PLAN DE CONTINGENCIA

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TABLA DE CONTENIDO

Introducción        

1.        Empresas a trabajar        

2.        Riesgos Internos, externos y sus características        

3.        Escenarios de riesgo        

4.        Mapa de riesgos        

5.        Evaluación riesgos encontrados        

6.        Estrategias y tácticas         

7.        Plan de recuperación        

8.  Plan de comunicación (Protocolos, responsables, Tareas de comunicación, identificación y descripción)        

Introducción

El siguiente plan de contingencia ha sido desarrollado tendiendo en cuenta los diferentes ambientes que se han presentado, podrían presentarse y en los que la empresa a trabajado para minimizar los riesgos.

Todo esto nos ha permitido disminuir costos, contemplar alternativas en todas las modalidades de transporte, obtener una base de datos de proveedores efectivos, procesos de comunicación acertados, reacciones oportunas y sobre todo, cumplimiento para nuestros clientes sin afectar costos y en muchas ocasiones tiempos de entrega.

1. EMPRESA A TRABAJAR

• TRATAMIENTOS CAPILARES (MAWIE)

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1. Riesgos Internos, externos y sus características

Los riesgos internos están dividos en:

• Fallos o interrupciones en las

comunicaciones.
Teniendo en cuenta que nuestra compañía cuenta con intranet y esta permite que tanto el cliente como nuestros colaboradores se encuentren al tanto en la información de todos los servicios y sus estados en la cadena logística, no todos nuestros colaboradores cuentan con un plan completo de internet y minutos para informar cualquier inconveniente presentado durante la cadena, esto se nos ha convertido en un nivel ALTO de riesgo, pues podemos perder un contrato o cliente por un puente roto en la comunicación.

• Baja de la demanda.
  Desde el principio de la pandemia, hemos percibido que la mayoría de nuestros clientes han preferido bajar las cantidades en los pedidos de manera mensual, el cierre de los establecimientos y las medidas tomadas por el gobierno por los más de 12 meses, afectó toda nuestra cadena logística, desde nuestros proveedores hasta la distribución al cliente final. Esto convierte la baja demanda en un riesgo ALTO.
  
• Huelgas o conflictos nacionales.
  Los últimos días hemos vivido en nuestro país situaciones que ha puesto sobre la mesa situaciones que, aunque se preveen, no se estiman tiempos tan prolongados como el último paro que provocó cierres de vías por más de 15 días, la mitad del personal podía desplazarse hasta la empresa a cumplir con horarios modificados debido a las manifestaciones, pero el resto del personal no podía cumplir con sus deberes asignados y por ello el cumplimiento en entregas de los pedidos se extendía de manera significativa, afectando el cumplimiento y el stock en nuestro almacanamiento.
  
• Derrumbes, siniestros viales

Cuando hablamos de siniestros viales, nos referimos directamente a derrumbes en las vías, accidentes, bloqueos, restricciones de parte del gobierno etc. Esto al no ser de manera persistente se contempla como posibilidad, más no generalidad y su nivel de riesgo es MEDIO.

• Fallo en capacitación del personal
  En medio de las contingencias que se han presentado durante el ultimo año, nos dimos cuenta que nuestro personal no estaba capacitado en su totalidad para adaptación en campos diferentes pues conocían los procesos, pero no contaban con la práctica para los casos de reemplazo y esto afectó los tiempos de entrega, abastecimiento, almacenamiento y producción, ya que el encargado de almacenamiento no tenía experiencia en producción y así mismo el de producción no contaba con la experiencia del personal de bodega y recepción de materia prima. Este se convirtió en riesgo ALTO.

1. ESCENARIOS DE RIESGOS

Dentro de los escenarios contemplados, encontramos los siguientes:

