Manual Libro de Caja SAP

Manual Usuario Funcional

Módulo: FI-TR

Proceso: Libro de Caja.

INDICE

Contenido

OBJETIVO        3

INTRODUCCIÓN        3

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO        5

DESARROLLO:        5

OBJETIVO

INTRODUCCIÓN

El presente manual facilitará al usuario funcional conocer paso a paso como se debe realizar el proceso de registro, administración y reembolso del Libro de Caja.

El libro de caja es un auxiliar de contabilidad bancaria. Se usa para gestionar los movimientos de caja de una sociedad GL. El sistema calcula automáticamente y visualiza los saldos iniciales y finales y el total de ingresos y de pagos. Se pueden ejecutar varios libros de caja para cada sociedad. También se pueden llevar a cabo contabilizaciones a cuentas de mayor así como cuentas del acreedor y del deudor.

CONVENCIONES

[pic 2]    Enter

[pic 3]    Back (regresar a pantalla anterior)

[pic 4]    Finalizar

[pic 5]    Cancelar

[pic 6]    Guardar

[pic 7]  Lista de selección

[pic 8] Verificar

[TAB] Tecla TAB u otra

[pic 9] Lista de valores

[pic 10] Detalle posición de documento

[pic 11] Posición siguiente

DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

Este proceso se efectuara cuando se tenga la administración de un fondo fijo (caja chica).

DESARROLLO:

Para realizar la propuesta de pago, ingresar a la transacción FBCJ, podemos ingresarla en el campo de comando o seguir la ruta: Finanzas🡪Gestión financiera 🡪Bancos 🡪Salidas 🡪FBCJ - Libro de caja.

Al ingresar a la transacción FBCJ, se deberán ingresar los siguientes campos:

• Sociedad Financiera.
• Libro de Caja.

[pic 12]

Los libros de caja definidos para la sociedad financiera 1002 son (uno por cada sociedad):

[pic 13]

Una vez concluido el paso anterior, dar click en el icono [pic 14] o tecla Enter:

[pic 15]

La pantalla del transaccional se subdivide en las siguientes ventanas:

1. Selección de datos.

1. Intervalo a visualizar: nos permite seleccionar un intervalo de tiempo en el que se va a trabajar el cual puede seleccionarse de manera abierta o bien a través de selecciones predefinidas como son: hoy, esta semana, período actual.
2. Libro de caja en el cual se está trabajando.
3. Sociedad financiera a la cual pertenece.

[pic 16]

1. Visualización de saldos por intervalo a visualizar.

1. Saldo inicial del intervalo en el que se está trabajando.
2. Total ingresos en efectivo y cantidad de operaciones del intervalo en el que se está trabajando.
3. Total ingresos en cheque y cantidad de operaciones del intervalo en el que se está trabajando.
4. Total gastos efectivo y cantidad de operaciones del intervalo en el que se está trabajando.
5. Saldo final del intervalo en el que se está trabajando.

Para Casino no se utilizará el inciso c, por lo que el saldo final del intervalo será igual al saldo final en efectivo.

[pic 17]

1. Detalle de las operaciones del período de visualización.

1. Gastos efectivo.
2. Ingresos efectivo.
3. Ingresos cheque.

Para Casino no se utilizará la vista de ingresos cheques.

[pic 18]

1. Barra de herramientas.

1. Grabar: permite grabar todas las entradas del período de visualización.
2. Contabilizar: permite contabilizar todas las entradas del período de visualización.
3. Imprimir diario: permite la impresión de un reporte de las operaciones del periodo de visualización.
4. Cambiar libro caja: permite cambiar a otro libro de caja.

[pic 19]

1. Barra de herramientas.

1. Anular línea: permite anular el registro seleccionado.
2. Copiar línea: permite copiar el registro seleccionado.
3. Marcar todo: permite seleccionar todos los registros.
4. Desmarcar todo: permite quitar la selección de todos los registros.
5. Grabar entradas seleccionadas: permite guardar la información de las entradas seleccionadas.
6. Contabilizar entradas seleccionadas: permite contabilizar las entradas seleccionadas.
7. Imprimir recibo: permite la impresión de un formulario con la información de la operación registrada.
8. Documento subsiguiente: permite visualizar el documento de contabilización generado.

[pic 20]

Características:

El libro de caja es una operación de una única pantalla. Esto significa que se pueden introducir, visualizar y modificar documentos del libro de caja en una pantalla.

Las entradas de libro de caja se pueden grabar localmente en el libro de caja. El sistema calcula también los saldos. Las entradas del libro de caja que se han grabado se contabilizan en el libro mayor.

Dispone de las opciones siguientes:

• Registro de gastos

En un documento de libro de caja, se pueden llevar a cabo imputaciones CO y hacer que el sistema calcule los impuestos.

Para el registro se debe ingresar a la vista de gastos efectivo, en el campo operación contable seleccionar alguna de las operaciones que existen mediante el match code.

[pic 21]

1. Llenar los siguientes campos:

1. Importe: total incluyendo IVA.
2. Indicador de impuesto: este se encuentra predeterminado de acuerdo a la definición de las operaciones contables, salvo aquellas operaciones que tienen marcada la casilla de impuesto modificable, por ejemplo estacionamientos (ver pantalla anterior). Los indicadores utilizados para estos registros deben ser los correspondientes a los receptores del IVA soportado, para que el registro contable se realice en la cuenta correspondiente, los registros generados mediante el libro de caja no se toman para el proceso de Traslado de IVA.
3. Libro mayor: este se encuentra predeterminado de acuerdo a la definición de las operaciones contables.
4. Texto: indicar una descripción breve del gasto.
5. Fecha de contabilización: indicar la fecha en que se realizó el gasto.
6. Importe a pagar: en el caso de que la operación contable estuviera sujeta a alguna retención, se indicara el importe a pagar descontada la retención. Dentro de las operaciones definidas para Casino no están consideradas, por lo que este importe será igual al del inciso a.
7.  Importe neto: el sistema calcula el importe descontando el IVA correspondiente de acuerdo a lo definido para cada operación contable.
8. Tipo impositivo: el sistema determina en función al indicador de impuesto la tasa correspondiente.
9. Fecha de documento: indicar la fecha del documento soporte (factura o comprobante)
10. Referencia: indicar el número del documento soporte (factura o comprobante)
11. No de documento interno: lo asigna el sistema de forma automática.
12. Asignación: este campo de texto se utiliza para precisar alguna descripción adicional que requiera.
13. Base imponible: este campo lo determina el sistema en función al importe y al indicador de impuesto.
14. Centro de costos: indicar el centro de costo a quien corresponde el gasto.
15. Sociedad CO: para Casino será 1000.

[pic 22]

1. Una vez concluida la captura de información dar click en la tecla enter de su teclado y aparecerá el siguiente mensaje:

El status de documento de libro de caja es [pic 23].

1. Grabe la entrada, dispone de las opciones siguientes:

• Grabe entradas seleccionadas con [pic 24] Grabar Selección (área inferior de la pantalla)
• Grabe todas las entradas seleccionando [pic 25] Grabar (barra de herramientas)

El status de documento de libro de caja es [pic 26].

1. Contabilice la entrada, dispone de las opciones siguientes:

• Contabilice entradas seleccionadas mediante [pic 27] Contabilizar Selección (área inferior de la pantalla)
• Contabilice todas las entradas seleccionando [pic 28] Contabilizar (barra de herramientas)

El sistema verifica los datos a contabilizar. En cuanto se haya contabilizado el documento, el status de documento de libro de caja será [pic 29].

[pic 30]        Para contabilizar, necesita disponer de la autorización apropiada.

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