Origen de las compras

1.1 Origen de las compras

Principios que rigen la definición de compra:

Objetivos de compras:

• Tener los materiales disponibles a un mínimo costo.

• Mantener la continuidad de la producción.

• Establecer y conservar buenas relaciones con los proveedores.

• Desarrollar fuentes alternativas de suministros.

• Reducir el costo de los productos acabados.

• Mantener registros adecuados para la presentación de informes en la gestión de compras.

• Mantener en el límite adecuado del presupuesto de la actividad de compra.

• Contribuir a una mayor productividad.

Importancia de las compras:

• La importancia de las compras en una organización se deriva de dos bases:

1. Eficiencia de costos.

2. Eficiencia operacional.

• Lograr una buena capacidad de negociación y relaciones sólidas con proveedores depositará grandes ventajas frente a la competencia en la organización.

• Identificar los equipos adecuados de producción y comprarlos a buen precio beneficiará a tener costos competitivos.

• Un buen proceso de compra evitará problemas como los siguientes:

1. Bajo nivel de calidad de los bienes.

2. Que los clientes no estén satisfechos.

3. Componentes con fallas al ser recibidos.

Se espera que el área de compras, asegure el suministro adecuado para generar ganancias y reducir costos.

Los puntos anteriores se relacionan para lograr el objetivo de elegir los proveedores que más convengan, así como comprar un bien con el fin de satisfacer las necesidades de los requisitores adecuadamente y adquirir artículos en que se considere la calidad, el menor precio, servicio y en el mínimo tiempo.

El proceso de compras

¿Cómo se origina el proceso de compras?

A continuación se describe dicho proceso:

a. Surge la necesidad de un bien o servicio y se genera la requisición de compra por parte de una persona o departamento.

b. Se planea la documentación para cumplir con la orden.

c. Se seleccionan las fuentes de suministro y se hace un análisis de proveedores. Se ubican las necesidades de abastecimiento por el comprador.

d. Se da seguimiento.

e. Se evalúa la compra y el proveedor.

Reconocer la necesidad

1. Un departamento o persona necesita comprar algo.

2. Se llena un formulario llamado "Requisición de compra" por el departamento que requisita y lo envía al departamento de compras.

Identificar al proveedor

1. Importante para adquirir materia prima.

2. Identificar los bienes de compra a través fuentes de información adecuadas.

3. Se invita a los diferentes ofertantes y se les pide a los proveedores enviar sus respectivas cotizaciones.

4. Se les pide a los proveedores proporcionar muestras, hacer una demostración y proveer referencias de clientes para una mayor investigación.

5. Para los elementos críticos de la compra, se evalúa a más de un proveedor y se preseleccionan.

Calificar y realizar un pedido

1. Una vez que se identifica el proveedor deben asignarse a las órdenes correspondientes.

2. Se prepara la orden detalladamente con la fecha prevista de la compra.

3. Se firman los contratos.

4. El departamento de compras es responsable de asegurar que las órdenes son llenadas completamente y correctamente, se realizan los términos de los contratos.

5. Se verifica que las mercancías cumplan las normas y con los requisitos.

Supervisar y administrar el proceso de entrega

1. El departamento de compras se asegura de la entrega correcta de mercancías.

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