Organización Y Métodos

ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS I

1. INTRODUCCIÓN

La complejidad de un mundo globalizado y la velocidad de los cambios exigen hoy día a las organizaciones estrategias diferentes para enfrentar los desafíos de mercados competitivos y lograr sus objetivos cumpliendo su responsabilidad social. A estos efectos los directivos, gerentes y el profesional en Organización y Métodos deben saber percibir, detectar, conectarse y reaccionar ante los acontecimientos del entorno empresarial, por lo que deben mantener actualizados sus conocimientos, habilidades y actitudes para enfrentar con éxito tales desafíos.

1.1. Concepto

La Organización y Métodos, conocida como O y M, es una función especializada conformada por un conjunto de técnicas que tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de información, procedimientos administrativos y el control de operaciones dentro de una organización.

Sobre la Teoría de Organización y Métodos se manifiesta que es "Una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre cómo dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecánicos con la mayor economía de esfuerzo y con el máximo de eficacia en los resultados". Y por extensión, se llama unidad, equipo o servicio de Organización y Métodos al conjunto de funcionarios especializados en la aplicación de la técnica del mencionado servicio.

Términos usuales en O & M

• Ambiente Externo: todo lo que está afuera del sistema empresarial, son todas las variables o condiciones externas que afectan o puedan afectar el funcionamiento de la organización.

• Objetivo o Meta: es el resultado que se pretende alcanzar en un periodo determinado, mediante la realización de ciertas actividades y procesos y la utilización de los recursos humanos.

• Política: conjunto de pautas o directrices que se establecen como guías para la actuación de los integrantes de una organización. Establece la forma de proceder y los límites dentro de los cuales se deben realizar las actividades para el logro de los objetivos.

• Función: conjunto de actividades y/o procesos afines, desarrollados para la consecución de determinados objetivos.

• Actividad: conjunto de tareas o acciones, realizadas para el cumplimiento de una función específica. En síntesis la actividad está constituida por los trabajos que se realizan en cada sector de la organización.

• Tarea: es cada una de para partes de que está constituida una acción única y completa realizada por una única persona, consta de un inicio y otra de un fin, perfectamente identificables.

• Rutina: conjunto de fases o etapas estrechamente relacionadas entre sí, dentro de una actividad, son costumbres o hábitos adquiridos para la realización de determinados trabajos.

• Movimiento: es una acción única y simple.

• Operación: conjunto de movimientos interrelacionados e interdependientes debidamente sincronizados e integrados para el cumplimiento de una función específica.

• Método: forma de realizar una tarea determinada o una secuencia de operaciones, ejemplo, se puede utilizar método manual, mecánico, eléctrico o electrónico para el procesamiento y control de operaciones contables, de cobranzas, etc.

• Proceso o Procedimiento: es la forma de actuación preestablecida, para orientar a los miembros de una organización en la ejecución de sus tareas respectivas. Sucesión cronológica o secuencia de operaciones concatenadas, realizadas por una o más personas para el cumplimiento de una función. Para ello es necesario combinar de manera lógica: los métodos, hardware, software, recursos humanos, materiales y demás recursos de la organización.

Figura explicativa de Proceso según la Norma ISO 9000:2000

• Órgano: es una unidad administrativa impersonal, que tiene a su cargo una o varias actividades y puede estar integrada por uno o varios puestos. De ahí proviene el término organigrama u organograma, que representa gráficamente el conjunto de órganos o unidades que integran una organización.

• Nivel intermedio de una organización: este nivel es también conocido con la denominación de mandos medios o mandos intermedios y está constituido por las gerencias o direcciones y/o departamentos, situados en el nivel medio de un organigrama.

• Nivel operativo u operacional: está constituido por las divisiones, secciones, unidades, etc. Situadas en el nivel inferior del organigrama.

• Subniveles de una organización: son órganos o sectores que existen, a veces entre dos niveles. Por ejemplo, entre la gerencia y los departamentos existe una subgerencia, o entre la dirección y el departamento existe una subdirección, subjefes, entre otros.

• Eficiencia: es la medida de desempeño interno de una organización. Está relacionada con los recursos empleados, por la empresa o sectores de la misma, para conseguir los objetivos previstos. Es el uso óptimo de los recursos empresariales para conseguir los objetivos propuestos.

• Eficacia: es la medida de desempeño externo de una organización. Está relacionada con la capacidad de la empresa o sector para detectar y satisfacer la demanda de los clientes. “Es hacer lo necesario para alcanzar o lograr los objetivos deseados o propuestos"

• Efectividad: es el resultado del desempeño interno y externo de una organización. Está relacionada con el logro de los objetivos económicos y/o sociales, mediante la eficiencia y la eficacia operacional de la empresa. Énfasis en la relación eficiencia-eficacia.

• Sistema: conjunto de parte interrelacionadas, interactivas e interdependientes que conforman un todo unitario y organización, para el logro de los objetivos comunes, en un medio ambiente y tiempo determinado.

1.1.1. Funciones de las Actividades de Organización y Métodos

1.1.1.1. Respecto a la Estructura

 Analizar la estructura.

 Estudiar la estructura jerárquica.

 Reordenar los niveles jerárquicos.

 Crear o suprimir órganos

 Modificar la estructura de dependencia

 Fijar la red de interrelación.

 Analizar las Funciones

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