Manual de compras Fonda “El Deleite”

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                Manual de compras

Fonda

“El Deleite”

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INDICE

Contenido

INTRODUCCIÒN        4

HISTORIA        5

OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS        6

POLITICAS DE COMPRAS        7

ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA Y LA ESTRUCTURA ESPECÍFICA DEL AREA DE COMPRAS.        8

ORGANIGRAMA        8

FUNCIONES DE LOS COLABORADORES RELACIONADOS CON EL AREA DE COMPRAS        9

RESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES DEL AREA DE COMPRAS.        10

PRESENTACION DEL MANUAL        11

ANEXOS        13

LISTA DE PRODUCTOS        13

FORMATOS DE COMPRAS        17

FORMATO COCINA        17

FORMATO LIMPIEZA        18

INTRODUCCIÒN

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido con la cantidad y calidad requerida y aun precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado al departamento de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo, puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.

Cocina doña chana es una empresa 100% mexicana que cuenta con más de 50 años de experiencia en el ramo de alimentos y bebidas, cuenta actualmente con una sucursal que ofrece frescura en todos sus alimentos con el toque mexicano que perdura desde hace 5 décadas.

HISTORIA

Hace más de 50 años que todos los días este lugar da de comer. Esta esquina sin lujo, pero con mucha historia es una de las más queridas por los vecinos y nunca falla. Pastas caseras, carnes, platos de olla se sirven en un salón que está casi intacto desde su apertura.

En 1970 la tatarabuela de la Sra. Irma a la que le conocían como doña chana decidió poner un pequeño restaurant aprovechando que estaban en proceso unas construcciones cerca, vendiéndoles así de comer a los colaboradores de dichas construcciones, siendo esta esquina en aquellos años una de las orillas de la pequeña ciudad, siguiendo con el legado su hija esmeralda, así mismo su nieta aurora y hoy en día la Sra., Irma estando al frente de la cocina y cocinando ella misma las recetas de su bisabuela que se han venido preparando durante los últimos casi 50años, recetas que no han cambiado y que los comensales llegan buscando, ubicada en Terán ·43en la ciudad de Coatepec, hoy en día se encuentra en el corazón de esta ciudad, ofreciendo sus servicios de lunes a sábado con el horario de 7:00 a 17:00 y domingo de 8:00 a 17:00, sigue siendo uno de los pequeños restaurantes favoritos para los comensales ofreciendo desde muy temprano ricos desayunos y a partir de las 13:00 hrs, menús del día.

OBJETIVOS DEL AREA DE COMPRAS

1. Cubrir de forma oportuna y eficiente las compras que se requieren para ofrecer a nuestros clientes calidad, precio, frescura, en nuestro producto final.

1. Reducir costos, por lo tanto, ofrecer precios accesibles y competitivos.

1. Realizar una actividad financiera favorable para nuestra entidad.

1. Tener control de las compras necesarias para el desarrollo optimo de nuestra actividad comercial.

POLITICAS DE COMPRAS

1. Se realizará un presupuesto para tener una administración de las compras.
2. En caso de el aumento en algún insumo hacer los ajustes necesarios.
3. En caso de sobrar efectivo se creará un fondo para la compra de algún utensilio o materia que llegase a faltar en algún momento por deterioro o por agotamiento del mismo que no este dentro del gasto del manual.
4. En caso de exceder el presupuesto se tomará del fondo de ahorro.
5. Adquirir la materia prima solo en los lugares mencionados en este manual.
6. Adquirir utensilios de la mas alta calidad para durabilidad y resistencia.
7. Obtener productos de temporada ya que estos suelen ser de más bajo costo.
8. Si se llegase a descomponer algún artefacto para la elaboración de la comida o la administración local, se hará uso del fondo.
9. Todo se comprará donde ya se estableció hasta la nueva investigación de mercado.

ESTRUCTURA GENERAL DE LA EMPRESA Y LA ESTRUCTURA ESPECÍFICA DEL AREA DE COMPRAS.

 ORGANIGRAMA

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FUNCIONES DE LOS COLABORADORES RELACIONADOS CON EL AREA DE COMPRAS

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RESPONSABILIDADES DE LOS COLABORADORES DEL AREA DE COMPRAS.

GERENTE GENERAL:

• Revisión del documento de requerimientos.
• Revisión de insumos comprados (estén en buen estado y no caducos).
• Revisión de facturas del monto, encuadre de gastos, verificar que el encargado de comprar firme de recibido del total de monto en efectivo otorgado y firmar de recibido el efectivo de vuelta.