• ¿Y si el paro continúa?
  Empleamos el cambio de horario con rotación de personal, esto permitirá que los empleados que se pueden desplazar a pie hasta las instalaciones de la compañía lleguen y tengan un turno de 8 horas, dando tiempo a la llegada del siguiente turno.
• ¿Y si se contagian de COVID-19 los empleados?
  Se están realizando limpiezas  contantes en las instalaciones de la compañía, con un riguroso proceso de ingreso a las instalaciones, validando que no ingrese ningún funcionario con sospechas de estar enfermo, así mismo guardando todos los procesos de bioseguridad en nuestras instalaciones.
• ¿Y si hay un bloqueo en la carretera?
  Contemplamos las posibilidades de realizar apertura de bodegas en las diferentes ciudades principales, esto nos permitirá ampliar nuestro almacenamiento y una mayor disponibilidad en el Stock, que si llega el momento en que alguno de nuestros despachos quede bloqueado, ejemplo, carretera Bogotá – Cali, podamos contar con las bodegas de Pereira – Armenia que nos brinden el apoyo temporalmente y poder cumplir con los tiempos establecidos inicialmente para nuestros clientes.
• ¿Y si no llegan las importaciones requeridas?
  Contamos con un tiempo establecido para el caso de productos importados, donde los clientes tienen conocimiento de estos productos específicos y se creó la conciencia de realizar los pedidos con un mínimo de 1 mes para su llegada, teniendo en cuenta que los bloqueos han estado afectando el traslado de mercancía en todo el territorio nacional.

1. MAPA DE RIESGOS

• A continuación se podrá evidenciar sobre un mapa de calor de riesgo, los más frecuentes de nuestra compañía.

1. FALLOS EN LAS COMUNICACIONES
2. BAJA DE LA DEMANDA
3. HUELGAS O CONFLICTOS NACIONALES
4. DERRUMBES – SINIESTROS VIALES
5. FALLO EN CAPACITACIÓN DEL PERSONAL

1. EVALUACIÓN DE RIESGOS ENCONTRADOS

• A continuación se podrá evidenciar los resultados que arrojó la evaluación de riesgos, la operación y el proceso de cada uno.

1. FALLOS EN LAS COMUNICACIONES
   Pudimos evidenciar que existe un riesgo en las comunicaciones durante la cadena de suministro, con una generalidad en la falta de actualización de dicha información por parte del transporte, quienes una vez salen de la fábrica, en casos de siniestros viales,  si estas se presentan en el transcurso de la madrugada, solo hasta el día siguiente se conoce del inconveniente presentado.
   El proceso sugerido por los expertos, es crear un perfil que realice seguimiento por medio de la intranet, que en agregue puestos de control en todo el territorio nacional, permitiendo así que los conductores actualicen su estado y tiempo de llegada de manera constante, y que en caso de algún inconveniente exista la información a tiempo para reacción e información al cliente.
2. BAJA DE LA DEMANDA
   Este riesgo fue evaluado como “poco ocurrente”, sin embargo, el área de ventas y almacenamiento serán los encargados de crear una estrategia para los clientes, de acuerdo a la necesidad, que les permita la rotación del producto en cualquier situación, ya sea con promociones o casos puntuales de descuentos. Esto generará que el cliente no baje su rotación y por ende, su stock y a la hora de incremento por riesgos externos, no se vea tan afectado en un incremento en el costo.  
3. HUELGAS O CONFLICTOS NACIONALES
   Durante el proceso de evaluación, consideramos que no era una situación recurrente, sin embargo, si es una situación que nos afecta de manera significativa y esto se convierte en un riesgo inminente para nuestra producción, tanto para el ingreso de materia prima a nuestra empresa, como para el proceso de distribución a los clientes, por ello el proceso sugerido es contar con bodegas en ciudades principales que nos permita contar con stock en bodega suficiente, que supla la necesidad inmediata y nos de un margen de tiempo para reaccionar y proponer rutas alternas durante los conflictos presentados.
4. DERRUMBES – SINIESTROS VIALES
   De la misma forma que en las huelgas y conflictos nacionales, contaremos con “satélites” en ciudades principales que puedan suplir la necesidad inmediata y definir rutas alternas para la solución del inconveniente presentado.
5. FALLO EN CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
   Se envidenció durante el proceso de pandemia y paro nacional, que nuestro personal se ha capacitado únicamente según el perfil del empleado, ocasionando así que en momentos como estos, si llegaba personal de bodega, no llegaba personal de producción y así con otras áreas de la compañía. El proceso a implementar es incluir dentro de la capacitación del personal una capacitación de cada perfil, con un tiempo específico de práctica, así en caso de volver a presentarse el problema el personal tendrá capacidad de asumir temporalmente un proceso sin inconvenientes.

1. ESTRATEGIAS Y TÁCTICAS

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