Manual De Caja Chica

Manejo de Cheques en blanco, emitidos y entregados en el INA OBJETIVO

Establecer los lineamientos sobre el manejo de cheques en blanco, emitidos y entregados en el ____en el Proceso de Tesorería y los Procesos Financieros Contables Regionales

2. ALCANCE

Aplica a todas las personas funcionarias del ________________encargadas de los Procesos Financieros Contables Regionales y del Proceso de Tesorería.

3. ABREVIATURAS

Dirección: Unidad de Recursos Financieros o Dirección Regional

Financiero: Proceso de Tesorería o Proceso Financiero Contable Regional

URF: Unidad de Recursos Financieros

PFCR: Proceso Financiero Contable Regional

4. RESPONSABILIDAD

Es responsabilidad de la persona Jefe de la URF, de las personas funcionarias de los Procesos de Tesorería y Presupuesto y las personas encargadas de las Unidades Regionales, velar por el cumplimiento y aplicación de este procedimiento.

5. DEFINICIONES

No aplica

6. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

6.1 Recepción de Cheques en blanco.

6.1.1 Los cheques en blanco solicitados para impresión de la cuenta corrientes, son recibidos por la imprenta en cajas. La persona encargada del Proceso de Tesorería o autorizado por éste y una persona funcionaria de la jefatura Financiera, proceden abrir las cajas y revisar cheque por cheque si la información y numeración está correcta y de ser así se sellan las cajas nuevamente, el funcionario encargado del Proceso de Tesorería o autorizado por este firma el documento de la imprenta, dando a satisfacción el recibido de los cheques en blancos. Estas cajas deben detallar el número de cuenta corriente, el número de caja y el número de cheque con el que inicia y finaliza.

6.2 Resguardo de Cheques en blanco.

6.2.1 Los cheques en blanco de las diferentes cuentas corrientes se resguardaran fuera del Proceso de Tesorería en un bóveda segura con dos puertas, el cual una llave estará a cargo una persona funcionaria de la jefatura Financiero y la otra llave por la persona funcionaria Encargada del Proceso de Tesorería y se llevara un control preciso de la entrega de cheques en blanco denominado “Control de Cheques en Blanco Custodiados en la Bóveda”.

6.2.2 Este control detallara los diferentes tipos de cheques según su cuentas corriente, la fecha que se retira el cheque en blanco, el número inicial y final de los cheques retirados, nombre y firma de la (s) persona (s) funcionaria (s) que entregan el cheque, firma y nombre del que recibe los cheques en blanco.

6.3 Solicitud de cheques en blanco para confección de pagos.

6.3.1 Cuando la persona funcionaria de Financiero encargada de confeccionar los cheques, necesita cheques en blanco, lo solicitará a la persona funcionaria Encargada del Proceso de Tesorería y a la persona funcionaria de la jefatura de financiero, quienes proceden abrir la bóveda, los tres confirmaran y verificaran que sea correcta la caja de cheques a su retiro, así como su numeración. Una vez verificado la numeración de los cheques los tres responsables firmaran en el “Control de cheques en blanco, custodiados en la bóveda del INA” en el lugar correspondiente.

6.3.2 Los cheques en blanco serán resguardados por la persona funcionaria de Financiero responsable de confeccionar los cheques en una caja fuerte (asignado a él) Al concluir las labores diarias, las llaves las entregada a la persona funcionaria Encargada del Proceso de Tesorería.

6.4 Utilización de cheques en blanco y pase a firmas.

6.4.1 Cada vez que la persona funcionaria de Financiero responsable de confeccionar los cheques, utilice cheques blanco para realizar pagos, sellará todo el respaldo que ampara el pago con el debido número de cheque asignado. Una vez sellado toda la documentación,

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