PROCESOD DE VENTAS-CUENTAS POR PAGAR

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UNIVERSIDAD CATOLICA SANTIAGO DE GUAYAQUIL

AUDITORIA 1

PROF. OMAR JURADO

PROCESOD DE VENTAS-CUENTAS POR PAGAR

INTEGRANTES

ALBAN MARIUXI

ALDAS JOHANA

RODRIGUEZ SHIRLEY

RUGEL ANDREA

ZAMBRANO YANIS

ZAMORA KRISTEL

ACTIVIDADES

Los departamentos que intervienen en este proceso son:

Entre los principales segmentos en ventas locales,  los principales clientes son:

• Mi juguetería
• Juguetón
• MATTEL, INC.
•  PICA

REPORTES FINANCIEROS

OBJETIVOS DEL PROCESO COMPRAS-CUENTAS POR PAGAR

• Verificación de la autenticidad de las cuentas y documentos por pagar, su adecuado registro y control. (Integridad, exactitud)
• Verificar que los importes a pagar, por todo concepto, corresponden a obligaciones contraídas por la entidad y son razonables respecto a los importes que se piensen. (Integridad, existencia).
• Comprobar que las obligaciones relacionadas con operaciones normales de la entidad representan transacciones válidas, están determinadas adecuadamente y están reconocidos, descritos y clasificadas adecuadamente. (Integridad, exactitud)
• Los  ítems de compras y cuentas por pagar  en los estados financieros están correctamente clasificados, descritos y expuestos. (presentación y revelación).

PROCEDIMIENTO LOGICO

La compañía realiza dos tipos de compras: Locales e Importaciones. Tanto las compras Locales como Importaciones se clasifican en kárdex y no kárdex. Las compras kárdex corresponden a inventario y las no kárdex son aquellas de aplicación directa y se cargan directamente a la cuenta de gasto correspondiente.

La compra de inventario es planificada por el Asistente de Compras y aprobadas por el Contralor y/o Director Financiero de acuerdo a los niveles de aprobación. Esta planificación de compras depende mucho de la planificación de inventarios la cual es elaborada por el Dpto. de Ventas.

En caso de realizarse una importación se inicia el proceso con el agente de aduana, agencia naviera, seguros, el cual se detalla más adelante.

El inventario que  se mantienen en stock, dependen del volumen de consumo.  La compañía cuenta con una reserva para aproximadamente 30-45 días.

La mayor parte de las importaciones corresponden a la compra de repuestos a sus relacionadas.

Para evaluar a los proveedores se llena una ficha de evaluación en la cual se revisa el aspecto técnico y la parte económica.  (Ver manual selección proveedores).

PROCESO

POLÍTICAS DE SELECCIÓN PROVEEDORES

La lista de "proveedores aprobados" es revisada anualmente para asegurar un continuo servicio de calidad, óptimos tiempos de entrega y si el proveedor debe permanecer como "proveedor aprobado".
Para servicios y compra de materiales directos (no artículos de mínimos y máximos) o que forman parte de un proyecto. Se debe realizar el siguiente proceso de cotización: (control general)

Artículos con valor hasta $ 1000.00 requieren 1 cotización.

Artículos con valor entre $ 1001.00 hasta $5000.00 requieren 2 cotizaciones.

Artículos con valor mayor a $5001.00 requieren 3 cotizaciones.

Esta política aplica para todos los proveedores, excepto en aquellos casos en que el proveedor sea la casa matriz, una organización filial al grupo o el fabricante de un artículo en particular o su representante exclusivo en el país.
Para el caso de servicios o productos especializados, el responsable del área donde se genera la requisición podrá recomendar al / los proveedores que puedan proveer el artículo o servicio requerido.
El Departamento de Logística es responsable de llegar a los acuerdos comerciales con los proveedores y de implementar los respectivos controles para asegurar que este procedimiento se cumpla.

COMPRAS

Todo inventario, material o servicio que se reciba debe ser a través del proceso de compras, el cual se inicia con la requisición de compra seguida por la aprobación de la orden de compra. (Control). 

Las órdenes de compra y requisiciones son documentos del sistema y tienen secuencia automática.

Para compras locales, el usuario debe ingresar su requisición de compras al sistema para la generación de la Orden de Compra, con 5 días laborables de anticipación a la fecha en que el bien o servicio es requerido.  Para casos específicos, el personal de Logística en común acuerdo con el solicitante, determinan la fecha más conveniente de emisión de la Orden de Compra. Para artículos importados, será necesario acercarse directamente al departamento de Logística para establecer una fecha estimada de entrega con el proveedor. (Control)

Los términos de pago son determinados en el proceso de creación de proveedores y la fecha estimada de despacho para proveedores locales es dentro de los 5 primeros días, después de haber recibido la orden. Para el caso de Importaciones, la fecha de despacho se monitorea a través del reporte "Status".

Todo servicio o producto requerido debe ser coordinado con el departamento de logística y este a su vez contacte al o los proveedores.

Es prohibido iniciar trabajos relacionados con un proyecto sin contar con la autorización previa de la Gerencia Financiera. La Gerencia aprueba los proyectos con un esquema de trabajo y las cotizaciones respectivas.  (Control)

Las requisiciones de artículos de mínimos y máximos deben ser ingresados por personal del almacén, las requisiciones de cartón y material de empaque deben ser ingresadas por el personal de la bodega.  Las revisiones de los mínimos y máximos se las realizan de 3 a 4 veces al año y es analizada por el comité de compras.  (Control)

Las órdenes de compra que han excedido su fecha de entrega acordada, el personal de compras debe exigir al proveedor que las atienda de manera inmediata. (Control)

El personal autorizado (Contralor, Director Financiero, Directores de Áreas) para aprobar órdenes de compra deben revisarlas y aprobarlas en el sistema, dentro de las siguientes 72 horas laborables contadas a partir de que la orden es liberada en el sistema para cada nivel.  

El personal de compras debe revisar diariamente el ciclo de compras utilizando los reportes disponibles en el sistema. Estos reportes son: (control)

• Requisiciones de compras pendientes de cotizar,
• Órdenes de compra aprobadas no impresas,
• Órdenes de compra pendientes de recibir.

El Contralor debe revisar el ciclo de compras  antes del cierre de cada mes, y además el último día del mes se aprovisionan los valores por servicios como (jardinería, combustibles, etc.).

El personal de bodega se puede informar acerca del estado de los procesos de compra. Con el propósito de mantener un adecuado conocimiento del status de los requerimientos y las órdenes de compras realizadas. El área de Logística genera un reporte periódico de órdenes de compra abierta.

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