POLONIA Protocolo de negociación

POLONIA

Protocolo de negociación

El estilo de negociación polaco es muy jerárquico, por lo que es mejor asegurarse de reunirse con el responsable de la toma de decisiones apropiado y no con un subordinado que luego informa al gerente general. Esto acelerará el proceso de toma de decisiones.

Las ejecutivas visitantes pueden esperar recibir un trato diferente por parte de sus homólogos mayores que sostienen formas de comportamiento más tradicionales, como besar a una mujer en la mano cuando se les presenta. Sin embargo, las mujeres de negocios pueden sentir que están siendo patrocinadas. Pocas mujeres han alcanzado puestos de autoridad en los negocios; tantos hombres no están acostumbrados a interactuar con las mujeres sobre una base de igualdad.

Durante una reunión de negocios, los polacos pueden no ocultar sus emociones, especialmente si están irritados, frustrados o enojados. Los visitantes extranjeros deben ser conscientes de que es normal demostrar tal apertura y no deben sobresaltarse ni ofenderse. De hecho, una actitud condescendiente, una mentalidad de "solo yo sé lo que es mejor" y la terquedad serán mal recibidas y muy probablemente aislarán a uno de los contactos comerciales esenciales.

Debe evitar bromas en una primera reunión y centrar su presentación en información de antecedentes, hechos y detalles técnicos.

La visita inicial tiende a ser bastante corta, porque las empresas polacas quieren saber cuál es el propósito de la visita y qué tipo de relación esperan desarrollar sus contrapartes antes de decidir continuar. Incluso pueden pedir información de precios por adelantado.

Con toda probabilidad, le informarán (a los visitantes) que no tienen las finanzas para comprar sus productos o servicios, pero estarán preparados para discutir alternativas, como establecer una empresa conjunta o actuar como agentes en su nombre.

Todos los documentos escritos, incluso las notas de agradecimiento, deben traducirse al polaco.

Planificación de reuniones de negocios

Es muy importante llamar al negocio polaco que está visitando a su llegada al país para confirmar su reunión. En general, querrá recordarles un día antes de su cita programada.

Los momentos más productivos para las reuniones de negocios son las mañanas entre las 10 a.m. y las 12 p.m., y las tardes entre las 2 p.m. y las 4 p.m. Los mejores meses para hacer negocios en Polonia son de septiembre a mayo. Evite junio, julio y agosto, cuando sea posible, para no tener conflictos con sus contactos en las vacaciones de verano.

Si una reunión tiene lugar en la mañana, generalmente se le servirá café o té y galletas. Si una reunión es después del almuerzo, no se sorprenda si le ofrecen una bebida alcohólica como el brandy. Debe aceptar una bebida si se le ofrece, para no ofender a su anfitrión, pero puede dejarla sin terminar y tomar un pequeño sorbo. Si se anticipan dificultades con el idioma, debe hacer arreglos para que un intérprete esté presente en la reunión.

Proceso de negociación

La comunicación en la sociedad polaca es 'bajo contexto', lo que significa que generalmente hablan con franqueza y pueden ser muy directos cuando se trata de decir 'no'.

Los empresarios polacos a menudo exhiben características de los enfoques de negocios centrados en las relaciones y en los negocios, que es una combinación bastante inusual de rasgos culturales. Si bien es importante construir relaciones sólidas, los negociadores polacos tienden a ser verbalmente directos en la mesa de negociaciones.

Nunca sea condescendiente ni ofrezca un ultimátum porque la negociación no es el estilo polaco. Evite alzar la voz y golpear la mesa durante las negociaciones; en lugar de eso, prepárate para negociaciones amistosas pero puntuales

Mantenga el contacto visual con una mirada directa a través de la mesa de negociación que sea menos intensa que en el Medio Oriente y el sur de Europa, pero más directa que en el este y el sudeste asiático.

El tiempo necesario para la negociación dependerá de las actitudes de ambas partes y de la flexibilidad que cada parte esté dispuesta a ser.

El proceso de negociación generalmente toma más tiempo cuando se trata con el gobierno o el sector público que cuando se hace negocios con el sector privado.

Todas las decisiones importantes serán decididas en última instancia por el ejecutivo principal o el propietario del negocio.

Protocolo de reunión

Al estrechar la mano de su anfitrión, debe hacer contacto visual directo e indicar su nombre. Las bromas como "¿cómo estás?" Son innecesarias en estas situaciones y pueden ser confusas, ya que los polacos toman estas preguntas literalmente.

