Libro caja

Libro caja

Domingo Hernández Celis - domingo_hc@yahoo.com

1. Concepto

2. Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro manual

3. Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro computarizado

4. Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el procedimiento de registro manual

5. Tipos de Libro caja

6. Caja tabular o americana

7. Desarrollo explicativo del ejercicio del Libro caja

8. Ejercicios prácticos del Libro caja tabular

Este es un libro contable que se utiliza para diferentes fines. En finanzas, para saber cuanto tenemos de disponible para realizar las transacciones. En tributación para dar fe del pago de los tributos. En contabilidad para llevar un registro ordenado de los cobros y pagos de efectivo y equivalentes de efectivo. Es un libro de mucha importancia por que lleva el manejo del dinero.

Concepto

Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios.

FOLIACIÓN

La foliación de este libro al igual que la foliación del libro mayor es DOBLE; el debe se anota frente al haber.

• EL DEBE, ocupa la parte izquierda del libro;

• EL HABER; ocupa la parte derecha del libro;

• En la parte superior se anotan el mes y el año a que corresponde al cuadro que se esta elaborando.

FORMA DE ANOTAR EN ESTE LIBRO.

En el DEBE; se anota cuando el dinero ingresa, asimismo el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente bancaria.

En el HABER, se anota cuando el dinero sale ya sea para comprar; pagar deudas o enviar dinero al Banco como deposito en cuenta corriente.

En ambos casos se registrar con el nombre de la cuenta, que ha dado origen el ingreso o la salida de dinero.

SALDO DEL LIBRO CAJA

Este libro, generalmente; presenta SALDO DEUDOR, es decir que los ingresos son mayores que los egresos y al decir ingresos lo estamos considerando sumado con el saldo inicial.

En algunos casos CAJA no tendrá SALDO, pero JAMAS TENDRA SALDO ACREEDOR ya que no puede salir más dinero del que hay.

SALDO INICIAL DE CAJA

Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio económico; si es al inicio del ejercicio económico.

Este saldo debe ser el indicado en el Inventario Inicial en la subcuenta 101 Caja.

Si es al inicio del nuevo mes; este debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior.

EL SALDO INICIAL SE ANOTA EN EL DEBE Y AL INICIO DE LAS OPERACIONES.

SALDO DE CIERRE O SALDO FINAL DE CAJA

Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza el mes o el ejercicio económico.

Si se trata de la terminación del mes, este debe ser igual al saldo inicial del mes siguiente.

Si se trata de la terminación del ejercicio económico; este debe ser igual al que indica el Balance General y que también se encuentra en el Inventario Final o de cierre.

OBTENCION DEL SALDO

El saldo del libro Caja se obtiene sumando el DEBE (entradas mas saldo inicial) y a ese resultado se le resta las salidas. La diferencia será el SALDO DE CIERRE o SALDO FINAL DE CAJA.

Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro manual

Las anotaciones registradas en el libro caja, al término del mes deben ser trasladadas al libro principal DIARIO mediante dos formas:

a) Mediante dos asientos: uno por los INGRESOS y otro por los EGRESOS.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL DEBE (INGRESOS)

Para registrar los ingresos de Caja en el Libro Diario, se carga a la cuenta 10 Caja y Bancos, sub.-cuenta 101 caja con abono a todas las cuentas que están anotadas en el DEBE DEL LIBRO CAJA.

ASIENTO DE CENTRALIZACION POR EL HABER (EGRESOS)

Para registrar los egresos de Caja en el Libro Diario, se cargan todas las cuentas que están anotadas en el HABER DEL LIBRO CAJA, con abono a la cuenta 10Caja y Bancos, Subcuenta 101 Caja.

b) Cuando ya se tiene dominio del Libro Caja, se puede realizar un solo asiento: Cargando a las cuentas del HABER y abonando a las cuentas del DEBE. Para cumplir el principio de la PARTIDA DOBLE, donde el DEBE es igual al HABER, se completará con el registro de la cuenta 101 Caja registrando lo que falte para cumplir con la PARTIDA DOBLE.

Lo normal en CAJA es que se utilicen cuentas de activo (DEBE: 12, 14, 16, etc.) y cuentas de pasivo (HABER: 40, 41, 42, 45, 56, 47, etc.). Esto al menos ocurre en las medianas y grandes empresas, donde las cuentas de la clase 6 y 7 se provisionan el Libro Diario.

