECANISMOS DE CONTROL SOBRE EL AREA COMERCIAL-FACTURACION

ESTABLECIMIENTO DE POLITICAS:

Se realiza reunión a comienzo de más con departamento comercial, contabilidad y facturación, con el fin de informar las políticas de ventas que regirán durante el nuevo mes.

• Fechas de cierre
• Requisitos que deben cumplir las facturas.
• Promociones y su vigencia.
• Requisitos para anular facturas.
• Acuerdos de descuento por convenios.
• Descuentos según valor facturado.
• Realizar cotizaciones en sistema
• Vigencia de cotizaciones
• Vigencia de bonos de cumpleaños
• Requisitos para devoluciones
• Establecimiento de meta de ventas

EVALUACION DE DESEMPEÑO DESDE LAS AREAS DE CONTABILIDAD Y COMERCIAL.

Semanalmente el área contable realiza una revisión de la facturación con el fin de corroborar que las políticas se estén cumpliendo realizando los siguientes pasos.

• Que el consecutivo de facturas este completo.

• Que las facturas estén firmadas por los clientes.
• Que no se hayan brindados descuentos superiores a los establecidos en las políticas.
• Que todas las facturas tengan su soporte de pago.
• Que se encuentren los cierres diarios con su respectiva consignación en efectivo con sus cierres de datafono.
• Que los cierres de datafono, arqueos de caja, consignaciones y cierres coincidan.
• Si hay falencias en los anteriores ítems, se realiza un cuadro en Excel informando las novedades para que les brinden solución.

COMPARACION ENTRE EL DESEMPEÑO Y EL PATRON

Se realizan estadísticas sobre las inconsistencias y se comparan con la media de las semanas anteriores sobre los siguientes aspectos.

• Cantidad de facturas anuladas.
• Cantidad de descuentos adicionales.
• Cantidad de facturas sin firmas.
• Cantidad de descuadres en caja.
• Cantidad de obsequios brindados.
• Cantidad de cierres incompletos

ACCIONES CORRECTIVAS

Si después de realizada la comparación se detecta que el error es persistente y/o no se le brindo solución se toma uno de los siguientes correctivos.

• Si es por factura sin firma: Llamado de atención y se solicita que se le envíe factura al cliente por correo electrónico y como soporte de la misma que el cliente conteste que se encuentra de acuerdo con lo facturado.
• Si es por descuentos adicionales: Llamado de atención y se le realiza un descuento de nómina por la diferencia en el descuento.
• Si es por descuadres de caja: Se llama a descargos y se realiza un descuento de nómina por la suma del descuadre.
• Si es por cierres incompletos: Se hace llamado de atención.
• Adicional a las anteriores acciones y con el finalidad de no volver a tener el mismo inconveniente, se les envía a capacitación para refrescar conocimientos.

VENTAJAS

• Al brindar capacitaciones se asegura que los errores se minimicen.
• Al ser estrictos con las políticas, se asegura que el haya un buen clima organizacional dentro del área de mercadeo ya que ninguna persona tiene ventajas sobre sus compañeros.
• Se asegura que las facturas cumplan con los requerimientos de ley en caso de revisión de la DIAN.
• Al asegurarse que los soportes estén con sus facturas facilita las conciliaciones bancarias a cierre de mes.

DESVENTAJAS

• Se crea inconformismo en los asesores cuando se realizan descuentos de nómina.
• Desmejora el clima laboral entre el área supervisada y el área que supervisa.
• Las capacitaciones generan un gasto más para la empresa.
• El excesivo control genera aumento en la rotación de personal.

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