Mantenga contacto visual directo siempre que haga contacto visual con usted, especialmente al tostar.

Su apretón de manos debe ser firme y es habitual estrechar la mano de todos los presentes. Como regla general, los primeros minutos de cualquier reunión se dedican a que todos saluden a los demás. Algunas personas (generalmente hombres en posiciones más altas) usarán ambas manos para el apretón de manos. Esto está destinado a mostrar una actitud positiva y buena disposición hacia la persona que están saludando.

El uso de tarjetas de visita es común. Incluya cualquier título avanzado, acreditaciones profesionales y su título completo en su tarjeta de visita. No hay necesidad de imprimir tarjetas en polaco. Sin embargo, las empresas polacas traducen sus tarjetas de visita al inglés en el reverso.

Cuando se presente, diríjase a sus contrapartes por su título profesional o académico más el apellido o Pan (Sr.) y Pani (Señora) más el apellido.

Si bien no es raro que un hombre polaco bese la mano de una mujer, no es habitual que todos los empresarios extranjeros besen la mano de una colega polaca, por lo que extender un cumplido ciertamente ayudará a construir una relación adecuada.

No se den la mano en una puerta ya que los polacos creen que trae mala suerte.

Se espera que antes de salir de una reunión grupal se den la mano a todos individualmente. No se apreciará una "ola grupal".

El saludo más común es Dzien dobry (pronunciado Djane daubry), que literalmente significa "buen día". Do widzenia (pronunciado da vidjaneya) significa "adiós".

Cómo organizar una reunión de negocios

En las discusiones de negocios, los polacos generalmente se mueven bastante rápido a temas sustantivos y las presentaciones no tienen por qué ser elegantes, siempre que sean claras y fáciles de entender. Presentar en inglés está bien, siempre que sea posible la documentación de respaldo en polaco.

Es importante llevar muestras con fines de demostración mientras visita Polonia o enviar muestras a un posible comprador / agente por consignación para generar interés. Los procedimientos aduaneros internacionales normales se aplicarán a cualquier mercancía enviada.

Carta de seguimiento después de reunirse con el cliente

Una vez que se ha acordado un acuerdo comercial, asociación o empresa conjunta, la planificación y el momento de las tareas relevantes, los plazos y las reuniones futuras deben formularse con mucha claridad, asegurando que se debe distribuir el cumplimiento completo y las actas de la reunión para que todos los participantes puedan leerlas.

Es muy importante asegurarse de que el socio polaco sea plenamente consciente de la importancia de cumplir con los plazos acordados. Esto se debe a que los polacos, en general, no son buenos para mantenerse en contacto, enviar confirmaciones de cartas recibidas, faxes y correos electrónicos o responder a llamadas telefónicas. Por otro lado, los polacos son extremadamente buenos para improvisar y esto puede ayudar a mitigar problemas imprevisibles.

Comidas de negocios

El entretenimiento empresarial se toma en serio en Polonia, porque los polacos están orgullosos de sus muchas variedades regionales de alimentos y están muy ansiosos por compartirlos con los visitantes. Hay muchos restaurantes exclusivos donde se pueden organizar comidas o cenas de negocios. Lo hemos incluido como una sección separada porque las comidas formales pueden representar una oportunidad para desarrollar una relación social que, como todos sabemos, puede ser esencial para fortalecer cualquier asociación comercial a largo plazo. Pero este aspecto presenta toda una serie de preguntas. ¿Quién paga? ¿Deberías ofrecerte a pagar? ¿Cuándo y qué comer? ¿Podrías rechazar un plato específico? ¿Puedes hablar de negocios en la mesa durante la comida o cuándo es más apropiado?

Actitudes hacia las comidas de negocios

Es una práctica común organizar comidas de negocios en un restaurante local a la hora que mejor se adapte a los participantes y al horario de la reunión. Si se celebra una reunión de negocios en la oficina y no hay tiempo para ir al restaurante, generalmente se servirá una variedad de alimentos, incluidas ensaladas, sándwiches, frutas y una selección de pasteles.

Etiqueta de restaurante

Los socios comerciales extranjeros generalmente serán llevados a comer a un buen restaurante. El anfitrión elegirá el lugar, hará las reservas y pagará la comida. Todos suelen pedir lo que quieren, pero si es un restaurante tradicional polaco y el visitante no está familiarizado con los platos del menú, el anfitrión puede ofrecer sugerencias. La disposición de los asientos es informal, pero es habitual que los hombres esperen a que las mujeres se sienten primero. Se espera vestimenta elegante y formal de todos.

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