Sin embargo esto no sucede en las micro y pequeñas empresas. En estas entidades se utilizaran cuentas de las clase 6 y 7, porque no utilizan el Libro Diario para hacer las provisiones. Al respecto, debemos tener presente que el uso de las cuentas de la clase 6 en el Libro Caja, también implican asiento por destino, pero este debe ser uno solo y por el total de los importes de la clase 6 empleados en el correspondiente mes; pero para facilitar la confección de este asiento es recomendable que conforme se sucedan los usos de la clase 6, los asientos por destino se confeccionan en una hoja adicional llamada “Hoja Auxiliar” para que al termino del mes no se haga difícil su registro.

Centralización del Libro caja en el procedimiento de registro computarizado

Cuando se utiliza el procedimiento de registro computarizado, todo se anota en el LIBRO DIARIO (mediante un instrumento llamado voucher), documento por documento. Si fuera el caso primero las provisiones y luego los cobros y pagos. Luego desde el LIBRO DIARIO se distribuye los datos a todos los libros correspondientes, entre ellos a CAJA. Es decir es automático. Pero todo esto depende del sistema contable computarizado, que tenga configurado las bases de datos, libros, registros, cuentas y toda la parafernalia contable para que se lleve a cabo automáticamente.

Reglas practicas que se deben tener en cuenta en la confección del Libro caja en el procedimiento de registro manual

1. Toda operación al contado se registra en el Libro Caja, correspondiendo al Libro Diario las operaciones al crédito.

2. En toda operación que se tenga que registrar en el Libro Caja se debe preguntar si el “dinero” ingresa o sale.

3. Si el “dinero” ingresa, se debe registrar en el DEBE del Libro caja, el nombre de la cuenta (con su respectivo código) que ha dado origen al ingreso de dinero.

4. Si el “dinero” sale, se debe registrar en el HABER del Libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen a la salida de dinero.

5. Cuando el pago se hace con un cheque girado por nosotros, lo primero que se debe hacer es anotar en el DEBE del Libro Caja, el importe del cheque girado y se hace por intermedio de la cuenta 10 subcuenta 104 y la divisionaria correspondiente (1041) y seguidamente se registra en el HABER del libro Caja, el código y nombre de la cuenta que ha dado origen al giro del cheque.

6. Toda cuenta de clase 6 (GASTOS) siempre se registra en el HABER del Libro Caja (la 61,68 y 69 no se registran en el Libro Caja).

7. Toda cuenta de clase 7 (INGRESOS) siempre se registra en el DEBE del Libro Caja menos la 74 que se anota en el HABER (la 71, 78,79 no se registran en el Libro Caja).

8. Cada vez que se anota la clase 6 (GASTOS) en el Libro Caja se debe hacer un asiento por destino en la “hoja auxiliar”.

9. En el asiento de centralización del DEBE del Libro Caja se carga la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA y se abonan todas las cuentas anotadas en el DEBE del Libro Caja.

10. En el asiento de centralización del HABER del Libro Caja se cargan todas las cuentas anotadas en el HABER del Libro Caja y se abona a la 10 CAJA Y BANCOS, divisionaria 101 CAJA.

11. El Libro Caja JAMAS tendrá saldo acreedor porque el Libro Caja representa a la 101 caja, o sea el dinero en efectivo que tiene la empresa y nunca puede salir más dinero del que tenemos.

Tipos de Libro caja

En la práctica contable generalmente aceptada se encuentra dos tipos de libro Caja:

a) Libro de Caja Italiana

b) Libro de Caja Tabular

LIBRO CAJA ITALIANA

MES DE ............................DEL 200...

DEBE HABER

FECHA CODIGO

CUENTA DETALLE SUB-

TOTAL TOTAL FECHA CODIGO

CUENTA DETALLE SUB-

TOTAL TOTAL

Caja tabular o americana

Es otra forma de llevar el libro caja que controla el movimiento de dinero tanto en los INGRESOS como en los EGRESOS.

Tiene un rayado especial se distingue de la Italiana de la cantidad de columnas, se considera una columna para cada cuenta contable, tanto en el debe como en el haber, es decir tienen tantas columnas como cuentas en el debe y el haber según requiere las operaciones del período o movimiento de la operación.

Tiene las siguientes características:

1. Columna para registrar la fecha de la operación, tanto en el Debe (entradas) como el Haber (salidas).

2. Columna para detalle o concepto, donde se explica el motivo que origina el ingreso o egreso del efectivo de caja.

3. Columna para los totales, tanto para el Debe como para el Haber.

4. Columnas para las cuentas tanto del Debe como del Haber, los cuales se van aperturando de acuerdo a las operaciones que se realicen.

LIBRO CAJA TABULAR

MES DE ................DEL

...