PASOS PARA INSTALAR UN SISTEMA CONTABLE

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo desarrollaremos el tema ¨Pasos a seguir para instalar un sistema de contabilidad en una empresa pequeña¨. Dentro del cual analizaremos conjuntamente los subtemas: Pasos previos en la implantación de un sistema contable; Diseño e implantación del sistema; Procedimientos para instalar un sistema de contabilidad y Control interno.

Un sistema de contabilidad está compuesto por normas, pautas, procedimientos, que sirven para controlar las operaciones y suministrar información financiera. Para que un sistema de contabilidad funcione de manera correcta es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Los dueños de negocios y los gerentes necesitan información para tomar decisiones de negocios para mejorar las operaciones y la rentabilidad. Las accionistas externos de negocios utilizan dicha información financiera para evaluar la situación económica de la empresa y determinar si la compañía ofrecerá un retorno financiero decente de las inversiones. La creación de un sistema de información contable sigue típicamente unos pocos pasos básicos, independientemente de las operaciones de la compañía.

Una vez diseñado el sistema de contabilidad se debe proceder a la estructuración del mismo pasando al registro de las transacciones mercantiles y realizando periódicamente la verificación o auditoria de los asientos en los libros, garantizando su veracidad, para un posterior análisis e interpretación de los resultados por parte de los directivos de la organización.

Todas estas tareas las debe realizar el contador o por lo menos participar de forma activa en cada una de ellas.

ÍNDICE

I. PASOS A SEGUIR PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD EN UNA EMPRESA PEQUEÑA

1.1. Los sistemas contables

1.2. Características de un sistema contable

1.3. Ventajas de un Sistema contable

1.4. Tipos de sistemas

1.5. Objetivos de los sistemas contables

II. PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE

2.1. Análisis de la empresa y de su entorno

2.2. Análisis de las operaciones que realiza

2.3. Análisis de la información requerida

III. DISEÑO E IMPLANTACION DEL SISTEMA.

3.1. Diseño del Modelo Contable.

3.2. Fijación de los procesos administrativos.

3. 3. 4. Implantación y control del sistema.

3.- Elección del Equipo Informático.

IV. PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

4.1. Lista de chequeo

4.2. Informes

4.3. Formularios

V. CONTROL INTERNO

5.1. Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características

5.2. Medidas de control

5.3. Clasificación y Control de los Activos Fijos

5.3. Los inventarios

1. PASOS A SEGUIR PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD EN UNA EMPRESA PEQUEÑA

1.1. Los sistemas contables

Sistema contable, son todos aquellos elementos de información contable y financiera que se relacionan entre sí, con el fin de apoyar la toma de decisiones gerenciales de una empresa, de manera eficiente y oportuna; pero esta información debe ser analizada, clasificada, registrada (Libros correspondientes: Diario, mayor, Auxiliares, etc.) y resumida (Estados financieros), para que pueda llegar a un sin número de usuarios finales que se vinculan con el negocio, desde los inversionistas o dueños del negocio, hasta los clientes y el gobierno.

La contabilidad como sistema de información trata de reunir datos de naturaleza contable y procesarlos utilizando un sistema adecuado de procesamiento; crear y mantener archivos contables y producir información contable que sea útil a distintos usuarios.-

Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos, que sirven para controlar las operaciones y suministrar información financiera. Para que un sistema de contabilidad funcione de manera correcta es preciso que su estructura cumpla con los objetivos trazados. Estos procedimientos deben de estar ligados y que integren de tal manera el esquema general de la empresa y que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

Este contiene los procesos que utiliza una empresa para reportar información financiera exacta y válida. Los dueños de negocios y los gerentes necesitan información para tomar decisiones de negocios para mejorar las operaciones y la rentabilidad. Las accionistas externos de negocios utilizan la información financiera para evaluar la salud financiera de la empresa y determinar si la compañía ofrecerá un retorno financiero decente de las inversiones. La creación de un sistema de información contable sigue típicamente unos pocos pasos básicos, independientemente de las operaciones de la compañía.

Por lo tanto, el sistema contable, debe ajustarse plenamente a las necesidades de la empresa, considerando, el giro del negocio y su estrategia competitiva, que permita estandarizar procesos, definir estructuras de costos y por ende, presentar una información contable estandarizada que facilite su interpretación, una eficiente toma de decisiones y que pueda procesarse para realizar los diferentes análisis financieros del negocio.

Este consta del personal, los procedimientos, los mecanismos y los registros utilizados por una organización para desarrollar la información contable y para transmitir esta información a quienes toman decisiones.

El diseño y las capacidades de estos sistemas varían mucho de una organización a otra, pero el propósito básico de la información contable se mantiene: satisfacer las necesidades de la organización de información contable en la forma más eficiente posible.

1.2. Características de un sistema contable

Un sistema de información bien diseñado ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relación aceptable de costo / beneficio. Control: un buen sistema de contabilidad le da a la administración control sobre las operaciones de la empresa. Los controles internos son los métodos y procedimientos que usa un negocio para autorizar las operaciones, proteger sus activos y asegurar la exactitud de sus registros contables.

Compatibilidad: un sistema de información cumple con la pauta de compatibilidad cuando opera sin problemas con la estructura, el personal, y las características especiales de un negocio en particular.

1.3. Ventajas de un Sistema contable

• La disminución de los costos permite entre otras cosas.

• Implantar en su totalidad un sistema de Gestión de la Calidad.

• Aumentar el rendimiento de los cada vez más escasos recursos económicos.

• El margen de ganancia se incrementa en forma continua.

• Permite que el Sistema General de Contabilidad (S.G.C) constituya una inversión a largo plazo y no un gasto.

La contabilidad reduce a datos una realidad. Los sistemas contables facilitan la obtención de estos datos para la toma de decisiones de una empresa. Es decir, son herramientas para conocer y comprender la realidad de una organización.

1.4. Tipos de sistemas

Sistemas integrados. Esto implica compartir información entre dos o más sistemas. La vinculación de los módulos en un sistema integrado de gestión propiamente dicho es aquel donde los datos se ingresan una única vez al sistema y se guarda en un único almacenamiento al que acceden todos los módulos.

• Elimina redundancia de la información

• Facilita el acceso a los datos o información

• Facilita la elaboración de informes

Sistemas no integrados. Es cuando la transferencia de la información se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de periodos previamente definidos.

Para un sistema no integrado el concepto de información compartida no existe, es decir los módulos respectivos funcionarían en forma independiente.

1.5. Objetivos de los sistemas contables

Uno de los objetivos principales del análisis de un sistema contable, es el de verificar que la información procesada por el sistema se esté efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa. Estos estándares son los que la empresa especifica en manuales, instructivos, comunicaciones, gráficos y en general cualquier vía de información en donde se plasmen políticas de la empresa que pudieran afectar de alguna manera el desempeño de los empleados en relación con el procesamiento de la información contable.

El análisis de un sistema contable debe estar enfocado principalmente hacia el logro de los siguientes objetivos:

a) Asegurar la integridad de los datos.

b) Asegurar el adecuado registro y procesamiento de las operaciones.

c) Presentar la información financiera en forma confiable.

d) Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.

II. PASOS PREVIOS EN LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA CONTABLE

2.1. Análisis de la empresa y de su entorno

2.2. Análisis de las operaciones que realiza

2.3. Análisis de la información requerida

2.1. Análisis de la empresa y de su entorno

El primer paso a la hora de implantar un sistema es el análisis de la empresa

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