PeopleSoft Expenses Compañia

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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA CENTRAMERICANA

Sistemas de gestión de la información

Proyecto de clase – Peoplesoft Expenses

Catedrático: Ing. Cesar Orellana

Integrantes

Nombre y Cuenta

Lidia del Carmen García Hernández        21813157      

Greyssy Paola Ortiz Rodriguez                21813158    

Josselin Andrea Rodriguez Urquia          21813100

Josi Michell Ventura Hernandez              21543119      

INTRODUCCION

El módulo de gastos de viaje es una de las aplicaciones del ERP Peoplesoft que permite a los empleados realizar solicitudes para viaje a través de la autorización de viaje, pago de solicitud como anticipo de efectivo y legalización de gastos incurridos en el viaje por medio del informe de gastos.

Las funcionalidades que serán revisadas en este proyecto, son las referentes a:

• Autorización de solicitud de anticipo de efectivo.
• Proceso de gastos
• Gestión contable
• Viajes y gastos (autorización de viaje, anticipo de efectivo e informe de gastos)

DEFINICION DEL PROBLEMA

Actualmente, la compañía envía a sus empleados a dar soporte a los clientes en el exterior. Proporcionándoles a estos todo el subsidio requerido para poder realizar su viaje. La solicitud de anticipo de efectivo es solicitada manualmente por el gerente del área responsable del viaje.

Se observó una oportunidad de mejora, en la implementación de un software que le permita al viajero llenar el requerimiento de los gastos para su viaje y solicitar las aprobaciones en línea para finalmente presentar el formato aprobado al departamento de contabilidad, y que éste le proporcione los viáticos correspondientes.  

PREGUNTAS DE INVESTIGACION

1. ¿Cómo facilitar el proceso de autorización de viaje por medio de los sistemas de información?
2. ¿Cómo llevar un control automatizado de informes de gastos por viaje de los empleados por medio de los sistemas de información?

OBJETIVOS

1. Facilitar el proceso de autorizaciones de viaje y requerimiento de efectivo para los empleados.
2. Permitir al departamento de contabilidad llevar un control sobre las autorizaciones de viaje, anticipos e informes de gastos en los que se involucren los empleados al momento de realizar su viaje.

MARCO TEORICO

EMPIRE OF HONDURAS S.A Es una compañía electrónica que fabrica partes eléctricas para uso automotriz y no automotriz también fabrican tarjetas PCB para diversos usos y componentes plástico para partes sobre moldeadas. está ubicada en el km 7 carretera hacia la lima en el sector del polvorín san pedro sula cortes dentro del parque industrial ZIP CALPULES.

PEOPLE SOFT EXPENSES

PeopleSoft gastos proporciona un sistema de autorización de viaje para gestionar la aprobación previa al viaje de los costos estimados. Si utiliza el control de compromiso de PeopleSoft, los gastos de PeopleSoft admiten la comprobación presupuestaria de las autorizaciones de viaje.

PeopleSoft gastos también proporciona una función de integración de servicios de viaje que le permite crear autorizaciones de viaje o líneas de transacción de autorización de viaje de un itinerario de viaje pendiente o para asociar itinerarios de viaje con autorizaciones.

Los gastos de PeopleSoft proporcionan funcionalidad para disminuir el tiempo que los usuarios pasan solicitando autorizaciones llenando el formato de viajes.

Con los gastos de PeopleSoft las compañías pueden:

• Llenar formulario de aprobación de viaje.
• Crear autorizaciones de viaje que se rellenan con información de los valores predeterminados por usuario.
• Copiar líneas de transacción de gastos de otra autorización de viaje.
• Copie varias líneas de transacción de gastos al mismo tiempo desde una autorización de viaje.
• Asociar una reserva de viaje pendiente con una autorización de viaje.

Descripción de definiciones de objetos de archivo, definiciones de consulta y definiciones de plantillas

• Los gastos de PeopleSoft ofrecen definiciones de objetos de archivado, definiciones de consulta y definiciones de plantilla para archivar: datos de transacciones de autorización de Travel.

Datos de aprobación de autorización de viaje. datos de transacciones anticipadas de Cash.

• Datos de aprobación anticipada de Cash.
• Datos de transacciones de Expense.
• Datos de aprobación de Expense.
• Datos de transacción de informe de Time.
• Datos de aprobación del informe Time.
• Datos de transacciones de auditoría de DCAA.
• Datos de recursos del proyecto Time Report.
• Mis datos de wallet.
• Mis reservas de datos. datos de entrada de account.
• Datos del historial de approval.

Puede modificarlos si es necesario mediante el administrador de archivado de datos. También puede usar el administrador de archivado de datos para crear sus propias definiciones de objetos de archivado, definiciones de consulta y definiciones de plantilla para archivar otros tipos de datos.

Descripción de las aprobaciones en los gastos de PeopleSoft

Nota: los gastos de PeopleSoft ofrecen una configuración de aprobación y flujo de trabajo como parte de los datos del sistema. Puede activar o desactivar transacciones y tipos de aprobador para que coincidan con sus requisitos empresariales. Oracle recomienda que administre sus reglas de aprobación solo a través de las páginas de configuración de los gastos de PeopleSoft; de lo contrario, las modificaciones a los datos de configuración del marco de aprobación podrían interrumpir el enrutamiento de aprobación. Los gastos de PeopleSoft solo admiten listas de usuarios basadas en la clase de aplicación. Los gastos de PeopleSoft solo admiten listas de usuarios basadas en la clase de aplicación. El uso de otros orígenes de listas de usuarios puede requerir personalizar el sistema.

Debido a las complejas reglas utilizadas por los gastos de PeopleSoft, la página PeopleTools-aprobaciones de monitores no debe utilizarse para aprobar o denegar transacciones de gastos. Para aprobar y denegar transacciones de gastos, utilice las páginas de aprobación de los gastos de PeopleSoft que se documentan en los temas de aprobación.

Muchas organizaciones aplican reglas y políticas relacionadas con los gastos que los empleados y contratistas incurren para los que solicitan el reembolso. Para administrar estas reglas y directivas, las organizaciones pueden requerir una o más aprobaciones para las transacciones de gastos como una parte normal del proceso empresarial.

Los tipos de transacciones de gastos admitidos para las aprobaciones en los gastos de PeopleSoft son autorizaciones de viaje, anticipos de efectivo, informes de gastos, informes de tiempo y ajustes de tiempo. Puede activar todos o algunos de los tipos de transacción para su aprobación a través de las páginas de configuración de aprobación.

Las organizaciones pueden tener uno o más tipos de aprobadores que van desde un revisor departamental a un auditor que revisa las transacciones de gastos después de que se procesan los reembolsos. El proceso de aprobación en PeopleSoft gastos puede implicar ciertas acciones que puede realizar un aprobador como aprobar, denegar, enviar atrás, guardar y mantener. Las acciones que puede realizar un aprobador se determinan mediante la configuración y la configuración del aprobador. La revisión y aprobación de las transacciones de gastos se realiza a través de un conjunto de páginas a las que se accede a través de las páginas aprobaciones de Resumen, lista de trabajo, correo electrónico o notificación por correo electrónico. Se trata de un conjunto centralizado de páginas utilizadas por los aprobadores y auditores. Los gastos de PeopleSoft permiten a los revisores, aprobadores y auditores profundizar en el detalle de la transacción donde pueden ver, modificar, agregar, denegar, anular la denegación o tomar medidas en la transacción. PeopleSoft gastos también proporciona la capacidad de ver o tomar medidas en las transacciones de gastos directamente a través de un mensaje de aprobación de correo electrónico, dependiendo de la configuración de su sistema.

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