PASO PARA EL ARQEUEO DE CAJA

PASO PARA EL ARQEUEO DE CAJA:

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero. Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “ Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

Pasos:

Programar arqueo de caja recaudadora:

El momento para realizar el arqueo, se decide de manera espontánea, de acuerdo a las necesidades del momento.

Cerrar ventanilla

Si el arqueo se realiza en horario de atención al público, se cierra la ventanilla mientras se efectúa este

Generarreportes de caja recaudadora en QUIPU

Los reportes que se deben generar son:

1. Planilla detalle recaudos por caja y

2. Planilla de anulados

reportes y soportes

Se comparan los valores de la planilla Detalle Recaudo por Caja con los recibos de,caja, el efectivo, vouchers, cheques y saldos, en libros. El valor total de la Planilla Detalle Recaudo

Por Caja debe ser igual a la cantidad de dinero. Revisar que no existan dineros pendientes por consignar sin justificación. Revisar que esté la base de caja.

Elaborar acta de arqueo

De acuerdo con la revisión de los soportes yreportes generados en QUIPU se elabora el Acta de Arqueo que da cuenta del resultadode la labor de control. Esta debe ser firmada por el Jefe de Tesorería y el Auxiliar.

Verificar si hay inconsistencia

Una vez elaborada el acta de arqueo se determina la posible existencia de errores e inconsistencias para tomar las acción escorrectivas. Si hay inconsistencias, se hace el análisis de esta. Si no, se archiva el acta de arqueo

Analizar inconsistencia

En este análisis se debe verificar si hay faltante o sobrante de dinero

Tomar medidas correctivas

Si hay faltante al responsable de la caja debe reponer inmediatamente el dinero,

cuando hay excedentes el responsable de la caja debe consignar el dinero sobrante a la cuenta bancaria de la universidad. En el caso de hallar inconsistencias, se informará a la Oficina Nacional de Control Disciplinario Interno, de acuerdo con las políticas establecidas por la Universidad para tales fines.

El Arqueo de Caja

Es la verificación espontánea de los dineros recibidos por el cajero, es un examen especial que se hace con el fin de:

*Verificar la idoneidad de los registros contables.

*Constatar que los valores monetarios físicos en poder del encargado de la caja estén en la cantidad exacta.

Este examen puede ser realizado íntegramente para Caja y Caja Chica; sin embargo, se puede particularizar el arqueo para cada rubro.

Para poder efectuar el arqueo, se deben observar las normas y procedimientos utilizados en prácticas de auditoría y, por tanto, será realizado por un funcionario contable o por otro con suficiente conocimiento de la materia.

Cualquier diferencia encontrada en este examen deberá ser justificada o cubierta de inmediato, sin perjuicio de aplicar sanciones administrativas y civiles.

Las condiciones para que este examen de arqueo de caja sea idóneo son:

• Se debe hacer en cualquier momento y sin previo aviso.

• El delegado debe tener la suficiente capacidad profesional y moral.

• El delegado debe estar desprovisto de prejuicios y poseer suficiente independencia.

• El delegado debe tener los documentos técnicos para practicar el arqueo (acta, formato y soporte).

Procedimiento para efectuar el arqueo de Caja.

1. Recibir delegación de la autoridad competente para efectuar el arqueo respectivo.

2.

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