COCINERA:

• Realizar lista de insumos faltantes o próximos a terminar.
• Pedir solo lo que hace falta con el fin de no desechar insumos por coeducación o por ya no servir.
• Cuidar de los refractarios y todo el equipo en general de la cocina.
• La comida esta lista en tiempo y forma.
• Servir las porciones adecuadas.
• No falte ningún insumo nunca.

ENCARGADO DE COMPRAS:

• El total de las facturas cuadre con el total en efectivo de vuelto.
• Entregar todas las facturas sin ningún pretexto.
• Adquirir los insumos tal cual lo dice la descripción.
• Verificar la firma de autorización de adquisición, del efectivo de vuelta (en caso caso de que lo haya). Y de la entrega de todos los insumos y en buen estado.
• Revisar y leer el manual de compras antes de hacerlas (para estar al tanto de los cambios).

ENCARGADO DE ALMACEN:

• Revisar que el producto e insumo se encuentre en óptimas condiciones y sean de la marca y gramaje que se utiliza antes de firmar de recibido.
• Acomodar el producto recién llegado atrás y el que ya existía adelante; método PEPS (primeras entradas primeras salidas).
• Verificar que no haya caducos.

PRESENTACION DEL MANUAL

El dia domingo por la tarde noche antes de salir de labores, cocinera y encargado de limpieza tendrán que dejar elaboradas sus respectivas listan de productos, ya que el lunes es el día que se ha dispuesto, se realicen las respectivas adquisiciones por el encarado de hacerlas, así mismo el gerente tendrá el tiempo de para revisarlas, firmar de autorización y desembolsar el monto requerido, el encargado de compras firmara de recibido como la lista y el monto a recibir, enseguida este contara con el termino un día para poder abastecerse en los lugares especificados en este manual , al legar al restaurant están serán revisadas por el gerente y por las personas encargadas del área de cocina y de limpieza, si todo está en orden firmaran de recibido y al mismo tiempo pasaran a manos del almacenista quien será el último de la lista en firmar de recibido y este acomodara toda la mercancía en el lugar correspondiente de cada uno de los productos, acomodando los productos nuevos atrás y el anterior enfrente, esto lo realizara el día martes ya que el día lunes es el destinado para realizar las copras. El monto a entregar será calculado por el gerente será un aproximado calculado por el mismo, ya que todos los productos son inestables en el precio por ser perecederos, en caso de faltar efectivo el encargado de compras se lo hará saber inmediatamente a gerente el cual le depositara o transferirá a alguna cuenta que el encargado de compras haya proporcionado, en todo caso de que este cuente con el efectivo puede utilizarlo y al entregar las cuentas y hacer un cuadre de gastos en ese mismo día se le repondrá.

La siguiente ruta a tomar será: por la mañana al termino del proceso de autorización el encargado de las compras las realizará de la siguiente forma y conforme al orden del siguiente listado.

1. Frutas y verduras se obtendrán en la central de abastos en la ciudad de Xalapa, Veracruz; la cual tiene la siguiente dirección: calle zarzamora 24, palmas del coyol, 91779. La cantidad y el producto será el que el encargado de cada área especifique en el documento, todos los productos serán con un término de madurez medio con el fin de que tengan una durabilidad de por lo menos los siguientes 7 días, ya que las compras se realizan los días lunes de cada semana.

1. Especias, chiles y semillas, estas se adquirirán en el bodegón de semillas ubicada en la ciudad de Xalapa, Veracruz; con dirección en villa Emiliano zapata, en la central de abastos, ya que aquí nos dan precio de mayoreo.

1. Siguiendo en la ciudad de Xalapa este procederá a comprar todo lo abarrotería como son pastas, enlatados aceite comestible, etc. En la granja con dirección en sur norte nave b local b-1, las trancas 91164.

1. Todo lo relacionado con limpieza como lo es cloro, aromatizante, pinol, desinfectante, papel higiénico, sanitas, etc., se le encarga a través de pedido a la Sra. María Lucila Martinez Sánchez vía telefónica, ya que esta lo tiene a la venta a granel y no tiene costo extra por llevarlo a domicilio.

En caso de el agotamiento de algún insumo, y se tenga que hacer compra de emergencia, esta la realizara el encargado de limpieza en el fasti sucursal de plaza san Antonio, que es la más cercana en donde podemos encontrar todo, desde limpieza, abarrotes y embutidos.  

ANEXOS

LISTA DE PRODUCTOS

FORMATOS DE COMPRAS

FORMATO COCINA

RECIBIO ENCARGADO DE COMPRAS                       REVISO (GERENTE)

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