Manual Para Eventos

MANUAL PARA EVENTOS NACIONALES

ASOCIACIÓN NACIONAL DE ESTUDIANTES DE ECONOMÍA A.C.

Asociación Nacional de Estudiantes

de Economía A.C.

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Contenido

I. Definición de las áreas organizativas ........................................................................ 3

1. Comité Organizador ............................................................................................... 3

1.1 Estructura del Comité Organizador ................................................................. 3

1.2 Funciones del Comité Organizador .................................................................... 5

II. Definición de las funciones por áreas ....................................................................... 6

2.1 Área Académica ................................................................................................. 6

2.1.1. Antes del congreso ...................................................................................... 6

2.1.1 Durante el congreso. .................................................................................... 7

2.1.1 Después del Congreso. ............................................................................... 9

2.2 Área de logística de eventos académicos .......................................................... 9

2.2.1 Antes del congreso. ..................................................................................... 9

2.2.2 Durante el congreso. .................................................................................. 11

2.2.3 Después del congreso. .............................................................................. 13

2.3 Área de eventos sociales y banquetes (logística) ............................................ 13

2.3.1 Antes del Congreso. .................................................................................. 13

2.3.2 Durante el Congreso. ................................................................................. 13

2.4 Área de contactos y patrocinios (finanzas) ....................................................... 14

2.4.1 Antes del Congreso. .................................................................................. 14

2.4.2 Durante el Congreso. ................................................................................. 15

2.4.3 Después del Congreso. ............................................................................. 16

2.5 Área de Finanzas ............................................................................................. 16

III. Manual Financiero para Eventos Nacionales....................................................... 18

3.1 Introducción ...................................................................................................... 18

3.2 Agentes involucrados en un evento nacional ................................................... 19

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a) Mesa Directiva Nacional ................................................................................... 19

b) Comité Organizador ......................................................................................... 19

3.3 Cuadro Principal ............................................................................................... 19

3.4 Alimentos .......................................................................................................... 22

3.5 Cena de Gala ................................................................................................... 23

3.6 Cafetería ........................................................................................................... 24

3.7 Cuota Anee ...................................................................................................... 25

3.8 Difusión ............................................................................................................ 25

3.9 Equipo Técnico ................................................................................................. 26

3.10 Fondo de Contingencias ................................................................................... 26

3.11 Gastos Operativos ............................................................................................ 26

3.12 Hospedaje ........................................................................................................ 27

3.13 Instalaciones .................................................................................................... 27

3.14 Material Académico .......................................................................................... 27

3.15 Noche Disco ..................................................................................................... 28

3.16 Noche Regional ................................................................................................ 28

3.17 Transporte ........................................................................................................ 29

3.18 Ponentes .......................................................................................................... 29

3.19 Políticas de pago .............................................................................................. 30

3.20 Finanzas durante el evento .............................................................................. 31

3.21 Flujo de efectivo ............................................................................................... 31

3.22 Finanzas después del evento ........................................................................... 32

3.23 Comentarios Finales ......................................................................................... 32

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I. Definición de las áreas organizativas

1. Comité Organizador

Es la cabeza organizativa del evento, se conforma por los puestos representantes de cada área que conforman la estructura de organización del evento y los miembros de la Mesa Directiva Nacional (MDN) de la ANEE, A.C.

El Comité Organizador tomará las decisiones en la realización del Congreso y debe ser encabezado por el Coordinador General del Comité Organizador y por el Secretario General de la MDN de la ANEE, A.C.

1.1 Estructura del Comité Organizador

 Coordinador General: es el representante del Comité Local y quien encabeza la organización del evento. Debe representar al Comité Organizador y ser informado del funcionamiento general de la estructura organizadora del evento. El Coordinador General debe ser el enlace con la MDN y visible ante patrocinadores, hoteleros, conferencistas y otros participantes. Su labor es la de proponer, delegar responsabilidades y servir de enlace con los demás miembros de la estructura. Su capacidad de decisión será de igual manera que la toma de decisiones del Comité Local. Se recomienda mantenga un asistente quien servirá de apoyo y desempeñará aquellas labores auxiliares al Coordinador General.

 Coordinación de Finanzas: es el coordinador interno de finanzas. Debe apoyar de manera inmediata al Coordinador General en el manejo de las finanzas internas del evento junto con el Secretario de Finanzas de la MDN, supervisando ingresos y egresos y en la adquisición y compra de todo aquello necesario para el

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funcionamiento del evento. Finanzas deberá de mantener un registro de todas las cuentas y elaborar estados financieros del evento junto con el Secretario de Finanzas de la MDN.

 Coordinación de Contactos y Patrocinios: es la coordinación externa que se debe hacer cargo de establecer y coordinar la recepción de patrocinadores y su participación, así mismo se hará cargo de la difusión de los patrocinadores. Debe estar directamente relacionado con los Coordinadores General y de Finanzas para informar y recibir patrocinios.

 Coordinación Académica: debe ser la coordinación que mantiene la organización en el área académica del evento. Se relaciona directamente con el Secretario Académico de la MDN para la elaboración del programa de conferencistas, talleres y demás asuntos académicos. Debe informar al Comité Organizador de los problemas de índole académico y mantener la estructura académica en orden y funcionando.

 Coordinación de Logística: enlace que relacional la logística de eventos académicos y eventos sociales con el Secretario de Organización de la MDN y los demás coordinadores, supervisando así de manera conjunta la logística del evento. Además, deberá apoyar en sus tareas a los subcoordinadores a su cargo.

 Logística de eventos académicos: es la sub coordinación que se hará cargo de la operación logística interna de recepción, acomodo, instalación del centro de cómputo, almacén y entrega de material, además de temas de logística exterior, tales como transportación, buen estado de los sitios físicos en donde ocurra el evento, audio, etc. Debe informar al Coordinador de Logística de los problemas de logística y mantener esta estructura en orden y funcionando.

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