Manuales Adminstrativo

1. ¿Qué son los Manuales Administrativos y para que se utilizan?

Los administrativos son instrumentos de comunicación para facilitar el desarrollo de las funciones administrativas y operativas. Su objetivo:

 Ser un medio de comunicación

 Instruir al personal acerca de los objetivos, relaciones formales, políticas, procedimientos, normas, etc.

 Evitar duplicidad de funciones de detectar omisiones.

 Ayudar en la planificación, dirección y control de la empresa

 Asegurar la continuidad de prácticas aceptadas por el jefe.

 Integrar y orientar el nuevo personal, facilitando su incorporación.

2. ¿Qué Ventajas y Limitaciones tiene la utilización de Manuales por parte de las organizaciones?

Ventajas

 Se puede ver la totalidad de las funciones y procedimientos.

 Se evitan las improvisaciones o criterios personales en la gestión administrativa y toma de decisión

 Evitan la formulación de excusas en cuanto al desconocimiento de normas vigentes

 Facilitan la evaluación y control por parte de los supervisores.

 Sirven para entrenar o capacitar al personal que se inicia en las funciones

 Ahorro de tiempo al brindar soluciones a situaciones ya previstas.

 Estandarizan la terminología técnica.

Limitaciones de los manuales

 Son costosos y toman tiempo para su elaboración

 Exigen permanentes actualizaciones

 No toman en cuenta aspectos de la organización informal (liderazgo, orgullo de grupo, permanencia a un grupo, etc.)

 Poco flexibles, lo que puede frenar la iniciativa dentro de la empresa.

 Si están mal redactados, pueden causar problemas en su interpretación y aplicación.

3. Indicar los tipos de manuales según clasificación.

Los manuales administrativos se clasifican:

 Por su contenido:

• Manual de organización y funciones

• Manual de políticas

• Manual de procedimientos y normas

• Manual para empleados

 Por su ámbito

• Generales

• Específicos

4. Identificar los pasos para la elaboración del Manual

Los pasos para hacer o elaborar un manual, de manera muy generalizada, para que los adaptes a tus necesidades particulares:

1- Definir el tema: debes acotar el alcance o profundidad del manual, en el fondo lo que vas a cubrir, para no extralimitarte o hacerlo demasiado breve.

2- Relacionado con el punto 1, debes visualizar al lector objetivo al cual está dirigido el manual, para adaptar el lenguaje utilizado en el mismo y lo "técnico" de sus párrafos, a este lector o usuario.

3- Define la estructura, en el fondo los temas a tratar, desde la introducción hasta los últimos consejos (es común una sección de FAQs o trouble-shooting como anexo). Directamente relacionado a esto se encuentra la necesidad de definir el medio de difusión: en las versiones impresas, en general se permiten párrafos más extensos y detallados quien en las guías o manuales en línea, donde deberás ser más conciso y al grano, para evitar esos largos scrolls para bajar la pantalla.

4- Toma manuales de temas similares, para tomar ideas y afinar la estructura, antes de comenzar.

5- Redacta el manual, tomando en cuenta todo lo anterior, y luego pásalo a diferentes personas que se ajusten a tu público objetivo, a ver si entienden bien el contenido, y toma sus recomendaciones,

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