Manual De Compras

- Necesidad e Importancia del Manual.-

La necesidad de un manual de compras para la empresa es importante, ya que en él se sientan las bases para el control de los diversos departamentos y de la empresa, tenerlos es de ayuda para que el departamento de compras este controlado, y realizar mejor las labores diarias, además de evitar problemas que puedan surgir en un futuro.

El manual tiene como objetivo ayudar a la empresa a tener control dentro del departamento de compras y contar con una base para asignar a cada uno de los integrantes del departamento. Para la elaborarlo es necesario realizar un estudio del entorno de una organización, de su funcionamiento interno y de las requisiciones más comunes para la empresa. Se recomienda para la utilización una previa inspección general del funcionamiento de la organización.

- Ventajas y Objetivos del Manual de Compras

Los objetivos del manual son los siguientes:

• Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras.

• Proveer un detalle de acciones a seguir para llevar adelante el circuito administrativo.

• Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento y el desempeño de los agentes y funcionarios.

• Implementar el mecanismo de decisión de compras a cargo de las unidades requeridas, en particular bienes inventariarles y de insumos y materiales especializados.

• Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.

• Difundir las nuevas rutinas administrativas.

• Detectar desvíos en la actitud y consolidar el ambiente de control.

• Disponer de un instrumento de capacitación de nuevos usuarios.

•

- Obtención de la Información

Existen tres vías para obtener información:

Estar presente, en las operación es y dar cobertura informativa el mayor problema es que la actualidad. Hay muchos procesaos que ya están previstos que realizamos de procesos prolongados.

Estar presente en determinados departamentos donde se realizan los procesos.

Documentación, la información no es nn7ueva en su totalidad, por ello es adecuado recuperar la información anterior publicada en el acontecimiento. Es bueno que los medios tengan un sistema de archivo ordenado para poder encontrarla información rápidamente.

Fuente de información, toda aquella persona que proporciona información (alguien que la cuenta)

- Contenido del Manual

El manual debe estar integrado por los siguientes puntos:

• Introducción.

• Contenido

• Índice

• Organización

• Políticas

• Procedimientos

• Instrucciones técnicas

• Circulares y/*o boletines

- Difusión y Actualización Permanente

Periódicamente se procederá a estudiar y verificar el manual de compras con el objetivo de que puntos hay que mejorar, sustituirlos por otros o eliminarlos.

Índice de Contenido

Introducción 5

Objetivos 5

Estructura del Manual 5

Mantenimiento del Manual 6

Políticas de compras 6

Compras de Bienes y Servicios 6

Cotizaciones 6

Órdenes de Compra 7

Criterios de Solicitud de Cotizaciones 8

Solicitud de Cotizaciones 8

Aprobación Cotizaciones 8

Aprobación de órdenes de compra 8

Recepción de Mercancías 8

Disposiciones Generales 9

Procedimiento de compras 9

Control Internos y sus objetivos 10

Control 1 10

Control 2 10

Control 3 10

Control 4 10

EJEMPLO PARA LA SECRETARIA DE DESARROLLO URBANO Y ECOLOGIA 9

INTRODUCCIÓN

Para contar con una guía de las políticas y procedimientos de compras, se ha diseñado este manual para que se disponga de una herramienta de control que le permita manejar con efectividad los procesos de compras.

Dicho manual se ha elaborado con el objetivo de que todo el personal este debidamente informado sobre el procedimiento a seguir en la adquisición de bienes y servicios a ser utilizados en el desarrollo de las actividades que lleva a cabo una organización.

La utilidad de este manual se mantendrá sólo si se revisa periódicamente y se introducen los cambios que la dinámica funcional de la Organización requiere.

OBJETIVOS

Los objetivos específicos del manual son los siguientes:

1) Establecer un método estandarizado para ejecutar las operaciones rutinarias del área de administración de compras. Lo que significa dotar a la institución de una descripción detallada de cada una de las etapas en que se descompone la tarea del manejo de las compras.

2) Ofrecer al personal una guía descriptiva de la secuencia a seguir en el proceso. Esta guía servirá de base para orientar a los nuevos empleados.

3) Proporcionar a los niveles de supervisión una herramienta para medir la eficiencia de las operaciones que sirva a la vez para controlar la uniformidad en la ejecución de la labor administrativa.

4) Eficientizar el control interno de compras para evitar la duplicidad de funciones y lograr ejecutar esta acción con la menor dedicación de tiempo y esfuerzo.

5) Facilitar la continuidad de las operaciones, asegurando que las tareas sean realizadas de manera uniforme y estándar.

ESTRUCTURA DEL MANUAL

El contenido del manual se ha dividido en secciones, donde cada una representa el detalle del tema tratado.

• Las políticas orientan sobre las acciones a tomar en determinadas situaciones.

• El procedimiento está dedicado a ordenar, en forma lógica, todos los pasos que se deben ejecutar secuencialmente.

MANTENIMIENTO DEL MANUAL

Se recomienda que periódicamente sea revisado el manual para incorporarle los nuevos estándares y permanezca actualizado para lograr una adecuada utilización del mismo.

La edición, actualización y distribución de este manual es responsabilidad de la Administración y el Auditor Interno velará por el cumplimiento del procedimiento establecido.

POLITICAS DE COMPRAS

COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

1) Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.

2) Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las diferentes agencias.

3) Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación del Comité de Compras.

4) La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES

1) El Formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.

2) El Formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.

3) El Formulario de Requisición de Compras deberá especificar a qué presupuesto se hará el cargo correspondiente.

4) Se deben solicitar mínimo 3 Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

5) Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el Formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.

6) Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.

7) Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.

8) Las Cotizaciones serán objeto de estudio por el Departamento de compras.

III.- ÓRDENES DE COMPRA.-

1) Las Órdenes de Compra serán con numeración consecutiva pre-impresa.

2) Las Órdenes de Compra serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.

3) Las Órdenes de Compra serán distribuidas de la manera siguiente:

a. Original para el Proveedor

b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.

c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.

4) Las Requisiciones y Órdenes de Compra dañadas o anuladas serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas.

5) Los criterios para la adjudicación de las Órdenes de Compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna.

6) Para seleccionar el proveedor ganador, se utilizará un formulario de comparación de cotizaciones que incluya especificación, precio y tiempo de entrega, así como otros criterios que se consideren necesarios.

7) En el caso de que no se lleve a cabo el procedimiento de cotizaciones, El Departamento de Compras preparará un memorándum de justificación que quedará en archivo.

8) Bajo ningún concepto deberá destruirse una Orden de Compra.

9) Se mantendrá un registro y archivo por cada Orden de Compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de compra.

10) El Departamento

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